บริหาร Remote Workers ตัวไกล ใจใกล้ งานได้

และบางคนอยู่บ้านแต่ไม่ทำงานสักเท่าไร เอาเวลาไปติดตามข่าวโควิด 19 ดูหนัง เล่นไลน์ ถ่ายคลิปไว้อัปขึ้นในติ๊กต็อก...ซะอย่างนั้น

ที่กล่าวมานี้มีหลักฐานนะคะ เพราะเร็วๆนี้ผลการสำรวจพฤติกรรมพนักงานในหลายประเทศ (เช่น สหรัฐอเมริกา อังกฤษ เยอรมนี ฝรั่งเศส สเปน อิตาลี จีน อินเดีย ญี่ปุ่น เกาหลีใต้ อินโดนีเซีย ฟิลิปปินส์ บราซิล และอัฟริกาใต้) จากแม็คคินซีย์บริษัทที่ปรึกษาชั้นนำระดับโลกระบุว่า ในช่วงโควิด 19 ระบาดและนโยบายของรัฐบาลหลายประเทศได้รณรงค์ให้พนักงานอยู่ทำงานที่บ้านนั้น พนักงานของทุกประเทศที่กล่าวมานี้ล้วนใช้เวลาส่วนใหญ่ในการเสพย์ข่าวจากสื่อต่างๆมากเป็นลำดับแรก

รองลงมาคือการดูหนังและเล่นเกมส์ออนไลน์ค่ะ มีเพียงคนในประเทศจีนและอินเดียเท่านั้นที่ดูจะใช้เวลาในการทำงานมากกว่าประเทศอื่น เสียดายที่การสำรวจครั้งนี้ไม่รวมประเทศไทย เลยไม่ทราบแน่ชัดว่าพนักงานไทยเราเอาเวลาที่ควรทำงานที่บ้านไปทำงานหรือทำอย่างอื่น?

ทั้งนี้ผู้เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารองค์กรหลายท่านเชื่อว่าแม้หลังโรคระบาดนี้ซาลงแล้วองค์กรหลายองค์กรน่าจะยังมีนโยบายให้พนักงานบางส่วนทำงานอยู่ที่บ้าน ดังนั้นการที่มีแนวโน้มว่าองค์กรทั่วโลกจะส่งเสริมนโยบาย WFH ต่อไป ผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานจึงควรเรียนรู้หลักการบริหารพนง. WFH และพนง. ที่ทำงานนอกสถานที่ให้มีกำลังใจในการสร้างผลงานที่ดี โดยดิฉันขอเรียกพนง. ที่ไม่ได้ทำงานในสนง. รวมๆกันโดยใช้อักษรย่อว่า RW (Remote Workers หรือพนง. ที่ทำงานนอกสนง.) นะคะ

การบริหารให้พนักงานมีแรงจูงใจและสร้างผลงานในช่วง WFH มีผลกระทบทางลบอะไรบ้างกับคนทำงาน? จากการสำรวจความเห็นของพนง. ที่ไม่ได้ทำงานอยู่ใน สนง. ของสถาบันต่างๆ  สรุปได้ว่ามีประเด็นสำคัญที่ผู้บริหารพึงทราบและหาทางแก้ไขปัญหาโดยเรียงตามลำดับดังนี้ คือ มีปัญหาว่าทำงานที่บ้านแล้วไม่รู้ว่าเมื่อไรเป็นเวลางาน เมื่อไรเป็นเวลาของตนเองและครอบครัวที่บ้าน (เพราะทุกคนถูกตามงานได้ตลอดเวลาที่ทำงานอยู่บ้าน) ประเด็นต่อๆไปคือ รู้สึกโดดเดี่ยวเหงาหงอย มีปัญหาเรื่องการติดต่อประสานงานขอความร่วมมือสนับสนุนจากคนอื่น รู้สึกว่าไม่มีสมาธิในการทำงานเท่าที่ควร มีปัญหาเรื่องความแตกต่างของเวลา (ในกรณีต้องติดต่องานต่างประเทศ) ขาดแรงจูงใจในการทำงาน และมีปัญหาเรื่องสัญญาณอินเตอร์เน็ตไม่เสถียรและไม่มีคอมพิวเตอร์เป็นของตัวเอง

