90 วันแรกของผู้นำคนใหม่

ทั้งนี้รัฐบาลของเราเองก็มีการปรับคณะรัฐมนตรีด้วยเช่นกัน ในการที่คนเราเข้ารับหน้าที่งานหรือตำแหน่งงานใหม่ในระดับใดก็ตามมักมีเรื่องท้าทายที่ต้องเผชิญหน้ากับมันไม่น้อย และถ้าต้องรับตำแหน่งเป็นผู้นำคนใหม่ของหน่วยงานหรือองค์กรที่ไม่เคยทำงานด้วยมาก่อนก็ยิ่งมีเรื่องท้าทายที่สร้างความกังวลให้ผู้นำมากขึ้น

โดยเฉพาะในช่วงเวลานี้ทุกองค์กรล้วนคาดหวังว่าผู้นำจะสามารถนำทีมสร้างผลงานและรายได้เพื่อให้พนักงานและองค์กรอยู่รอดวิกฤตให้ได้อย่างรวดเร็วที่สุด ทำให้ผู้นำใหม่ไม่มีเวลามากในการทำงาน และนี่ก็อาจเป็นหนึ่งปัจจัยที่กดดันให้ผู้นำมือใหม่หน้าใหม่หรือแม้กระทั่งมือเก่าจากที่อื่นรีบร้อนทำงานเกินไปจนทำการผิดพลาดได้

หนึ่งในกูรูด้านการบริหารจัดการและการพัฒนาภาวะผู้นำที่มีชื่อเสียงคือ ไมเคิล วัตกินส์ แห่งสถาบันไอเอ็มดี (IMD หรือ International Institute of Management Development) นครโลซานน์ สวิตเซอร์แลนด์ ซึ่งเป็นผู้แต่งหนังสือขายดิบขายดีเมื่อเจ็ดปีที่แล้วเรื่อง “The First 90 days” (90 วันแรก) ซึ่งหมายถึง 90 วันแรกของผู้นำทุกระดับในหน้าที่งานใหม่ของเขา แม้จะผ่านมาหลายปีแล้วแต่หนังสือมีเนื้อหาบทเรียนดีๆหลายประการที่ผู้นำมือใหม่ขององค์กรหรือรมว. คนใหม่มือใหม่ของคณะรัฐมนตรีสามารถนำข้อคิดต่างๆของวัตกินส์มาปรับใช้ในงานปัจจุบันได้

อย่างไรก็ตามคอลัมน์ของดิฉันในสัปดาห์นี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อแนะนำหนังสือของวัตกินส์ แต่อยากชวนคิดว่าผู้นำใหม่จะบริหาร 90 วันแรกในตำแหน่งงานของเขาให้มีประสิทธิภาพประสิทธิผลสูงสุดได้อย่างไร โดยดิฉันได้ประมวลข้อมูลคำแนะนำจากวัตกินส์และจากแหล่งอื่นๆ เช่น บทความจากวารสารฮาวาร์ด บิสสิเนสรีวิว วารสารเอสเอชอาร์เอ็ม (SHRM หรือ Society for Human Resource Management) นิตยสารฟอร์บส์ ฯลฯ มาสรุปรวมไว้ด้วยกัน ทั้งนี้ได้ทำการปรับคำแนะนำเหล่านี้ให้เหมาะกับสถานการณ์ปัจจุบันโดยเฉพาะในเรื่องของเวลาที่ผู้นำใหม่อาจมีไม่ถึง 90 วันเพราะเศรษฐกิจกำลังย่ำแย่รอนานไม่ไหว

