‘ออฟฟิศ’ หลังยุคโควิด

โลกหลังยุคโควิดจะมีการเปลี่ยนแปลงในหลายด้าน และเรื่องหนึ่งที่เป็นประเด็นถกเถียงกันคือรูปแบบและลักษณะของออฟฟิศหรือที่ทำงานจะเป็นยังอย่างไรหลังโควิดคลี่คลายลง? 

โควิดทำให้ทุกคนทุกองค์กรต้องปรับตัวเข้าสู่การทำงานแบบทางไกล (Remote Working) โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำงานที่บ้าน (Work from Home) และสิ่งที่พบก็คือการทำงานที่บ้านไม่ได้ทำให้ผลิตภาพในการทำงานลดลงมากอย่างที่กังวล ขณะเดียวกันก็ทำให้พนักงานได้มีความสมดุลในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว และมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น อย่างไรก็ดี การทำงานจากที่บ้านกันเยอะๆ ก็ทำให้ผู้บริหารบางท่านกังวลเรื่องของความร่วมมือกันระหว่างพนักงาน รวมทั้งเรื่องของการคิดสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ และการสร้างวัฒนธรรมองค์กร ดังนั้น คำถามที่อยู่ในใจคือหลังจากโควิดคลี่คลายออฟฟิศในอนาคตจะเป็นในรูปแบบใด?

ก่อนยุคโควิด พนักงานจะเข้ามาทำงานตามเวลาที่ชัดเจน ทุกคนมีโต๊ะทำงาน รูปแบบของออฟฟิศมักจะเป็นแบบเปิดเพื่อให้พนักงานได้เกิดการสื่อสารกันตลอดเวลา ขณะที่บางองค์กรผู้บริหารจะให้ความสำคัญของการเสนอหน้าหรือปรากฏตัวของพนักงาน ฯลฯ แต่ทั้งหมดนี้ได้เปลี่ยนไปเนื่องจากโควิด และจริงๆ แล้วกลับเป็นโอกาสอันดีที่องค์กรจะคิดและออกแบบออฟฟิศใหม่ โดยมีสามแนวทางหลักๆ ในการออกแบบรูปแบบการทำงานและออฟฟิศสำหรับอนาคต

แนวทางแรกเป็นแบบที่ปรับเปลี่ยนแบบสุดๆ ตัวอย่างเช่น Dropbox ที่นำแนวคิดในเรื่องของ Deskless มาใช้ นั้นคือในออฟฟิศของบริษัทจะไม่ให้พนักงานเข้ามาเพื่อทำงานในลักษณะของการทำงานคนเดียวอีกต่อไป แต่จะเข้ามาทำงานได้ก็ต่อเมื่อต้องมีกิจกรรมหรือการประชุมร่วมกับผู้อื่น

Dropbox คิดไกลถึงขั้นที่ว่าพนักงานอาจจะเข้าออฟฟิศเพียงสัปดาห์หรือเดือนละครั้งเพื่อประชุมเท่านั้น พนักงานส่วนใหญ่จะมีอิสระและความยืดหยุ่นในการเลือกว่าจะอาศัยและทำงานที่ไหน สำหรับพนักงานที่ไม่ชอบที่จะนั่งทำงานที่บ้าน ก็สามารถเลือกที่จะไปนั่งทำงานตาม Co-working Space ต่างๆ ที่บริษัทเป็นสมาชิก

Dropbox มองว่าการออกแบบออฟฟิศในรูปแบบใหม่ข้างต้นจะทำให้พนักงานมีความพึงพอใจเนื่องมาจากความยืดหยุ่นและความเป็นอิสระในการเลือกสถานที่ทำงาน ขณะเดียวกันก็ยังสามารถรักษารูปแบบการทำงานร่วมกันที่เป็นเอกลักษณ์ของบริษัทได้ นอกจากนี้ประโยชน์สำคัญที่จะได้คือการประหยัดและลดต้นทุนในเรื่องของการต้องเช่าพื้นที่เพื่อทำเป็นสำนักงาน

แนวทางที่สอง เป็นแนวทางที่ถือว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงจากยุคก่อนโควิดเลย นั้นคือไม่ได้ใช้โอกาสจากโควิดในการปรับเปลี่ยนใดๆ ทั้งสิ้น ยังคงกลับไปสู่รูปแบบและวิธีการทำงานแบบเดิมๆ นั้นคือพนักงานก็เข้ามาทำงานในออฟฟิศ 100% ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในรูปแบบหรือวิธีการทำงานจากก่อนยุคโควิดแต่อย่างใด

แนวทางที่สาม เป็นแนวทางแบบผสมผสานหรือ Hybrid ที่ในแต่ละวันจะมีพนักงานบางส่วนเข้ามาทำงาน ขณะเดียวกันก็มีพนักงานบางส่วนที่ทำงานแบบทางไกล ซึ่งในรูปแบบผสมผสานนั้นแต่ละบริษัทก็จะมีรูปแบบการบริหารจัดการที่แตกต่างกันออกไป ตัวอย่างเช่น VMware บริษัทด้านไอทีชื่อดัง กำลังอยู่ระหว่างการปรับปรุงทางกายภาพ เพื่อให้พื้นที่ 50-70% ได้รับการออกแบบเพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกันของพนักงาน ขณะเดียวกันประมาณ 20% ของพนักงานก็จะยังคงเข้ามาทำงานในออฟฟิศตามปกติ

ถ้าออฟฟิศในอนาคตเปลี่ยนไป การเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นนั้นจะไม่ใช่เพียงแค่ทางด้านกายภาพและการเข้ามาทำงานของพนักงานเท่านั้น แต่จะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในประเด็นอื่นๆ อีก ไม่ว่าจะเป็นการไม่จำเป็นต้องมีเวลาเข้าออกการทำงาน นโยบายและบริการในด้าน HR จะต้องเปลี่ยนไป รูปแบบการทำงานกลุ่มและปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในกลุ่มที่จะต้องเปลี่ยนไป แนวทางในการสร้างและรักษาวัฒนธรรมองค์กรจะเปลี่ยนไป หรือแม้กระทั่งวิธีการและระบบประเมินผลก็จะต้องเปลี่ยนไป เป็นต้น

เพราะฉะนั้นสิ่งที่ผู้บริหารจะต้องพิจารณาและตัดสินใจก่อนคือ เมื่อโควิดผ่านพ้นไปแล้วจะมองการทำงานของออฟฟิศไปในรูปแบบใด ระหว่างรักษารูปแบบเดิมไว้ ผสมผสานหรือปรับออฟฟิศเป็นสถานที่ประชุมและการทำงานกลุ่มเท่านั้น?