ผู้นำแบบ Agile

ซึ่งทางสถาบันบัณฑิตฯ ศศินทร์เองก็มีการจัดเวิร์คชอปฝึกอบรมการทำงานแบบ Agile โดยเชิญ "แอรี่ วาน เบเนคุม" วิทยากรผู้เชี่ยวชาญจากประเทศเนเธออร์แลนด์มาเป็นวิทยากร 

นอกจากผู้บริหารจะให้ความสนใจกับวิธีการทำงานแบบAgile แล้ว วงการธุรกิจและอุตสาหกรรมยังให้ความสนใจกับการนำแนวคิด Agile มาใช้ในการปรับปรุงพัฒนาการบริหารงานในองค์กรด้วยเมื่อพูดถึงเรื่องของการบริหาร ก็ต้องพูดเรื่องคนที่ทำหน้าที่บริหารซึ่งก็คือผู้บริหารหรือผู้นำนั่นเอง และมันก็นำมาสู่การสนทนาของเราในสัปดาห์นี้คือภาวะผู้นำแบบ Agile 

โดยก่อนที่เราจะลงไปวิเคราะห์ว่าผู้นำแบบ Agile คือผู้นำที่มีบุคลิกภาพ ค่านิยมและวิธีในการบริหารเป็นอย่างไร  ขอใช้เวลาเล็กน้อยในการอธิบายให้ท่านที่ไม่คุ้นกับ Agile ได้ทราบว่ามันคืออะไร

Agile คือแนวคิดในการทำงานซึ่งถือกำเนิดจากบริษัทที่ทำธุรกิจด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ซึ่งแต่เดิมมีวิธีการทำงานแบบ Waterfall (แบบน้ำตกที่ตกลงมาทีละชั้น) ซึ่งทำให้กว่าจะถึงขั้นตอนที่จะทดสอบหรือ test ผลิตภัณฑ์ที่ออกแบบและสร้างมาตามลำดับขั้นแบบน้ำตก มันอาจจะช้าเกินไปเมื่อตรวจเจอความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในขั้นตอนที่ผ่านมา การแก้ไขก็อาจทำได้ยาก และยังเปลืองงบประมาณและทรัพยากรอีกด้วย

เพื่อขจัดจุดด้อยของการทำงานแบบ Waterfall วิศวกรนักพัฒนาซอฟต์แวร์จึงคิดค้นวิธีการทำงานที่ค่อยๆดำเนินงานไปทีละนิดในระยะเวลาสั้นๆ โดยเริ่มจากกำหนดเป้าหมาย วางแผนและทำการประเมินและทดสอบผลิตภัณฑ์เป็นระยะๆ เมื่อพบปัญหาหรือจุดด้อยก็รีบประชุมทีมงานตลอดจนติดต่อลูกค้าเพื่อสื่อสารรับข้อมูลใหม่ และดำเนินการแก้ไขปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ปรับแผนหรือแม้กระทั่งปรับเปลี่ยนเป้าหมายหากจำเป็น วิธีการทำงานที่แบ่งเป็นขั้นตอนย่อยๆ โดยทำการประเมินผลเป็นระยะๆ และสามารถปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลาเมื่อมีปัญหาหรือสถานการณ์เปลี่ยนไป เช่น ลูกค้าเกิดเปลี่ยนความต้องการกะทันหัน ทำให้มีความยืดหยุ่นปรับเปลี่ยนได้ทันการนี้เรียกว่า Agile

ถัดจากวิธีการทำงานเรามาคุยเรื่ององค์กร Agile กัน ก็คือองค์กรที่มีวัฒนธรรมการทำงานที่เน้นการปรับปรุงพัฒนาอยู่ตลอดเวลา เป็นองค์กรที่มีบูรณาการสูง กล่าวคือไม่ทำงานแบบแผนกใครแผนกมัน แต่จะช่วยกันระดมสมองข้ามแผนก ประสานพลังความคิดช่วยกันมองต่างมุมเพื่อหาทางอุดรูรั่วช่องโหว่ต่างๆของชิ้นงานหรือบริการ มีการแบ่งปันข้อมูลและทรัพยากรของแผนกเพื่อให้ทุกแผนกทำงานประสบผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเพื่อองค์กรเดียวกันของตน และเพื่อให้พนักงานทั้งองค์กรทำงานขับเคลื่อนไปด้วยเป้าหมายเดียวกัน ไม่ใช่มุ่งทำเป้าเฉพาะแผนกงานของตน

