เครือข่ายศิษย์เก่าองค์กร

อยู่ทำงานกับองค์กรจนเกษียณอายุเหมือนกับคนรุ่นพ่อแม่ปู่ย่าตายายของเรา ทุกองค์กรล้วนตระหนักว่า “คนรุ่นใหม่” โดยเฉพาะรุ่นวัยต่ำกว่า 35 ปีลงมาที่เป็นพวก “Gen Y” (Generation Y) หรือที่บางกลุ่มเรียกพวกเขาว่าเป็นพวก “มิลเล็นเนียล” (Millennial) นั้นเป็นพวกที่ชอบเปลี่ยนงานบ่อยๆ โดดจากงานนี้ไปทำงานนั้นและโน้นและนู้น...เป็นพวก “Job Hopper” ดังนั้นถ้าใครมีไม้เด็ดไม้ตายอะไรก็ตามที่จะผูกใจผูกตัวพนักงานได้ ต่างก็งัดมาใช้กันจนหมดไส้หมดพุง กระนั้นก็ตามก็ยังไม่สามารถหยุดหัวใจพนักงานไว้กับองค์กรได้ ต้องทำตาละห้อยปล่อยให้พนักงานคนเก่งจากไป

อย่างไรก็ตามอย่าเพิ่งหมดหวังบอกลา หรือตีโพยตีพายตัดเป็นตัดตายกับพนักงาน ประมาณว่าไปแล้วไม่ต้องกลับมา(นะยะ) เห็นองค์กรอื่นดีกว่าเราให้มันรู้ไป โถ...ที่พูดเช่นนี้ก็เพราะว่ายังไงนายจ้างยุคนี้ก็ต้องง้องอนลูกจ้างอยู่ดี และยังคงต้องง้องอนไปอีกนานถึงสิบปีก็เป็นได้ เพราะประเทศไทยและหลายประเทศทั่วโลกกำลังก้าวเข้าสู่สังคมสูงวัย และกำลังขาดแคลนแรงงานในทุกระดับ ดังนั้นเมื่อพนักงานคนดีคนเก่งของเรามีอาการคันหัวใจ เริ่มไม่แฮปปี้กับองค์กรของเรา หรือแม้ว่าจะแฮปปี้ดี แต่ “หนู(หรือผม)อยากออกไปหาประสบการณ์ที่แตกต่างออกไป” นายจ้างที่(พยายามจะทำตัว)ดีก็ต้องกัดฟัน กัดลิ้นไม่ให้พูดอะไรแรงๆออกไป แล้วยิ้มอย่างเข้าอกเข้าใจพร้อมกับพยายามพูดคุยซักถามว่ามีอะไรที่องค์กรจะสามารถทำได้ เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้เต็มศักยภาพสูงสุด อย่างมีความสุข แต่เมื่อได้พยายามแล้วไม่ได้ผล ยังไงๆพนักงานก็อยากจากไปอยู่ดี นายจ้างชั้นดีมืออาชีพอาชีพยุค Talent หาไม่ค่อยเจออย่างนี้ก็ต้องปล่อยให้เขาไป อวยชัยให้พรให้ไปดี ไปที่ชอบๆ (เปล่าประชดนะเนี่ย!) แล้วถ้าไปลองอยู่ที่ใหม่แล้วมันไม่ถูกใจ ก็ติดต่อกลับมาคุยกับเราได้เสมอนะ เพราะอะไรๆมันล้วนไม่แน่นอน ทุกอย่างเปลี่ยนได้ พัฒนากันได้ และเสื่อมลงได้ทั้งนั้น วันนี้องค์กรของเรายังไม่สามารถมีหรือให้ในสิ่งที่พนักงานต้องการได้ วันหน้าเราก็อาจสามารถทำให้ได้ ส่วนองค์กรคู่แข่งนั้น วันหน้าเขาอาจจะดีขึ้นหรือแย่ลงก็ได้เช่นกัน ตัวพนักงานเองก็อาจมีความต้องการและทัศนะคติที่เปลี่ยนไป

