การประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้นผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

กับฤดูกาลแห่งการเดินสายเข้าร่วมประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีหรือการประชุมกรรมการของบริษัทต่างๆ เป็นอย่างดี ก่อนวันที่ 5 ธันวาคม 2557 การประชุมผู้ถือหุ้นหรือประชุมคณะกรรมการทั้งบริษัทเอกชนจำกัดหรือบริษัทมหาชนจำกัด ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ซึ่งเป็นกฎหมายที่บังคับใช้กับบริษัทเอกชนจำกัด และ พ.ร.บ. บริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. 2535 ซึ่งใช้กำกับดูแลบริษัทมหาชนนั้น ไม่เปิดช่องให้มีการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ กล่าวคือ


ผู้ถือหุ้นจะต้องมาเข้าร่วมประชุมด้วยตนเองหรือมอบฉันทะให้ผู้ถืออื่นมาเข้าร่วมประชุมแทน ณ สถานที่ประชุมที่บริษัทกำหนดขึ้น หรือกรณีประชุมคณะกรรมการ กรรมการแต่ละท่านต้องมาเข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง ณ สถานที่ประชุมโดยไม่สามารถมอบฉันทะได้ จะเห็นได้ว่าข้อกำหนดของกฎหมายทั้งสองฉบับนั้นไม่สอดคล้องกับการพัฒนาทางเทคโนโลยีในปัจจุบันที่การสื่อสารต่างๆ สามารถทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพเทียบเท่าได้กับการเข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง


เมื่อวันที่ 27 มิถุนายน 2557 คณะรักษาความสงบแห่งชาติจึงได้ออกประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 ซึ่งสาระสำคัญของประกาศฉบับนี้ได้กำหนดให้การประชุมกำหนดใดๆ ตามที่กฎหมายบัญญัติให้ต้องมีการประชุมสามารถจะกำหนดให้จัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้และการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวหากได้ทำตามวิธีการที่ประกาศที่เกี่ยวข้องกับกำหนดไว้แล้วให้มีผลใช้บังคับได้เช่นเดียวกับการประชุมตามวิธีการที่บัญญัติไว้ในกฎหมายและสามารถใช้เป็นพยานหลักฐานในกระบวนพิจารณาตามกฎหมายทั้งในคดีแพ่ง คดีอาญาหรือคดีอื่นใด โดยประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติได้กำหนดไว้ว่าการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่จะใช้บังคับได้ตามกฎหมายจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารกำหนดไว้ ซึ่งเมื่อวันที่ 24 พฤศจิกายน 2557 กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารได้มีการออกประกาศดังกล่าวออกมารองรับการปฏิบัติตามประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติโดยมีผลใช้บังคับเมื่อวันที่ 5 ธันวาคม 2557 (ประกาศในราชกิจจานุเบกษา 4 ธันวาคม 2557)


โดยผลของประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 และประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารนี้ ทำให้นับจากนี้บริษัทเอกชนจำกัดหรือบริษัทมหาชนจำกัดสามารถจัดให้มีการประชุมคณะกรรมการบริษัทหรือการประชุมผู้ถือหุ้นโดยผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้และการประชุมดังกล่าวมีผลผูกพันและใช้บังคับได้ตามกฎหมาย


อย่างไรก็ตาม ประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 ได้มีข้อกำหนดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ไว้โดยมีสาระสำคัญ ดังนี้


(ก) ผู้ร่วมประชุมอย่างน้อยหนึ่งในสาม (1/3) ขององค์ประชุมในการประชุมนั้นๆ ต้องอยู่ในที่ประชุมแห่งเดียวกัน


(ข) ผู้ร่วมประชุมทั้งหมดต้องอยู่ในราชอาณาจักรขณะที่มีการประชุมและสามารถประชุมหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ กล่าวคือแม้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะอยู่คนละสถานที่ในขณะมีการประชุมแต่หากบุคคลเหล่านั้นสามารถที่จะร่วมประชุม แลกเปลี่ยนความคิดเห็นและสื่อสารถึงกันได้ด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพโดยผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารและ/หรือการโทรคมนาคม ทั้งประเภทที่ใช้สายหรือไร้สาย เช่น เครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร เครือข่ายอินเทอร์เน็ต ก็ถือว่าบุคคลเหล่านั้นได้เข้าร่วมประชุมโดยชอบ


(ค) การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามประกาศของกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร


(ง) การส่งหนังสือเชิญประชุมและเอกสารการประกอบการประชุม จะจัดส่งโดยจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Email) ก็ได้ โดยผู้มีหน้าที่จัดการประชุมต้องจัดเก็บสำเนาหนังสือเชิญประชุมและเอกสารประกอบการประชุมไว้เป็นหลักฐาน โดยจะจัดเก็บในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้


(จ) ในการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมต้องจัดให้ผู้ร่วมประชุมแสดงตนเพื่อร่วมประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก่อนร่วมประชุม จัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ และจัดให้มีการบันทึกเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ (แล้วแต่กรณี) ของผู้ร่วมประชุมทุกคนตลอดระยะเวลาที่มีการประชุมในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์


การอนุญาตให้สามารถจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้นั้นถือเป็นการผ่อนคลายข้อกำหนดที่มักเป็นอุปสรรคอยู่บ่อยครั้งในการประชุมคณะกรรมการบริษัท อย่างไรก็ตาม ประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 ยังไม่ครอบคลุมไปถึงการบังคับใช้กับกรณีที่กรรมการหรือผู้ถือหุ้นอยู่ต่างประเทศ ซึ่งเป็นกรณีที่เป็นปัญหาทางปฏิบัติของภาคธุรกิจอย่างมาก เนื่องจากบริษัทจำนวนมากในประเทศไทยโดยเฉพาะบริษัทเอกชนจำกัดที่มีกรรมการหรือผู้ถือหุ้นเป็นชาวต่างชาติที่มิได้พำนักอาศัยในประเทศไทย ทำให้บุคคลเหล่านี้ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมกรรมการหรือผู้ถือหุ้นได้โดยผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์


ซึ่งผู้เขียนยังคงคาดหวังว่าหน่วยงานที่รับผิดชอบกำกับดูแลกฎหมายดังกล่าวจะพิจารณาเพื่อแก้ไขข้อขัดข้องนี้ต่อไป เพื่อรองรับการพัฒนาประเทศไทยให้ไปสู่สากล