เพื่อให้องค์กรทำงานแบบ Agile อย่างแท้จริง ผู้นำองค์กรพึงมีคุณสมบัติและวิธีบริหารที่สนับสนุนวัฒนธรรมและพฤติกรรมการทำงานแบบ Agile ดังนี้คือ

ใจกว้าง มองโลกในแง่ดี เปิดรับฟังความคิดต่างอย่างจริงใจ ถ้าข้อแรกนี้ไม่ผ่าน ไม่ต้องต่อไปข้ออื่นเลยค่ะ เพราะการทำงานแบบ Agile ต้องเตรียมใจไว้เลยว่าจะต้องมีการทำงานแล้วแก้ไขเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เดี๋ยวลูกค้าเปลี่ยนใจ เดี๋ยวสถานการณ์เปลี่ยนทำให้ขาดวัตถุดิบ เดี๋ยวพนักงานลาออก ฯลฯ ทำให้ต้องพร้อมปรับเปลี่ยนโดยไม่หงุดหงิดอารมณ์เสีย ถ้าเป็นคนยึดติดกับความคิดของตนเองหรือกฎเกณฑ์ต่างๆ มากเกินไป คงจะทำงานแบบ Agile ไม่ได้

ดิฉันมีข้อแนะนำให้กับคนที่รู้สึกว่าตัวเองค่อนข้างจะปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้ยาก โดยท่านต้องฝึกตัวเองให้ทำในสิ่งที่ไม่ค่อยถนัดหรือไม่ชอบบ่อยๆ เช่นทานอาหารแปลกๆ เดินทางไปท่องเที่ยวในที่แปลกๆที่อาจจะไม่สะดวกสบายนัก ขับรถลองเส้นทางใหม่ๆ สิ่งเหล่านี้จะฝึกให้ท่านเป็นคนตื่นตัว และพร้อมจะประบตัวเรียนรู้สิ่งใหม่ๆเพื่อความอยู่รอดได้ดีขึ้น เมื่อทำบ่อยๆจะรู้สึกชินกับการเปลี่ยนแปลงมากขึ้นค่ะ

เป็นผู้ฟังที่ดี มีความสามารถในการเข้าอกเข้าใจ (empathy) สูง  เพราะผู้นำ Agile ต้องทำงานกับลูกค้า ลูกน้อง เพื่อนข้ามแผนก และผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกที่เข้ามาร่วมงาน ซึ่งแต่ละคนจะนำข้อมูล คำแนะนำ ความต้องการที่แตกต่างกันมานำเสนอในทีมงาน ผู้นำ (รวมทั้งลูกทีม) ต้องมีความสามารถในการฟังจับใจความสำคัญที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนนำเสนอเพื่อสรุปรวมสาระสำคัญทั้งหมดให้ได้อย่างไม่ตกหล่น เพื่อที่เมื่อดำเนินการแก้ไขปรับปรุงจะได้ไม่ผิดพลาดซ้ำซาก เพราะการผิดพลาดแต่ละครั้งหมายถึงเวลาและทรัพยากรที่ต้องสูญเสียไป ต้นทุนสูงขึ้น และงานเสร็จช้าลง  จริงอยู่ที่การทำงานแบบ Agile ต้องพร้อมเปลี่ยนแปลง แต่ไม่ใช่เปลี่ยนเพราะความเลินเล่ออยู่บ่อยๆ เรื่องของความเข้าอกเข้าใจนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของทักษะการเป็นผู้นำแบบ Agile เลย เพราะเขาจะเน้นเรื่องของการทำความเข้าใจกับความต้องการของลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆมากๆเลยค่ะ

