คิดถึงห้องประชุม

1.รู้หน้าไม่รู้กาย

เมื่อเปิดกล้องแล้วเห็นแต่หน้า ทำให้ผมไม่แน่ใจว่าการสื่อสารมีประสิทธิภาพหรือไม่ ผู้ฟังเข้าใจ สงสัย หรือเบื่อหน่าย เพราะมากกว่า 80% ของการสื่อสารของมนุษย์นั้นส่งผ่านภาษากาย ประชุมออนไลน์ย่อมทำให้ ‘สาร’ หล่นหายไปไม่น้อย

2.ปิดกล้องเล่นไลน์

งานวิจัยในอเมริกาพบว่า 80% ของผู้ประชุมออนไลน์จะปิดกล้องและทำอย่างอื่นไปด้วย จากประสบการณ์ ถ้ามีผู้ร่วมประชุมมากกว่า 10 คนขึ้นไป จำนวนคนปิดกล้องจะสูงถึง 90% ทำให้ประสิทธิภาพการสื่อสารต่ำลงมาก หากเป็นประธานที่ประชุม ผมมักตั้งกฎหรือขอร้องแกมบังคับให้ทุกคนเปิดกล้อง แต่งหน้าแต่งตัวให้สวยหล่อ ระหว่างประชุมมักเรียกถามหรือให้แสดงความคิดเห็นเป็นระยะ คนไหนเริ่มเบื่อจะขอให้ทวนสิ่งที่ได้ฟัง สรุปเนื้อหาให้คนอื่นทราบ ทุกคนจึงตื่นตัวเสมอเมื่อประชุมกับผม

3.Dead Air

ความเงียบแบบฉับพลันระหว่างประชุมสร้างความอึดอัดให้ทุกคน ถ้าเป็นประชุมแบบเดิมอาจแก้สถานการณ์ได้ด้วยวิธีสบตา ยิ้มให้ แหย่หรือแซวให้หัวเราะ บรรยากาศคลี่คลายได้เร็ว ขณะที่ประชุมออนไลน์เดดแอร์มักยาวนานกว่าปรกติ เพราะแต่ละคนปิดไมค์ ปิดกล้อง ลังเลว่าจะพูดก่อนหรือหลัง มองหน้ากันไม่เห็น เดาสถานการณ์ไม่ออก งงงวยอยู่พักใหญ่ จนผู้นำการประชุมต้องรับบทผู้สลายความอึมครึม

4.ไม่เห็นภาพเดียวกัน

เวลาประชุมผมชอบเขียนกระดาน การเขียนช่วยรวบความคิด วาดภาพ เชื่อมโยงปัญหาและสาเหตุไว้ในที่เดียวกัน พูดอย่างเดียวอาจเข้าใจผิดได้ ไวท์บอร์ดช่วยให้ทุกคนมองภาพเดียวกัน จำง่าย ชวนให้ติดตามและจดจ่อกับข้อมูลบนบอร์ด เป็นสิ่งที่การเขียนบนไอแพดหรือหน้าจอคอมพ์ทดแทนไม่ได้

5.ความลับรั่วไหล

ในการประชุมออนไลน์ เราไม่สามารถรู้เลยว่ามีใครนั่งอยู่กับผู้เข้าร่วมประชุมบ้าง การปิดเสียงปิดกล้องปิดบังสภาพแวดล้อมของอีกฝั่งสิ้นเชิง ความลับอาจรั่วไหล ราคาประมูลก่อสร้าง แบบโครงการใหม่ หรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเป็นสิ่งที่ต้องดูแลอย่างรอบคอบ นี่คือข้อน่ากังวลของการประชุมออนไลน์

6.กระซิบกันให้งานจบ

ในห้องประชุม บางบทสนทนาไม่จำเป็นต้องพูดออกมากลางที่ประชุม เราสามารถกระซิบกันเพื่อสร้างความเข้าใจกับคนข้างๆ หลายครั้งที่วิธีนี้นำมาซึ่งผลสำเร็จ

“เขาเป็นคนแบบนี้แหละ พี่ยอมไปเถอะครับ ผมรับประกันให้เอง”

“คุยกับเจ้าของมาแล้ว เขาไม่ซีเรียส เรื่องนี้ตกลงได้ครับ”

นี่เป็นอีกอย่างที่ประชุมออนไลน์ทำไม่ได้

7.สานสัมพันธ์ก่อนและหลังประชุม

“เป็นไงบ้าง ดูสดใสขึ้นนะ”

“ผมเป็นรุ่นน้องคณะพี่นะครับ”

“วันนี้อธิบายได้ดีมาก”

ก่อนและหลังการประชุมแบบดั้งเดิมเรามีช่วงเวลาสานสัมพันธ์ หยอกล้อ ไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบ สร้างความเป็นกันเอง ช่วยให้บรรยากาศไม่เคร่งเครียด รับฟังกันมากขึ้น ตกลงกันง่ายขึ้น ผลลัพธ์การประชุมย่อมดีขึ้น ประชุมออนไลน์พอเริ่มปุ๊บก็เข้า Agenda ปั๊บ เปิดประชุม ไล่เรียงงาน ไม่มีโอกาสโอภาปราศรัย พอใกล้หมดเวลายิ่งเร่งเครื่องปิดการประชุม รีบร้อนไปประชุมต่ออีกห้อง ไม่ได้ร่ำลา ความสัมพันธ์แห้งแล้ง

8.วัดศักยภาพลำบาก

การประชุมออฟไลน์ เจ้านายเห็นความสามารถของลูกน้องได้จากวิธีนำเสนอ ทั้งคำพูดและท่าทาง ช่วยสร้างความเชื่อใจในการทำงานซึ่งกันและกัน ขณะที่การประชุมออนไลน์นั้นไม่เห็นหน้าตาท่าทางของผู้นำเสนอการประเมินผลไม่ชัดเจนและอาจผิดพลาดได้

ออฟฟิศและห้องประชุมยังจำเป็นสำหรับการสร้างวัฒนธรรมองค์กร ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประสานงานและแก้ไขปัญหา การพบหน้ากันเป็นสิ่งสำคัญต่อความสัมพันธ์ของเพื่อนร่วมงาน ช่วยปรับความเข้าใจ สร้างสัมพันธ์ สร้างความรู้สึกดีต่อกัน ทำให้งานสำเร็จรวดเร็วและถูกต้อง

เพราะเหตุนี้ ผมจึงคิดถึงห้องประชุมเหลือเกิน