ท่ามกลางความไม่แน่นอนดังกล่าวทำให้องค์กรนายจ้างควรดำรงไว้ซึ่งมาตรฐานในการบริหารบุคคลที่มีความเป็นมืออาชีพ ไม่ว่าพนักงานจะเข้ามาหรือจากไปก็ต้องดำเนินการอย่างมืออาชีพ ไม่ใช่ตอนจะรับก็ต้อนรับอย่างดี พอจะไปไม่อยากจะดูแล ก็เลยขับไสไล่ส่งหรือบอกลาอย่างเหี่ยวแห้งแล้งน้ำใจ ซูซาน มิลลิแกน นักเขียนคอลัมน์ของนิตยสาร HR Magazine ได้ไปสัมภาษณ์เหล่าองค์กรนายจ้างทั้งหลายในสหรัฐอเมริกาที่มีประสบการณ์ด้านการรักษาสัมพันธภาพที่ดีกับพนักงานเก่าอยู่หลายบริษัทด้วยกัน

ทั้งนี้เธอได้รวบรวมข้อคิดและกลยุทธ์ดีๆในการสร้างเครือข่าย“ศิษย์เก่าองค์กร” (Company alumni network) ไว้เตือนสตินายจ้างไว้อย่างน่าฟังดังที่จะนำมาเผยแพร่ดังนี้ค่ะ

ประโยชน์ของการสร้างเครือข่ายศิษย์เก่าองค์กร หรือเครือข่ายพนักงานเก่าองค์กรนั้นมีอยู่หลายข้อได้แก่
- ปรากฏการณ์ “บูมเมอแรง” พนักงานหลายคนแม้ว่าจะได้ลาออกจากบริษัทเดิมไปแล้ว พวกเขาก็ยังหวนกลับมาทำงานงานด้วยอีกเพราะมีความรู้สึกที่ดี เปรียบเสมือนบูมเมอแรงที่เหวี่ยงออกไปนอกตัวแล้วก็หวนคืนกลับมาหาเจ้าของอีก
- เป็นการส่งเสริม “แบรนด์นายจ้าง” โดยไม่ต้องจ้าง “แบรนด์ แอมบาสซาเดอร์” (Brand ambassadors) ให้เปลือง
สตังค์ พนักงานที่จากไปสามารถสร้างทั้งชื่อเสียงและชื่อเสียให้แก่องค์กร ขึ้นอยู่กับว่านายจ้างได้สร้างความประทับใจแบบไหนให้กับเขา ถ้าจากกันด้วยดี พนักงานเก่าที่จากไปจะเป็นเสมือนศิษย์เก่าที่ดีที่ช่วยเสริมสร้างชื่อเสียงให้นายจ้างเดิม เช่น พูดถึงจุดดีขององค์กรเดิมในการพัฒนาพนักงาน ระบบปฐมนิเทศที่ดี การประเมินผลที่เป็นธรรม เป็นต้น ถึงแม้พนักงานเก่าอาจจะไม่หวนกลับมาทำงานกับนายจ้างอีก แต่พวกเขาก็ยังสามารถแนะนำหรือช่วยสรรหาพนักงานดีๆให้มาทำงานกับนายจ้างเดิมได้ (Employee referrals)
- เป็นหนทางสร้างธุรกิจใหม่ พนักงานบางคนอาจลาจากองค์กรไปในฐานะพนักงาน แต่อาจกลับมาสร้างสัมพันธ์กับองค์กรเดิมในสถานะใหม่ เช่น อาจกลายมาเป็นลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากองค์กรเดิมเพราะตระหนักถึงคุณภาพที่ดีและเพราะมีความสนิทสนมคุ้นเคยกับเพื่อนร่วมงานเก่า จึงสะดวกใจที่จะติดต่อทำธุรกิจด้วย หรือบางทีอาจมาเป็นหุ้นส่วนในการทำธุรกิจร่วมกันก็ได้ ก็อย่างที่บอกว่าอะไรๆก็เกิดขึ้นได้ทั้งนั้นนะคะ
- เป็นแหล่งข้อมูลที่ดี แม้จะจากไปอยู่ที่ใหม่ อยู่แห่งหนใดในโลก ถ้ายังรักษาสัมพันธภาพกันไว้สม่ำเสมอก็ยังสามารถติดต่อขอข้อมูล ความช่วยเหลือจากพนักงานเก่าที่มีเครือข่ายและสถานะทางการเงินที่กว้างขวางขึ้น ตัวดิฉันเองยังได้รับการติดต่อจากเพื่อนร่วมงานเก่าที่จากไปอยู่ประเทศอื่นเสมอๆเวลาเขาต้องการข้อมูลต่างๆทางเมืองไทย บางครั้งดิฉันเองก็ติดต่อขอความช่วยเหลือจากเขาในเรื่องงานขององค์กรด้วยเช่นกัน

