‘ประชุมทิพย์’ อย่างมีมารยาท

การประชุมผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์คงจะเป็นสรณะของเรากันอีกยาวนาน เว้นเสียแต่จะมีอภิปาฏิหาริย์เกิดขึ้นเท่านั้น เราอยู่กับการประชุมผ่านหน้าจอกันมานานปีกว่าแล้ว แต่ยังพบพฤติกรรมแปลกๆ ที่ไม่เหมาะสมเกิดขึ้นในระหว่างการประชุมให้เห็นกันเสมอ แม้กระทั่งในการประชุมของคนใหญ่คนโต จึงน่าจะมาทบทวนมารยาทในการประชุมผ่านจอภาพกันอีกวาระหนึ่ง

       ธรรมเนียมที่มีมาแต่ดั่งเดิมคือ มาประชุมก่อนเริ่มการประชุม ยิ่งเป็นการประชุมผ่านจอคอมพิวเตอร์ยิ่งควรเข้าแอพที่ใช้ในการประชุมก่อนเวลาเริ่มประชุม โดยใช้เวลาช่วงนั้นทดสอบการใช้งานแอพให้ครบถ้วนทุกหน้าที่ก่อน ดูว่าเปิดกล้องปิดกล้องได้อย่างไร เปิดไมค์ได้ตรงไหน จะแชทข้อความกดตรงไหน ซึ่งในระหว่างนั้นยังไม่ควรกดปุ่มเข้าประชุม จะเข้าไปต่อเมื่อพร้อมแล้วเท่านั้น เพราะท่านผู้นำไปปล่อยไก่ ทำอะไรไม่เป็นกลางการประชุมจะดูแย่มาก

มารยาทพื้นฐานคือ เข้าประชุมผ่านจอภาพ โดยมuความสามารถในการใช้เครื่องมือการประชุมดีเพียงพอ อย่าสั่งการให้ลูกน้องช่วยทำตรงนั้นตรงนี้ในระหว่างการประชุม ระวังไว้เสมอว่ามีคนอื่นมองเห็นหลังฉากการประชุมเสมอ

ในการประชุมผ่านจอภาพนั้น ภาพของผู้เข้าประชุมมีผลต่อประสิทธิผลในการประชุมมาก ผู้เข้าประชุมควรเปิดกล้องให้ทุกคนเห็นในระหว่างการประชุม มุมกล้องมีความสำคัญกับภาพที่คนอื่นจะเห็นบนจอมากๆ  ประชุมอย่างมีมารยาทคือเลือกมุมกล้องที่ให้เห็นภาพตัวเราในสภาพเหมือนกับว่าเรากำลังประชุมจริงๆ ไม่ใช่เห็นแค่ด้านข้าง เห็นแค่หน้าผาก ปากหายหมด พยายามเลือกมุมกล้องที่ทำให้คนอื่นเห็นความเป็นตัวตนของเราในการประชุมนั้น

ตัวตนเป็นภาษากายที่สื่อสารหลากหลายความหมายที่เป็นประโยชน์สำหรับการประชุม ตัวตนบอกได้ว่าเราเข้าใจประเด็นการประชุมหรือไม่ ตัวตนบอกสถานการณ์ของการประชุมได้ว่าเคร่งเครียดแค่ไหน  ในขณะเดียวกันต้องรู้ว่าในเหตุการณ์ใดบ้างที่ควรจะต้องปิดกล้องเป็นการชั่วคราว จะรับโทรศัพท์ระหว่างประชุมก็ปิดกล้องเสียหน่อย ลูกน้องเอาแฟ้มมาให้ก็ไม่ต้องให้ใครเห็นก็ได้  แต่ชั่วคราวไม่ได้หมายถึงแทบทั้งหมดของเวลาในการประชุม  รวมทั้งเมื่อประชุมทิพย์กันจากบ้าน การแต่งกายก็ระวังอย่าให้เป็นชุดอยู่บ้านจนเกินเลยไป การเลือกมุมกล้องและการแต่งกายที่ให้ได้ภาพที่แสดงตัวตนได้เป็นมารยาทสำคัญของการประชุมผ่านจอภาพ

การปล่อยเสียงที่ไม่เกี่ยวกับการประชุมผ่านไมค์ที่เปิดทิ้งไว้ เป็นมารยาทที่ไม่ดี กำลังประชุมจากบ้าน เปิดไมค์ในระหว่างหมาเห่าคนเอาของมาส่ง เปิดไมค์ไว้ขณะคุยโทรศัพท์กับกิ๊กอาจกลายเป็นคลิปบนอินเทอร์เน็ตได้ง่ายๆ ดังนั้นในระหว่างที่ไม่ได้อภิปรายอะไรในประชุมควรปิดไมค์ไว้เสมอ เพื่อกันเสียงที่ไม่เกี่ยวกับการประชุมหลุดรอดเข้าไป ซึ่งส่วนใหญ่เป็นเสียงที่มีโอกาสสร้างความขายหน้าได้มากเสียด้วย แต่ต้องมีสติที่จะเปิดไมค์ก่อนพูดเสมอ 

 แม้แต่ในการประชุมร่วมกันในห้องเดียวกัน การอภิปรายที่ยืดยาวเกินควร และการพูดแทรกกันไปมาก็ยังเกิดขึ้นได้ เห็นหน้าเห็นตากันก็ยังไม่รู้ตัว ดังนั้น จึงต้องมีมารยาทว่าเมื่อไรใครจะพูด ซึ่งการประชุมผ่านจอภาพดูกันได้ยากกว่าว่าใครอยากจะพูด และที่กำลังพูดอยู่นั้นใกล้จบหรือยัง เราจึงพบเห็นการพูดแทรกกันเกิดขึ้นเสมอ ดังนั้น ควรรักษามารยาทในการพูดจาในการประชุมว่า พูดต่อเมื่อประธานที่ประชุมอนุญาตให้พูด รู้จักยกมือผ่านแอพ ใช้แชทขออภิปราย  พูดแล้วก็ต้องมีสัญญาณบอกประธาน บอกคนอื่นด้วยว่าพูดเสร็จแล้ว อย่าใช้วิธีเงียบไปเฉยๆ เพราะคนอื่นแยกไม่ออกว่าเงียบระหว่างประเด็น หรือเงียบเพราะจบเรื่องที่จะพูด

แอพในการประชุมส่วนใหญ่ยอมให้เปลี่ยนชื่อที่ปรากฏในการประชุมได้ ดังนั้น มารยาทที่ดีอีกอย่างหนึ่งคือแสดงชื่อของเราที่เหมาะสมกับการประชุมนั้นๆ ท่านผู้นำประชุมผ่านจอภาพโดยใช้ชื่อบนหน้าจอว่า iPad คงดูไม่ค่อยดีนัก แสดงตัวตนด้วยชื่อที่ทุกคนในการประชุมรู้ว่าใครเป็นใคร เหมือนกับที่ในการประชุมของหน่วยงานของรัฐชอบตั้งป้ายชื่อหน้าที่นั่งประชุมนั่นแหละ

เรายังต้องอยู่กับการ “ประชุมทิพย์” กันอีกนาน ช่วยๆ กันทำให้ภาพการประชุมดูดีอาจช่วยให้เรื่องแย่ๆ ที่ต้องประชุมกันอีกมากมายเบาลงไปได้บ้าง.