สร้างค่านิยม วินัย แรงจูงใจและผลงานของ RW ก่อนที่จะปล่อยให้พนง. ไปทำงานที่บ้านหรือนอกสถานที่ ผู้บริหารควรเรียกประชุมพนง. ให้มาพบกันแบบเห็นหน้าเห็นตากันก่อน โดยเน้นย้ำว่าค่านิยมในการทำงานขององค์กรที่ต้องการให้พนง. ทุกคนจำใส่ใจและถ่ายทอดลงในพฤติกรรมการทำงาน เช่น เน้นคุณภาพ ความโปร่งใส ความสร้างสรรค์ การอนุรักษ์พลังงานและสิ่งแวดล้อม เป็นต้น โดยเฉพาะพนง. ที่เพิ่งเข้ามาใหม่ยิ่งเป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องให้ความใส่ใจปฐมนิเทศน์ปลูกฝังค่านิยมองค์กรให้ถูกต้อง และต้องคอยติดตามดูแลพนง. เป็นพิเศษเพราะอาจเดินเป๋ออกนอกเส้นทางได้ง่ายเมื่อไม่ได้ทำงานที่สนง.

ระบุเป้าหมายของการทำงาน ระบบการสื่อสารและการติดตามงานที่ชัดเจน หัวหน้างานมีความรับผิดชอบที่จะต้องสื่อสารทำความเข้าใจกับพนง. ทุกคนในทีมถึงเป้าหมาย ผลลัพธ์การทำงานของทีม ความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีมให้ชัดเจนด้วยลายลักษณ์อักษรและด้วยวาจาเพื่อให้มั่นใจว่าแต่ละคนรับรู้และเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเองดี จากนั้นทำความตกลงร่วมกันว่าจะมีตารางการประชุมกลุ่มทางออนไลน์เพื่อติดตามผลงาน ขอคำปรึกษา ขอความช่วยเหลือสนับสนุนกันทุกวันและเวลาใด

ทั้งนี้มีข้อเสนอแนะว่าถ้าจะให้ดีควรนัดพูดคุยกันเป็นประจำทุกวันตอนเช้าหรือเย็น หรือทั้งเช้าทั้งเย็นขึ้นอยู่กับลักษณะงาน ถ้าเป็นงานบริการคงจำเป็นต้องคุยกันบ่อยหน่อย แต่อย่างน้อยวันละหนจะเป็นเรื่องดีเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ต่อเนื่อง สำหรับระยะเวลาที่ใช้ในการประชุมประจำวันไม่ควรนานมากเกิน 1 ชม. ถ้าเป็นไปได้ประมาณสัก 30 นาทีก็ควรจะพอเพียง ถือเป็น Morning brief หรือ Evening brief ที่ฝึกให้ทีมงานรวมทั้งหัวหน้ารู้จักการประชุมที่กระชับ เข้าเรื่อง ไม่เยิ่นเย้อ และถ้ามีงานด่วนหรือโครงการใหญ่ที่ต้องทำ อาจพิจารณาเพิ่มความถี่ของการประชุมได้ตามความเหมาะสม อย่าห่างเกินไปจนตามงานไม่ติด สมาชิกรู้สึกแปลกแยก แตกแยก และเหงาเศร้า หรือถี่ไปจนสมาชิกเบื่อหน่าย

จัดเตรียมอุปกรณ์การทำงานและระบบสนับสนุน เนื่องจากพนง. แต่ละคนมีบ้านและมีฐานะทางการเงินไม่เหมือนกัน ดังนั้นเมื่อมีนโยบายให้พนง. ทำงานที่บ้านหรือนอกสถานที่ก็ต้องจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ให้พร้อม รวมทั้งการเข้าถึงอินเตอร์เน็ตที่มีความเสถียร มีระบบหรือจนท. หน่วยสนับสนุนเมื่อพนง. มีปัญหาในการใช้โปรแกรมต่างๆ