ได้เห็นประโยชน์หลายประการของการสร้างเครือข่ายศิษย์เก่าองค์กรแล้ว คำถามต่อไปก็คือว่าองค์กรโดยหน่วยงาน HR จะสามารถสร้างเครือข่ายนี้ให้เกิดขึ้นได้อย่างไร มีขั้นตอนในการทำงานอย่างไรบ้าง และจะรักษาเครือข่ายรี้ให้อยู่อย่างยั่งยืนอย่างไร สัปดาห์หน้าเรามาหาคำตอบสำหรับประเด็นเหล่านี้กันค่ะ



ว่าด้วยการสร้างและรักษา "เครือข่ายศิษย์เก่า" ขององค์กร

เมื่อได้เห็นถึงความสำคัญและประโยชน์ที่มีมากมายของการรักษาสัมพันธภาพระหว่างองค์กรนายจ้างกับอดีตพนักงานที่ลาออกจากองค์กรไปแล้ว ด้วยคุณค่าของการสร้างเครือข่าย (Network) กับบรรดาพนักงานเก่าหรือ “ศิษย์เก่า” ขององค์กร (Corporate or company alumni) ทำให้องค์กรในสหรัฐอเมริกาหลายแห่งออกมาแสดงความเห็นสนับสนุนการสร้างเครือข่ายศิษย์เก่าองค์กร (Company alumni network) กันอย่างกว้างขวาง

และยังแบ่งปันกลยุทธ์ต่างๆที่พวกเขาใช้ในการสร้างและรักษาเครือข่ายศิษย์เก่าองค์กรในยุคดิจิตัลนี้อย่างไม่ปิดบังกั๊กความรู้อีกด้วย งานนี้ซูซาน มิลลิแกน นักเขียนคอลัมน์ของนิตยสาร HR Magazine จึงได้ไปสัมภาษณ์ผู้บริหาร HR และผู้บริหารแผนกอื่นๆขององค์กรนายจ้างที่มีเครือข่ายศิษย์เก่าที่แข็งแกร่งหลายท่าน และได้รวบรวมสรุปกลยุทธ์และขั้นตอนการทำงานทั้งหลายมาให้เราได้นำมาวิเคราะห์เพื่อประยุกต์ใช้กันดังนี้ค่ะ

แรกเริ่มต้องปฏิบัติการตั้งแต่ตอนที่กำลังทำ “Exit Interview” (สัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออกจากงาน) เลยค่ะ ในระหว่างที่ผู้บริหารหรือ HR พูดคุยกับพนักงานถึงเหตุผลที่ลาออกจากงาน ควรใช้เวลานั้นแจ้งให้พนักงานทราบว่าองค์กรมีสมาคมหรือศูนย์เครือข่ายศิษย์เก่าเพื่อส่งเสริมสัมพันธภาพระหว่างลูกจ้างเก่า-นายจ้างเก่าให้ยั่งยืนสืบไป เผื่อฝั่งใดฝั่งหนึ่งต้องการความช่วยเหลือก็ติดต่อหากันได้ เช่น ลูกจ้าง(ที่ดี)อยากได้จดหมายแนะนำให้กับนายจ้างใหม่ก็ติดต่อกลับมาได้ อย่าห่างหายขาดไป ว่างๆแวะมาทานข้าวกันยังได้ หรือเผื่อว่ามีตำแหน่งดีๆ งานดีๆ ผุดขึ้นมาใหม่ในองค์กร องค์กรก็สามารถติดต่อไปหาลูกจ้างเก่าเผื่อว่าพวกเขาสนใจอยากกลับมาทำงานด้วย เป็นต้น