อย่ารีบลงมือ จงสังเกตเรียนรู้หน่วยงานใหม่ เท่าที่อ่านหนังสือของวัตกินส์และบทความของท่านอื่นๆ ดูเหมือนว่ากูรูทั้งหลายไม่แนะนำให้ผู้นำใหม่รีบร้อนลงมือทำงานชิ้นสำคัญๆหรือปรับเปลี่ยนอะไรในหน่วยงานหรือองค์กรในช่วง 90 วันแรกจนกว่าท่านจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยงานนั้นในแง่ของโครงสร้างการแบ่งงาน ขั้นตอนการทำงาน จุดเด่นจุดด้อยของหน่วยงาน ค่านิยม บุคลากรในหน่วยงาน ฯลฯ จนรู้จักว่าใครเป็นใคร ใครเป็นผู้มีอิทธิพล ใครสนิทกับใคร เป็นต้น เพราะถ้าไม่รู้ข้อมูลเหล่านี้มีโอกาสสูงที่จะตัดสินใจพลาด แบ่งงานพลาด ไว้ใจคนผิดจนทำให้ท่านตกรถตั้งแต่เพิ่งออกจากสถานี ไปไม่ถึงปลายทาง ทั้งนี้ถ้าท่านสามารถหาข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับหน่วยงานใหม่ได้ล่วงหน้าก็จะเป็นการดี แต่ถ้าไม่สามารถทำได้ก็จงเร่งหาข้อมูลเหล่านี้ให้ได้เร็วที่สุดภายใน 30 วันแรกที่ทำงาน เพราะในยุคนี้บอร์ดบริหารคงไม่ให้เวลาท่านถึง 90 วันเป็นแน่

วิธีการหาข้อมูลให้เร็วที่สุดคือการทำความรู้จักพูดคุยกับคนในหน่วยงานทุกระดับให้ได้มากที่สุด โดยพยายามสังเกตว่าผู้ใดเป็นผู้ที่ได้รับความนับถือจากเพื่อนร่วมงานในแต่ละระดับ ใครเก่งในเรื่องอะไร มีจุดอ่อนเรื่องอะไร แล้วในช่วงแรกเริ่มนี้ต้องหูไวตาไว แต่ไม่หูเบา ไม่วิจารณ์ผู้ใดกับใครทั้งนั้น ถามได้ แต่ไม่วิจารณ์ ทำตัวให้ทุกคนเข้าถึงเข้าพบได้ แต่ไม่สนิทชิดเชื้อกับใครเป็นพิเศษเพื่อรักษาความยุติธรรม

ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์ เมื่อพอมีข้อมูลแล้วจาก 30 วันแรกก็ได้เวลากำหนดเป้าหมาย กลยุทธ์โดยจัดประชุมเชิงปฎิบัติการให้หัวหน้างานระดับต่างๆที่เกี่ยวข้องมาช่วยกันวิเคราะห์สภาพแวดล้อมธุรกิจ จุดเด่น จุดด้อย โอกาสและอุปสรรคขององค์กร แล้วจึงกำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์ในการทำงานร่วมกับท่านเพื่อที่เขาจะได้มีความรู้สึกมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ยอมรับและเข้าใจว่าการกำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์มีความสัมพันธ์กับการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมธุรกิจและองค์กรอย่างไรได้ดีขึ้น ทั้งนี้อย่ากังวลกับการกำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์จนใช้เวลามากเกินไปเพราะสถานการณ์ธุรกิจปัจจุบันเปลี่ยนแปลงเร็วมาก ท่านยังมีโอกาสในการปรับเป้าหมายและกลยุทธ์ในระหว่างปีได้อีก

สร้างทีม บริหารความคาดหวังและหาชัยชนะง่ายๆก่อน ผู้นำอาจเครียดจนเบลอไม่รู้ว่าจะทำอะไรก่อนเพราะมีผู้คนรอบด้านคาดหวังมากมาย ทำทุกอย่างก็เป็นไปไม่ได้หรือทำแล้วไม่ได้ดีสักเรื่อง ให้ตั้งสติลำดับความสำคัญว่าเรื่องใดสำคัญที่สุด จากนั้นให้พิจารณาว่าในบรรดาเรื่องสำคัญนั้นเรื่องใดทำได้ง่ายที่สุด เห็นผลแรงและเร็วที่สุด (Quick win) ให้รีบทำเรื่องนั้นก่อนเพื่อสร้างความเชื่อมั่นและกำลังใจให้กับตนเองและทีมงานภายใน 90 วันแรก จากนั้นค่อยไล่เรียงลำดับงานอื่นกันไป