สื่อสารและบริหารพนง. แต่ละคนในแบบเฉพาะตัวบุคคล (Personalize communication and management approach) นอกเหนือจากการนัดประชุมประจำวันแล้ว หัวหน้างานควรจัดสรรเวลางานในแต่ละสัปดาห์ที่จะสื่อสารพูดคุยแลกเปลี่ยนคิดเห็นและให้คำปรึกษาลูกทีมแต่ละคนเป็นการเฉพาะ เป็นระยะๆ ตามลักษณะนิสัยของแต่ละคน บางคนขี้เหงาชอบสังคม ก็อาจคุยด้วยบ่อยหน่อย บางคนเป็นคนชอบทำงานเงียบๆ ก็คุยด้วยไม่ต้องบ่อยนัก จัดให้แต่ละคนตามนิสัย เพื่อให้การสื่อสารและความสัมพันธ์ไม่ขาดตอน เป็นการสร้างความไว้วางใจในขณะที่ลูกทีมอยู่ห่างตาแต่ไม่รู้สึกห่างใจ โดยเฉพาะพนง. ใหม่ หัวหน้างานควรใส่ใจสื่อสารพูดคุยด้วยเป็นประจำ

ให้คำแนะนำในการเตรียมตัวเมื่อต้องทำงานที่บ้านและนอกสนง. คนที่ไม่เคยทำงานที่บ้านมาก่อนอาจรู้สึกแปลกและสับสน จัดแบ่งเวลาไม่เป็น บ้าทำงานทั้งวัน หรือตามใจตนเองทำสิ่งที่ตนเองชอบจนไม่ได้ทำงาน หรือถูกลูกกวนจนไม่เป็นอันทำงาน ฯลฯ หัวหน้างานร่วมกับแผนก HR ควรจัดประชุมย่อยให้คำแนะนำการบริหารเวลา การจัดสถานที่ทำงานในบ้านที่มีพื้นที่จำกัด การบริหารลูกๆที่บ้าน เช่น หาฉากหรือผ้ามากั้นรอบโต๊ะทำงานของพ่อแม่เวลาทำงานตอน 8-10.00 น. ให้ลูกรู้ว่าลูกควรไปอ่านหนังสือหรือเล่นเกมส์กับพี่ๆน้องๆ จากนั้นพอเวลา 10.00-10.30 อนุญาตให้ลูกเข้ามาพูดคุยกับพ่อแม่ได้ จากนั้นเป็นช่วงพักเที่ยง และพักบ่าย เป็นต้น

พ่อแม่เองก็ต้องไปสื่อสารและฝึกลูกๆให้มีวินัยเหมือนพ่อแม่ตอนอยู่ที่บ้านเช่นกัน และควรจัดตารางกิจกรรมประจำวันให้ลูกทำจัดหากิจกรรม เกมฝึกสมอง ภาพยนตร์ที่มีสาระเหมาะกับวัย เวลาในการทบทวนบทเรียน การช่วยทำงานบ้าน ให้ลูกได้เล่น เรียนรู้และช่วยงานบ้านไปด้วย เสาร์อาทิตย์ควรเป็นวันของครอบครัวที่จะได้ออกกำลังกาย สนุกสนานร่วมกัน เป็นต้น สำหรับองค์กรที่มีแผนก HR ที่มีความพร้อม ควรจัดให้ HR เป็นที่ปรึกษาที่พนง. สามารถติดต่อขอคำแนะนำเมื่อมีปัญหาในการปรับตัวทำงานที่บ้านได้ด้วย ไม่ใช่ปล่อยให้ลูกทีมหาทางแก้ปัญหาเองตามบุญตามกรรม

จัดให้ทีมพบกันแบบเห็นหน้าเห็นตากันเป็นระยะๆ ในทุกตำราและบทความที่ดิฉันได้ศึกษามาเรื่องการบริหาร RW ผู้เชี่ยวชาญระบุไว้เสมอว่าถึงทีมงานจะติดต่อกันได้ผ่าเทคโนโลยี่ทันสมัย แต่ก็ยังจำเป็นที่จะต้องพบปะหน้าค่าตากันเป็นระยะๆ เช่น เดือนละครั้ง เพราะไม่มีอะไรมาทดแทนการสื่อสารพบหน้ากันแบบตัวต่อตัวค่ะ เพราะมนุษย์เป็นสัตว์สังคม ไม่ใช่หุ่นยนต์

ขอให้การทำงานแบบ WFH และการทำงานนอกสนง. ของพนง. RW ที่จะกลายเป็น New Normal ในเร็วๆนี้ประสบความสำเร็จค่ะ