วางแผนกำหนดโครงสร้างของศูนย์เครือข่ายศิษย์เก่าให้ชัดเจนเป็นระบบ องค์กรที่ไม่เคยมีศูนย์ศิษย์เก่ามาก่อนต้องพูดคุยปรึกษากันก่อนว่าควรแบ่งศูนย์ศิษย์เก่าเป็น 2 ประเภทหรือไม่ เช่น แบ่งเครือข่ายศิษย์เก่าที่เป็นผู้บริหารระดับสูงออกจากเครือข่ายพนักงานระดับปฏิบัติการ-ผู้บริหารชั้นกลาง ทั้งนี้คงต้องพิจารณาจากจำนวนศิษย์เก่าแต่ละระดับตลอดจนความถนัดในการเลือกใช้สื่อในการติดต่อของพนักงานแต่ละกลุ่มด้วย เช่น คนรุ่นใหม่อาจชอบ Tweet หรือ Instagram แต่คนรุ่นผู้ใหญ่อาจชอบ Line หรือ LinkedIn เป็นต้น

นอกจากนี้ยังมีปัจจัยอื่นที่ต้องพิจารณาด้วย กล่าวคือ สมควรให้พนักงานปัจจุบันเป็นสมาชิกในเครือข่ายศิษย์เก่าหรือไม่ เพราะบางองค์กรก็เกรงว่าพนักงานเก่าอาจจะมาจีบพนักงานปัจจุบันให้ไปทำงานกับบริษัทใหม่ด้วย แต่บางองค์กรก็ไม่หวั่นเพราะถึงจะกีดกันยังไง พวกเขาก็หาทางติดต่อถึงกันได้อยู่แล้ว ให้พนักงานปัจจุบันมาอยู่ในเครือข่ายด้วยก็ไม่เห็นเป็นไร เพียงแต่ว่าควรมีหลักเกณฑ์บางอย่างในการแชร์ข้อมูลขององค์กรให้พนักงานทั้งเก่าหรือใหม่ทราบว่าอะไรเป็นความลับที่ไม่ควรแชร์

จัดเจ้าหน้าที่ดูแลบริหารเครือข่ายโดยเฉพาะ ซึ่งจะมีกี่คนก็แล้วแต่การพิจารณาความเหมาะสมกันเอง แต่มีข้อแนะนำว่าผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลเครือข่ายควรมีความรู้ความสามารถในเรื่องการสื่อสารโดยใช้สื่อต่างๆโดยเฉพาะโซเชียลมีเดียที่จะเป็นสื่อหลัก ต้องมีความเข้าใจเรื่องการบริหารพนักงานคนเก่ง (Talent management) มีความสามารถในการนำทีมจัดกิจกรรมกลุ่ม ประสานงานและจัดกิจกรรมระหว่างกลุ่ม (Events coordinator) เพราะแค่คุยกันผ่านโซเชียล มีเดียมันไม่พอ ต้องจัดกิจกรรมให้พบหน้าค่าตากันที่สนุกๆเป็นระยะๆจึงจะดึงกลุ่มให้อยู่ได้

สร้างเว็บท่า Web portal) หมายถึงเว็บที่สมาชิกสามารถโพสต์ข้อความถึงกันและกัน ส่งลิ้งค์ข้อมูลต่างๆถึงกันได้ และองค์กรก็สามารถโพสต์ตำแหน่งงานว่างให้พนักงานเก่าดูได้ (เผื่อจะกลับมาทำงานด้วย)

