'ABW’ เทรนด์ออฟฟิศยุคใหม่ มุ่งมีส่วนร่วม& ประโยชน์ใช้สอย

เมื่อบริษัทมีพนักงานเยอะขึ้นก็ต้องขยายพื้นที่ ค่าเช่าก็แพงขึ้น ดังนั้นถ้าใช้วิธีการเดิม ๆก็ต้องจ่ายเพิ่มขึ้นดังนั้นถ้าใช้วิธีการเดิมๆก็ต้องจ่ายเพิ่มขึ้น แต่ ABW ใช้พื้นที่เท่าเดิมแต่รองรับคนได้เยอะขึ้น 

“สมบัติ งามเฉลิมศักดิ์” ผู้ร่วมก่อตั้ง เปเปอร์สเปซ (PAPERSPACE) กล่าวว่านี่คือโจทย์หลักที่ทำให้นักออกแบบพื้นที่สำนักงานหลายประเทศทั่วโลกนำหลักการ Activity-Based Workplace (ABW) มาใช้ (ประสบการณ์ที่ผ่านมา เขาเคยออกแบบสำนักงานให้กับบริษัทระดับโลกอย่างกูเกิล หรือแอร์บีเอ็นบี และได้ใช้หลักการ ABW ออกแบบมาตลอด)

ยกตัวอย่าง พนักงานที่เป็นเซลล์นั้นมักเข้าออฟฟิศ 1-2 วันต่อสัปดาห์ ซึ่งหมายถึงโต๊ะทำงานประจำของเขาจะไม่ได้ใช้งานไป 3 วัน ถ้าสมมุติว่าบริษัทมีเซลล์ 50 คน ก็มีโต๊ะที่ว่าง ถึง 50 โต๊ะที่ไม่ได้ถูกใช้งานถึง 3 วันในแต่ละสัปดาห์ ABW จะเป็นการเกลี่ยพื้นที่ใช้สอยให้สอดคล้องโดยคำนึงถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริงเป็นหลัก สำนักงานที่ใช้หลักการนี้จะมีโต๊ะทำงานประจำแค่ 60% อีก 40% จะมีลักษณะเป็น Hot Desk ให้พนักงานได้ใช้สลับสับเปลี่ยนที่นั่งกันไปเรื่อยๆ

“ขณะเดียวกัน ABW ก็ตอบโจทย์วัฒนธรรมองค์กรได้ด้วย สมัยก่อนคนจะนั่งทำงานในโซนของตัวเอง แต่เพราะบริษัทมีนโยบาย Rotation เลยทำให้แต่ละคนได้มีโอกาสไปรู้จัก และทำงานร่วมกับพนักงานทีมอื่นๆ ทำให้คนต่างทีมได้มาเจอกันโดยบังเอิญ แต่การออกแบบด้วยหลักการนี้จะทำให้คนนอกแผนกกันได้มีโอกาสพบปะและพูดคุยกันมากขึ้น”

เขายังมองว่าแม้จะมีกระแสการทำงานที่บ้าน ทำงานนอกสถานที่ แต่ไม่ว่าอย่างไรโลกอนาคตก็จะยังคงต้องมีสำนักงานอยู่ต่อไป เพียงแค่เป็นการปรับรูปแบบให้เหมาะสมกับยุคดิจิทัล ขนาดของสำนักงานที่เล็กลงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น บางบริษัทไม่จำเป็นต้องมีสถานที่ทำงานเป็นของตัวเอง แต่ยังต้องมีโคเวิร์คกิ้งสเปซ ให้พนักงานได้มาพบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนแนวคิดเพื่อพัฒนาสิ่งต่างๆ เพราะพื้นที่ทำงานที่ส่งเสริมการทำงานของพนักงาน ย่อมส่งผลให้ประสิทธิภาพงานทำงานดีขึ้น ธุรกิจก็จะเติบโตไปด้วยเช่นเดียวกัน

สำหรับประเทศไทย มีบริษัทชั้นนำได้นำแนวคิดนี้มาใช้ในการออกแบบสำนักงานบ้างแล้ว เช่น มายด์แชร์ ประเทศไทย ซึ่งต้องการปรับปรุงพื้นที่ให้มีความพร้อมสำหรับรูปแบบการทำงานในอนาคต และนำแนวคิด ABW มาปรับใช้ ผสมผสานกับการจัดสำนักงานแบบเดิม

“ปัทมวรรณ สถาพร” กรรมการผู้จัดการ มายด์แชร์ ประเทศไทย กล่าวว่า ในยุคที่อุตสาหกรรมถูกขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและเทคโนโลยี บริษัทจะเป็นต้องปรับพื้นที่สำนักงานให้เหมาะกับการทำงานจริงและรองรับอนาคตเพื่อให้เกิดผลสำเร็จสูงสุด ซึ่งสำนักงานของมายด์แชร์ถูกออกแบบมาตั้งแต่ 10 ปีก่อน แน่นอนว่าวิธีการทำงานแตกต่างจากปัจจุบันค่อนข้างมาก พนักงานของมายด์แชร์เวลานี้ต้องการความคล่องตัวและยืดหยุ่นในการทำงาน

“พนักงานของมายด์แชร์ทุกวันนี้ถือเป็นคนทำงานยุคดิจิทัลที่ไร้กรอบ ต้องการความรวดเร็วในการทำงาน และการทำงานแบบทีมเวิร์ค โจทย์ของเราก็คือ พื้นที่ทำงานแบบใดจะเข้ากับวิถีของพวกเขา ที่จะเพิ่มขีดความสามารถ สร้างความคิดสร้างสรรค์ เกิดการต่อยอดทางความคิด นำเสนอสิ่งที่ดีที่สุดให้กับลูกค้าได้ เราต้องการสำนักงานที่รองรับการทำงานในอนาคต ทำให้พนักงานปัจจุบันมีความภาคภูมิใจที่ได้ทำงานที่นี่และอยากทำงานต่อไป รวมไปถึงการดึงดูดคนที่มีความสามารถให้อยากเข้ามาร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรเรา”