อย่าคิดว่ากลยุทธ์จากที่ทำงานเก่าจะใช้ได้ผล (เสมอไป) เป็นธรรมดาที่หากเราเคยใช้วิธีการทำงานแบบใดแล้วประสบความสำเร็จ เราก็มักจะนำวิธีการนั้นมาใช้อีก นอกจากนี้การที่เรามีบุคลิกภาพแบบใดแบบหนึ่งก็มีผลกับวิธีการคิด พูด ทำของเรา สองปัจจัยรวมกันทำให้คนเรามักใช้วิธีการถนัดแบบประจำๆมาใช้ในการดำเนินชีวิตและการทำงาน นี่คือเหตุผลว่าทำไมเมื่อเข้าที่ทำงานใหม่จึงต้องศึกษาทำความรู้จักหน่วยงานนั้นก่อน เพราะข้อมูลที่ได้มาจะเป็นตัวกำหนดกลยุทธ์แผนงานและวิธีการทำงานของผู้นำให้เหมาะกับสิ่งแวดล้อม ค่านิยมและบุคลากรในหน่วยงานนั้นการเป็นผู้นำที่มีคุณภาพคือการมีความสามารถในการออกแบบปรับแต่งภาวะผู้นำ (customize) ให้เหมาะกับกรณีแต่ละกรณีไป เหมือนการตัดเสื้อให้เข้ากับรูปร่าง ไม่ใช่ตัดเสื้อโหลที่บางส่วนก็ฟิตดี บางที่ก็ฟิตไป รัดคนใส่จนหายใจไม่คล่อง

เป็นตัวของตัวเองที่ดีที่สุด (Be your best authentic self) คำกล่าวนี้ต้องทำความเข้าใจกันมากหน่อย การเป็นคนจริงใจไม่ได้หมายความว่าต้องพูดทุกสิ่งที่รู้สึกหรืออย่างที่รู้สึก เป็นตัวของตัวเองก็ไม่ได้หมายความว่า คิด พูด และทำอย่างที่ตัวเองต้องการทุกอย่าง การรู้จักสำรวมกิริยามารยาทไม่หาว เรอ ผายลมในที่สาธารณะทั้งๆที่มันเป็นเรื่องธรรมชาติ ก็เพราะว่ามันไม่ถูกสุขอนามัย ทำความรำคาญและรังเกียจให้ผู้อื่น เป็นตัวของตัวเองที่ดีที่สุด คือดึงเอาจุดเด่นของตัวเองมาใช้ได้มากที่สุด ดีที่สุด เหมาะกับสถานการณ์ที่สุด เช่น แม้จะเป็นคนไม่สวยไม่หล่อไม่รวย แต่สามารถเรียกความสนใจชื่นชมยอมรับจากคนอื่นได้มากเมื่อสถานการณ์ในเวลานั้นต้องการคนที่มีความสามารถที่เรามี ดังนั้นผู้นำทุกคนพึงรู้ว่าจุดดีจุดเด่นของท่านมีอะไรบ้างและฝึกฝนให้มันดียิ่งๆขึ้นไปจนหาคนเทียบยาก แล้วเลือกหาเวทีและสถานการณ์ที่ท่านจะมีโอกาสแสดงความสามารถ เพราะถึงมีความสามารถแต่ถ้าไม่มีเวที ไม่ถูกกาละเทศะและไม่ถูกกับสถานการณ์ ผู้นำก็แจ้งเกิดไม่ได้ค่ะ

สื่อสาร สร้างสัมพันธ์และพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง ขอตบท้ายเตือนความจำว่าเรื่องนี้อย่าได้บกพร่องละเลยหลงลืมเป็นอันขาดแม้จะผ่าน 90 วันแรกไปอย่างดีแล้ว การสื่อสารที่ขาดตอนและความสัมพันธ์ที่ไม่ดีเป็นปัจจัยที่สั่นคลอนเก้าอี้ผู้นำไม่ว่าใหม่หรือเก่าเสมอมา จงเปิดช่องทางสื่อสารให้คนรอบข้างเข้ามาพูดคุยกับท่านและพึงจัดเวลาสร้างและรักษาสัมพันธภาพที่ดีกับทีมงานต่างๆอย่างสม่ำเสมอเพื่อความเข้าใจ ความไว้วางใจและความร่วมมือในการพัฒนาองค์กรและสร้างผลงานที่ดีอย่างยั่งยืนค่ะ