นโยบายที่หน่วยงาน ‘ควรมี’ ต่อ ‘การทำงานทางไกล’

ช่วงภาวะการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่า หลายหน่วยงานเริ่มพูดถึงการทำงานทางไกล เช่น การทำงานจากที่บ้าน ดังนั้นถึงเวลาที่องค์กรหรือบริษัทต่างๆ จะต้องกำหนดนโยบายและวิธีการทำงานทางไกล ให้เป็นแนวปฏิบัติเดียวกัน

ช่วงวิกฤติไวรัสโควิด-19 หลายหน่วยงานเริ่มพูดถึงการทำงานทางไกล บางครั้งจำเป็นต้องให้พนักงานต้องทำงานมาจากที่บ้าน หรือบางกรณีอาจมีความจำเป็นต้องปิดที่ทำงานทำให้พนักงานเข้ามาทำงานไม่ได้ ผู้บริหารหลายๆ คนคิดว่า ในปัจจุบันเรามีเทคโนโลยีดิจิทัลที่ก้าวหน้า พนักงานส่วนใหญ่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ มีโทรศัพท์มือถือ หน่วยงานก็มีแอพพลิเคชั่นหลายตัวบนระบบคลาวด์ ที่ทำให้พนักงานใช้งานจากที่ใดก็ได้ ก็น่าจะทำให้ทุกๆ คนมีความพร้อมทำงานทางไกลได้

แม้จะมีงานวิจัยที่ระบุว่า การทำงานทางไกลสามารถทำงานได้มากกว่าการเดินทางมาที่ทำงาน แต่โดยแท้จริงแล้วการทำงานทางไกลเป็นเรื่องยากที่จะให้ได้ประสิทธิภาพเหมือนกับมาทำงานในหน่วยงาน เพราะพนักงานจะทำงานได้ดีนั้น นอกจากการจะต้องรู้จักการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลที่จำเป็นแล้ว ยังต้องมีวินัยและความรับผิดชอบในการทำงานที่ดี และสำคัญที่สุดบริษัทควรจะต้องมีนโยบายในการกำหนดวิธีการทำงานทางไกลของพนักงานเพื่อกำหนดเป็นแนวทางปฏิบัติ

ตัวอย่างของการกำหนดนโยบายการทำงานทางไกลที่สำคัญอาจมี ดังนี้

1.หน่วยงานต้องกำหนดตำแหน่งงานของพนักงานที่มีสิทธิ์ทำงานนอกสถานที่ โดยจะต้องวิเคราะห์จากลักษณะงานของพนักงานว่าตำแหน่งใดสามารถจะปฏิบัติงานนอกที่ทำงานได้ ซึ่งบางตำแหน่งอาจไม่สามารถทำงานนอกสถานที่ได้ แต่หากเกิดวิกฤติบางอย่างหน่วยงานอาจจะต้องพิจารณาอนุโลมและกำหนดลักษณะงานให้กับพนักงานใหม่เพื่อสามารถทำงานทางไกลได้

2.พนักงานที่ได้รับอนุญาตให้ทำงานทางไกลได้ ทางหน่วยงานจำเป็นต้องมีนโยบายกำหนดเวลาในการทำงาน เช่น 9.00-17.00 น. หรืออาจอนุญาตให้พนักงานเลือกเวลาทำงานได้เองแต่ต้องแจ้งล่วงหน้า เพื่อทางหน่วยงานสามารถจะตรวจสอบได้

3.หน่วยงานต้องกำหนดวิธีการประเมินประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานที่ทำงานทางไกล ซึ่งวิธีการประเมินมีได้หลายรูปแบบตั้งแต่ประเมินเวลาในการทำงาน ประเมินจำนวนชิ้นงานที่ทำได้ ประเมินรายได้ของหน่วยงาน หรือประเมินจำนวนลูกค้าที่พนักงานติดต่อ

4.หน่วยงานต้องกำหนดนโยบายในการที่จะให้พนักงานที่ทำงานทางไกลสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน หรือผู้บังคับบัญชา ตลอดจนลูกค้า ว่าควรจะต้องใช้ระยะเวลานานเท่าไรในการสื่อสาร ซึ่งถ้าเป็นเวลาทำงานก็ควรตอบกันอย่างทันทีทันใด ตลอดจนต้องกำหนดวิธีการหรือเครื่องมือที่จะใช้ในการสื่อสารด้วย

5.พนักงานที่ทำงานทางไกลจะต้องมีเครื่องมือที่สามารถใช้ในการทำงานได้ สิ่งจำเป็นคือ เครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบอินเทอร์เน็ตที่ดี ตลอดจนซอฟต์แวร์ต่างๆ ในการทำงาน เช่น ซอฟต์แวร์ในการทำเอกสารร่วมกัน ซอฟต์แวร์ในการประชุมออนไลน์ ระบบคลาวด์ ในการแชร์เอกสารต่างๆ ซึ่งหน่วยงานอาจต้องเป็นฝ่ายจัดหาระบบเหล่านี้ให้กับพนักงาน

6.หน่วยงานต้องมีทีมงานด้านเทคนิค ให้การสนับสนุนกับพนักงานที่ทำงานทางไกลที่อาจต้องการความช่วยเหลือหรือขอคำปรึกษาทางด้านไอทีต่างๆ

7.หน่วยงานต้องเห็นความสำคัญของการทำงานทางไกลและในกฎระเบียบของบริษัทจะต้องระบุอย่างชัดเจนว่าการทำงานทางไกลโดยไม่เข้ามาในที่ทำงาน ถือว่าเป็นการมาทำงานตามปกติ หากพนักงานปฎิบัติถูกต้องตามข้อบังคับ

8.หน่วยงานอาจจะต้องมีนโยบายการพิจารณาอนุมัติสถานที่ ซึ่งพนักงานต้องการใช้ในการทำงานทางไกลว่ามีความเหมาะสม และมีสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

9.การทำงานทางไกลบางครั้งอาจมีปัญหาเรื่องความปลอดภัยทางด้านไอที หน่วยงานจะต้องมีนโยบายที่ชัดเจนในเรื่องการใช้ข้อมูลของบริษัท การส่งข้อมูลและเอกสารของหน่วยงาน ตลอดจนการใช้ซอฟต์แวร์ต่างๆ ต้องมีระบบความปลอดภัยด้านไอทีที่ดี

10.หน่วยงานจะต้องสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการว่าการทำงานทางไกลของพนักงานจะทำให้ได้รับการบริการที่ดีเช่นเดิม ตลอดจนข้อมูลต่างๆ ของลูกค้าและบริษัทมีความปลอดภัยไม่รั่วไหลออกไปภายนอก

ดังนั้นถ้าหน่วยงานสามารถกำหนดนโยบายได้ตามตัวอย่างที่ยกมานี้ การทำงานของพนักงานจากนอกที่ทำงานก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น และด้วยสถานการณ์เช่นนี้ อาจถึงเวลาแล้วที่บริษัท หรือหน่วยงานเตรียมพิจารณานโยบายเหล่านี้ไว้ล่วงหน้า