จัดทำจดหมายข่าว (Newsletter) ที่ส่งทางออนไลน์เพื่อเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับงานตำแหน่งที่ต้องการต่างๆทั้งทางฝั่งองค์กรและลูกจ้างเก่า มีข้อมูลข่าวคราวความเคลื่อนไหวของศิษย์เก่าและองค์กรในเรื่องต่างๆ และองค์กรยังสามารถทำใจกว้างเผยแพร่งานตำแหน่งที่ว่างลงขององค์กรอื่นก็ได้ (ถ้ามั่นใจว่าตนเองสามารถรับสถานการณได้!)

จัดงาน (Events) เช่นงานค้อกเทลปาร์ตี้ งานเลี้ยงน้ำชา งานเพื่อสาธารณประโยชน์ที่ระดมศิษย์เก่าและศิษย์ปัจจุบันมาช่วยงานเพื่อกระชับสัมพันธ์เป็นระยะๆ

จัดทำ Podcast หรือ Webinars Podcast มาจากคำว่า iPod+broadcast ซึ่งเป็นสื่อรูปแบบใหม่ที่จะสื่อสารข้อมูลโดยคนฟังสามารถดาวน์โหลดมาฟังใน iPod หรือในเครื่องเล่น MP3 ยี่ห้ออื่นก็ได้ หรือไม่ก็ฟังจากคอมพิวเตอร์ มีทั้งรายการที่เป็นเสียงอย่างเดียวและแบบมีทั้งภาพทั้งเสียง ส่วน Webinars ก็คือการสัมมนาผ่านทางเว็บไซต์ หรือการสัมมนาออนไลน์ เป็นการบรรยายหรือการประชุมที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาจะต้องเข้าฟัง ณ เวลาที่กำหนดนัดกันเท่านั้น ทั้งนี้ผู้ร่วมเข้าประชุมหรือสัมมนาสามารถโต้ตอบและซักถามข้อสงสัยกันได้ในช่วงเวลาที่กำหนดให้มีการถาม-ตอบปัญหา นี่คือการใช้เทคโนโลยีสื่อสารอีกสองทางเลือกเพื่อทำให้เครือข่ายศิษย์เก่ามีสีสันสาระน่าเป็นสมาชิก น่าติดตามมากขึ้น

ตั้งรางวัลติดปลายนวม เรื่องนี้คงขาดไม่ได้สำหรับการจูงใจคน จะมีกิจกรรมดี มีข้อมูลดีอย่างไร ต้องมีรางวัลจูงใจด้วย ควรมีรางวัลให้สำหรับการที่ศิษย์เก่าแนะนำพนักงานดีๆมาให้องค์กร หรือการที่พนักงานปัจจุบันชวนศิษย์เก่าให้กลับมาทำงานให้ใหม่ได้สำเร็จ
ทำดีกับพนักงานอย่างเสมอต้นเสมอปลาย

ข้อสุดท้ายนี่สำคัญที่สุดค่ะ การที่ศิษย์เก่าจะกลับมาทำงานให้ใหม่ หรือถึงแม้จะไม่กลับมาแต่ก็ยังเอื้อประโยชน์ให้นายจ้างเก่าอย่างต่อเนื่องก็ต้องเป็นเพราะเขามีความทรงจำที่ดีกับองค์กร ดังนั้นองค์กรนายจ้างทุกแห่งพึงตระหนักถึงความจริงข้อนี้ ตระหนักแล้วก็ต้องมุ่งมั่นปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ ดูแลพนักงานให้ดีๆ เพราะสังคมนี้แคบนัก วันหนึ่งชะตาชีวิตอาจชักนำคนเก่าให้กลับมาใหม่ เมื่อไรก็ได้ รักใหม่อาจหวานชื่นกว่ารักเก่าก็เป็นได้ทั้งนั้นค่ะ