ขณะเดียวกัน ยุคของการขับเคลื่อนข้อมูลเพื่อสร้างข้อได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจ จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทุกประเภทเข้ามาช่วยผลิตผลงาน พื้นที่สำนักงานใหม่ที่ยึดตามหลัก Agile นั้นช่วยให้เกิดการทำงานที่รวดเร็ว ลดการทำงานที่เป็นขั้นตอนและงานด้านเอกสารลง สร้างการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน ลดการแบ่งลำดับขั้นของพนักงานเพื่อให้ได้การปฏิสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกว่าเดิม เกิดการแบ่งปันและเรียนรู้กันภายในทีมและระหว่างทีมมากขึ้น พนักงานของแต่ละทีได้มีโอกาสร่วมมือและเรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญในทีมด้วย ส่งผลให้ทุกคนทำงานได้ดีขึ้นและช่วยพัฒนาธุรกิจของลูกค้าได้อย่างเต็มที่

สมบัติ กล่าวว่าการออกแบบทุกครั้งจะเริ่มต้นจากการวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงาน กิจวัตรประจำวัน และเป้าหมายของผู้บริหารองค์กรซึ่่งต้องการให้พนักงานแต่ละแผนกมีปฏิสัมพันธ์กันมากกว่าเดิม พื้นที่ของสำนักงานใหม่ต้องสามารถรองรับจำนวนพนักงานได้มากขึ้น แต่ไม่ต้องขยายพื้นที่ เกิดวัฒนธรรมองค์กรใหม่ที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งปัญหาหลักๆ ที่พบคือความแออัดของที่นั่ง รวมไปถึงรูปแบบการจัดสำนักงานที่ไม่สอดคล้องกับการทำงานในปัจจุบัน โต๊ะทำงานใหม่จึงถูกออกแบบให้มีขนาดเล็กลงเพื่อรองรับยุคดิจิทัลและเอื้อต่อการใช้งานเทคโนโลยีได้สะดวกขึ้น

ต่างไปจากอดีตที่ต้องการโต๊ะทำงานขนาดใหญ่เพราะต้องวางเอกสารจำนวนมากบนโต๊ะ เปลี่ยนจากที่เคยต้องมีโต๊ะทำงานประจำให้กับพนักงานทุกคน มาเป็นการเตรียมพื้นที่ทำงานในรูปแบบที่หลากหลาย ตั้งแต่โต๊ะทำงานประจำ (Fixed desk) สำหรับตำแหน่งที่ต้องนั่งทำงานกับโต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการเงิน บัญชี หรือฝ่ายบุคคล ส่วนตำแหน่ง ที่ไม่จำเป็นต้องทำงานที่โต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการตลาด หรือฝ่ายขาย จะถูกเตรียมพื้นที่ทำงานที่หลากหลายไว้ เช่น Hotdesk, Phonebooth, Meeting pod คล้ายๆ กับในโคเวิร์คกิ้งสเปซ เพื่อให้พนักงานสามารถเลือกใช้งานพื้นที่ได้ตามความต้องการในช่วงเวลาต่างๆ ของวันได้อย่างคล่องตัว

“เดิมทีพื้นที่โถงกลางถือเป็นพื้นที่ที่โดดเด่นที่สุดแต่กลับมีคนใช้พื้นที่บริเวณนี้น้อยมาก เปเปอร์สเปซจึงใช้การออกแบบมาแก้ปัญหาโดยปรับปรุงการใช้งาน สีสัน แสงสว่าง รวมไปถึงบรรยากาศ เพื่อก่อให้เกิดการทำงานร่วมกัน ของพนักงานมากขึ้นกว่าที่ผ่านมา สร้างฟังก์ชั่นที่เหมาะสมใช้งานได้จริงเพื่อให้พนักงานอยากมาใช้งานมากขึ้น อาทิ มุมพบปะพูดคุย มุมกาแฟ พื้นที่สันทนาการ ห้องออกกำลังกาย สามารถปรับให้เป็นห้องประชุมทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ซึ่งจะนำมาซึ่งการพัฒนาการทำงานของทั้งองค์กรให้ดีขึ้น เพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงาน เกิดการทำงานแบบโปรแอคทีฟ”

ปัทมวรรณ บอกว่าผลของการปรับปรุงสำนักงานครั้งนี้ พนักงานส่วนใหญ่ให้เสียงตอบรับในทางที่ดี ทั้งเรื่องของปฏิสัมพันธ์ระหว่างทีมต่างๆ ที่ดีขึ้น รวมถึงความยืดหยุ่นของการทำงานที่คล่องตัวขึ้น นอกจากนี้ยังได้เสียงตอบรับที่ดีมากจากผู้บริหารจากหลายประเทศว่า มายแชร์ ประเทศไทย เป็นสำนักงานที่ดีที่สุดแห่งหนึ่งของมายแชร์ทั่วโลก ในแง่ของพนักงาน ทุกคนคนรู้สึกว่าที่นี่กลายเป็นบ้านหลังที่สองที่จะส่งผลต่อการทำงานที่ดีให้กับลูกค้าของมายด์แชร์ ด้วยพื้นที่และการออกแบบช่วยทลายกำแพงความเป็นส่วนตัวสู่การเป็นครอบครัวใหญ่