Knowledge Management (KM) สร้างได้และใช้อย่างไรให้สำเร็จ

และ “การบริหารจัดการความรู้" (Knowledge Management: KM) ดูจะเป็นเครื่องมือสำคัญที่องค์กรส่วนใหญ่มักนำมาใช้เพื่อเพิ่มศักยภาพและยกระดับคุณภาพของมาตรฐานการทำงาน

พร้อมทั้งยังช่วยในการปรับตัว การตัดสินใจ การรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ซึ่งจะส่งผลให้การดำเนินงานขององค์กรเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ดังนั้น การบริหารจัดการความรู้อย่างเป็นระบบ ย่อมเอื้อต่อการต่อยอดความรู้และการสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ ๆ ให้เกิดขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง

กล่าวได้ว่า การบริหารจัดการความรู้กลายเป็นเทคโนโลยีที่สำคัญที่สุดในปี 2563 จากรายงานของ ResearchandMarkets.com แสดงให้เห็นว่า ตลาดการจัดการความรู้ทั่วโลก (The global knowledge management market) มีมูลค่าราว 8 แสนล้านดอลลาร์ โดยมีอัตราการเติบโตเฉลี่ยต่อปีประมาณร้อยละ 20 

สอดคล้องกับข้อมูลของ Zion Market Research ที่ชี้ให้เห็นว่า ตลาดการจัดการความรู้ระหว่างประเทศ (The international knowledge management market) มีอัตราการขยายตัวมากกว่าร้อยละ 22 ต่อปี ระหว่างปี 2559-2568  

ผู้เชี่ยวชาญทั่วโลกมีมุมมองและแนวคิดที่หลากหลายเกี่ยวกับกระบวนการบริหารจัดการความรู้ หนึ่งในนั้นคือ Leo Exarhos ผู้อำนวยการฝ่ายการจัดการข้อมูลและการฝึกอบรม สำนักงานคณะกรรมการการแข่งขันและการคุ้มครองผู้บริโภคออสเตรเลีย (Australian Competition & Consumer Commission: ACCC)

ระบุว่า ความสำเร็จของการบริหารจัดการความรู้ควรมุ่งเน้นให้ความสำคัญกับ 5 เรื่องหลัก ได้แก่

1.การสร้างความรู้ (Generating Knowledge) เป็นการสร้าง แสวงหา และรวบรวมข้อมูลองค์ความรู้ต่าง ๆ

โดยผสมผสานทั้งความรู้เก่าและใหม่จากภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งสามารถเกิดขึ้นได้จากการวิจัยและพัฒนา การศึกษาดูงาน การฝึกอบรม/สัมมนา การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การทำงานร่วมกับองค์กรอื่น เป็นต้น

2.การเข้าถึงความรู้ (Accessing Knowledge) เป็นความสามารถในการทำให้ผู้ใช้งานหรือบุคลากรในองค์กรเข้าถึงองค์ความรู้ที่ต้องการได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย

ด้วยการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เครือข่ายหรือเครื่องมือต่าง ๆ ตลอดจนกำหนดโครงสร้างความรู้ แบ่งชนิดประเภทของความรู้ เพื่อให้สามารถสืบค้นและนำมาใช้งานได้ง่าย เช่น เครื่องมือค้นหา (Search Tools) ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System) เป็นต้น

3.การแสดงและปลูกฝังความรู้ (Representing and embedding Knowledge) เป็นการแปลงข้อมูล หรือจัดระเบียบองค์ความรู้ในรูปแบบที่ง่ายต่อการนำไปใช้งาน หรือทำให้ข้อมูลสามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น มีระบบที่เป็นระเบียบและได้มาตรฐาน เช่น การใช้แผนภาพหรือกราฟ สร้างโมเดลในการจำลองสถานการณ์ต่าง ๆ การแทนค่าหรือสร้างเงื่อนไข เป็นต้น 

นอกจากนี้ ยังต้องทำให้องค์ความรู้นั้นกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานหรือวัฒนธรรมขององค์กร เพื่อให้ถูกนำไปใช้ในมิติของการดำเนินงาน เช่น การเพิ่มองค์ความรู้ในกระบวนงาน การสร้างวัฒนธรรมแบ่งปันความรู้และการเรียนรู้ร่วมกัน เป็นต้น

4.การส่งเสริมการเรียนรู้ (Facilitating Knowledge) เป็นกระบวนการที่ช่วยเสริมสร้างให้เกิดการเรียนรู้หรือการแลกเปลี่ยนความรู้อย่างมีประสิทธิภาพทั้งทางตรงและทางอ้อม

ไม่ว่าจะเป็นการให้ข้อมูลโดยตรง หรือการสนับสนุนการสร้างความรู้ใหม่ ๆ ผ่านกิจกรรมการมีส่วนร่วมในการคิด วิเคราะห์ แบ่งปันประสบการณ์

ตลอดจนเสริมสร้างสภาพแวดล้อมให้เอื้อต่อการเรียนรู้ ซึ่งจะช่วยทำให้เกิดองค์กรแห่งการเรียนรู้ ส่งเสริมการเรียนรู้อย่างยั่งยืน และเกิดการพัฒนาทักษะต่างๆ ได้อย่างต่อเนื่อง

5.การถ่ายทอดความรู้ (Transferring Knowledge) เป็นการแบ่งปันความรู้ที่ถ่ายทอดจากคนกลุ่มหนึ่งไปยังคนอีกกลุ่มหนึ่ง หรือจากองค์กรสู่องค์กร ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการเรียนรู้ โดยผู้ถ่ายทอดความรู้และผู้รับความรู้ล้วนเป็นตัวแปรที่สำคัญไม่แพ้องค์ความรู้ที่ถูกถ่ายทอด

ท้ายที่สุดแล้ว ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการบริหารจัดการความรู้อาจมิใช่ความสำเร็จในการถ่ายทอดองค์ความรู้ หากแต่เป็นการนำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อตนเอง ผู้อื่น และสังคมอย่างแท้จริง

 ด้วยการขับเคลื่อน ปรับวิธีการ สร้างสรรค์กระบวนงานให้เกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กรแห่งการเรียนรู้ ที่จะช่วยพัฒนาขีดความสามารถของบุคลากร พัฒนางาน และแก้ไขปัญหาหรือช่วยลดต้นทุนให้องค์กรได้

ในขณะเดียวกันยังเป็นการเติมความสุข สร้างโอกาส และเพิ่มความมั่นใจให้บุคลากร ผ่านค่านิยมของการแบ่งปัน และสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทุกคนสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ต่างๆ ได้อย่างทัดเทียมกัน

ย่อมส่งผลต่อศักยภาพ ความได้เปรียบทางการแข่งขัน และความมั่นคงขององค์กรอย่างยั่งยืน.