เป็นผู้ที่มีความสามารถในการเจรจาต่อรองและบริหารความขัดแย้ง ยิ่งมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวข้องในการทำงานมากขึ้นเท่าใด ผู้นำยิ่งต้องสามารถบริหารจัดการความแตกต่างด้านความคิดและความต้องการของผู้คนได้มากขึ้นเป็นเงาตามตัว อาจกล่าวได้ว่าเรื่องของความแตกต่างถือเป็นส่วนใหญ่ของชีวิตประจำวันเลย ต้องเปิดรับความแตกต่างด้วยจิตใจเบิกบานและก็ต้องไปเข้าคอร์สฝึกอบรมเรื่องการเจรจาต่อรองและการบริหารความขัดแย้งให้ดี เพื่อที่ท่านจะมีกลยุทธ์หลาหลายในการหาทางออกที่สวยๆให้กับทีมงานและลูกค้าได้เสมอๆ ซึ่งความสามารถในการบริหารความขัดแย้งนั้นต้องอาศัยการมีความคิดสร้างสรรค์มาก สามารถมองออกนอกกรอบและหาแนวทางใหม่ที่คนอื่นมองไม่ออกหรือคิดไม่ถึงได้

เป็นผู้ที่ทันสมัย ทันข่าวทันเหตุการณ์ การจะเป็นคนมีความคิดสร้างสรรค์ย่อมต้องอาศัยการอ่านมาก เห็นมาก ผ่านประสบการณ์มามาก ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่แนวคิด Agile มาจากวงการไฮเทคที่ต้องมีนวัตกรรมใหม่ๆตลอดเวลา คนทำงานสไตล์นี้ต้องเป็นคนหูไวตาไว ชอบทดลองเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ มันถึงจะช่วยเติมเชื้อเพลิงทางด้านความคิดสร้างสรรค์ให้ท่านได้

รู้จักผ่อนสั้นผ่อนยาว ช้าบ้างเร็วบ้างในการบริหารทีม การทำงานเป็นทีมแบบ Agile ต้องพึ่งพาลูกทีมที่มีความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันมาก แต่ใช่ว่าทุกคนจะมีระดับของพลังงาน ความตั้งใจและวิธีการทำงานที่เหมือนกัน ซึ่งตรงนี้เองที่ทำให้ผู้นำทีมต้องแสดงความสามารถในการนำและจูงใจคนที่แตกต่างกันให้ทำงานร่วมกันให้ได้ บางครั้งก็ต้องมุ่งเน้นเรื่องงานอย่างจริงจัง ซีเรียสกันหน่อย แต่พอเครียดนานามากไปก็ต้องผ่อนปรน สร้างอารมณ์ขัน ปาร์ตี้บ้าง บางครั้งต้องเร่งความเร็วแข่งกับเวลา และบางครั้งก็ช้าๆสบายๆได้บ้าง คนเราแต่ละคนมักมีสไตล์การทำงานเป็นแบบฉบับ (แบบเดียว) ของตน ก็ต้องฝึกวิธีการบริหารให้หลากหลาย ต้องรู้จักสังเกตอารมณ์ความรู้สึกของลูกทีมว่ากำลังอยู่ในโหมดไหน จะได้ปรับให้เข้ากับโหมด

มีทักษะเรื่องเทคโนโลยี แม้ว่าการทำงานแบบ Agile จะไม่จำกัดเฉพาะในวงการซอฟต์แวร์ดังกล่าวแล้ว แต่ในยุคดิจิตัลแบบนี้ การที่ผู้นำใช้เทคโนโลยีไม่เป็นจะกลายเป็นด้อยที่ดึงไม่ให้ท่านก้าวไปข้างหน้าได้รวดเร็วตามปรารถนา ใครไม่เก่งเรื่องเทคโนโลยีก็ไปเข้าคอร์สฝึกอบรมให้รู้เรื่องมากขึ้น

คุณสมบัติที่นำเสนอมาอาจมีหลายประการสักหน่อย แต่ถ้าพิจารณาให้ลึกมันคือทักษะของการเป็นประชากรในโลกยุคดิจิทัลที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก ใครอยากก้าวไปพร้อมกับโลก ก็ต้องมีความกระตือรืือร้นในการเรียนรู้ คำว่าการเรียนรู้อย่างไม่สิ้นสุดนี้คือกุญแจสำคัญที่จะทำให้ท่านมีการพัฒนาตนเองอย่างไม่สิ้นสุด Agile ได้ตลอดชีวิตเลยค่ะ