สำนักงานไฮบริด

วิถีการทำงานของเราถูกปรับเปลี่ยนไปทีละน้อยๆ จนเราอาจไม่ทันได้คิดว่า แต่เดิมการทำงานในออฟฟิศมีความเป็นทางการมากกว่าทุกวันนี้หลายเท่า เราจำเป็นต้องแต่งชุดสุภาพ ทำงานบนโต๊ะที่มีทุกอย่างวางไว้อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ประชุมในห้องประชุมที่ใหญ่โตสวยงาม ขณะที่ทุกวันนี้ เราประชุมผ่านระบบออนไลน์ จึงมักแต่งตัวสบายๆ เพราะทำงานที่บ้าน การประชุม ไม่มีพิธีรีตรองอะไรมาก แต่เน้นเข้าเนื้อหาที่ต้องการ และใช้เวลาประชุมให้น้อยที่สุด โต๊ะทำงานแทบไม่ได้ใช้ เพราะเดินทางเข้าไปที่ออฟฟิศน้อยลงมาก

ใครที่คิดว่ารูปแบบการทำงานแบบนี้ คงเป็นแค่เรื่องชั่วคราว เพราะหลังโควิดผ่านพ้นไปทุกอย่างน่าจะกลับมาเป็นเหมือนเดิม คงต้องคิดเสียใหม่ เพราะนับตั้งแต่โลกเรารู้จักโควิด-19 และหาทางเอาชนะมัน แต่ก็ดูเหมือนไม่มีประเทศไหนจัดการโรคนี้ได้อย่างราบคาบ

ประเทศชั้นนำอย่างสหรัฐอเมริกาและกลุ่มประเทศยุโรป ที่ดูเหมือนจะใช้วัคซีนรับมือโควิดได้ดี แต่ก็เป็นเพียงระยะแรกก่อนที่เชื้อจะกลายพันธุ์เท่านั้น เพราะเมื่อการระบาดขยายวงไปทั่วโลก ย่อมทำให้เกิดสายพันธุ์ใหม่ๆ ขึ้นมา จนวัคซีนไม่อาจหยุดยั้งการระบาดได้เหมือนที่เคยคาดการณ์กันไว้

หลายประเทศจึงเปลี่ยนแนวทางปฏิบัติเน้นการอยู่ร่วมกับเชื้อโรค ปรับวิถีการทำงานให้เหมาะสม เพราะเล็งเห็นว่าการล็อกดาวน์อย่างเข้มข้นก็ไม่อาจจัดการกับการระบาดได้เหมือนเคย จึงเริ่มผ่อนปรนให้ธุรกิจเริ่มกลับมาเดินต่อ เพื่อให้เศรษฐกิจเดินหน้าต่อไปได้

การทำงานวิถีใหม่ที่เราคุ้นเคยกันว่านิวนอร์มอลนั้น ก็อาจเหมาะสมกับบางธุรกิจที่พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้ 100% เต็ม แต่กับธุรกิจทั่วๆ ไปอาจต้องหารูปแบบที่ผสมผสานกันเป็น Hybrid คือ มีการทำงานที่ออฟฟิศบางส่วน และบางส่วนทำงานที่บ้านผสมหรือสลับกันตามแต่ความเหมาะสม​

สำหรับธุรกิจรูปแบบเก่า ที่เน้นการทำงานในสำนักงานแล้วเฝ้ารอวันให้สถานการณ์กลับมาเป็นเหมือนเดิม คงจะเริ่มเห็นแล้วว่ามันเป็นการรอคอยที่ไม่เห็นความหวังใดๆ จึงควรเร่งหาแนวทางของตัวเอง และปรับระบบให้เป็นแบบไฮบริดได้เร็วที่สุด

เพราะผมเชื่อว่ารูปแบบการทำงานนั้นสามารถเพิ่มความยืดหยุ่นได้ และรูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิมก็อาจมีต้นทุนแฝงอยู่ โดยที่เราไม่เคยคำนึงถึงมาก่อน เช่น ค่าเช่าสถานที่ที่อาจสูงเกินจริง และงานหลายอย่างที่เน้นผลลัพธ์เป็นโครงการ เป็นชิ้นงาน ฯลฯ ก็ไม่จำเป็นต้องทำที่ออฟฟิศเสมอไป เพราะทำงานที่ไหนก็ได้ และส่งงานจากที่ไหนก็ได้เช่นกัน จึงวัดผลและประเมินผลงานได้ตลอดเวลา

งานใหญ่สำหรับองค์กรแบบดั้งเดิม คือ การหาวิธีประเมินผลงานสำหรับพนักงานทั่วไปที่ทำงานแบบวันต่อวัน รวมถึงวิธีบริหารจัดการให้ยังคงมีประสิทธิภาพอยู่ได้ อาจต้องมีบางส่วนยังคงทำงานอยู่ แต่จะดูแลพนักงานไม่ให้มีความเสี่ยงอย่างไรจากการเดินทาง หรือสภาพแวดล้อมในอาคารสำนักงาน นั่นเป็นการออกแบบระบบไฮบริดที่แต่ละแห่งอาจไม่เหมือนกันเลย

ส่วนบริษัทที่สามารถรองรับการทำงานออนไลน์ได้เต็มที่อยู่แล้ว ก็ต้องมองให้รอบด้านว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง ยกตัวอย่างเช่นการประชุมแบบออนไลน์มักจะเน้นการประชุมที่กระชับ สรุปเรื่องราวอย่างฉับไวซึ่งทำให้ได้ประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้นจริง แต่ก็อาจทำให้ขาดการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ เช่น การพูดคุยนอกรอบ การถามความเห็นของคนต่าง ๆ การถามทุกข์สุข เรื่องส่วนตัว ฯลฯ ที่แต่เดิมเราอาจทำได้ก่อนจะเริ่มการประชุม หรือหลังจากประชุมเสร็จแล้ว รวมไปถึงการคุยกันระหว่างพักดื่มกาแฟ หรือออกกำลังกาย

ซึ่งการสื่อสารในลักษณะนี้ช่วยให้ทีมงานมีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน มีพลังในการขับเคลื่อนสูง และการถ่ายทอดงานให้พนักงานรุ่นใหม่ก็เป็นไปอย่างราบรื่น เพราะพนักงานใหม่ได้หลอมรวมเข้ากับรุ่นพี่อย่างรวดเร็ว จึงทำงานได้เต็มความสามารถแทบจะในทันที เช่นเดียวกับการทำงานร่วมกับระหว่างแผนกต่าง ๆ ที่การทำงานแบบพบหน้ามักจะราบรื่นมากกว่ารูปแบบออนไลน์

แต่เมื่อเป็นรูปแบบไฮบริด เราจะคงความสัมพันธ์ในลักษณะนี้ได้อย่างไร การออกแบบสำนักงานในวันนี้จึงเปลี่ยนรูปแบบไปอย่างมหาศาล นั่นคือพนักงานอาจไม่ต้องเข้ามาทำงานเป็นประจำทุกวัน แต่เมื่อเข้ามาแล้วออฟฟิศจะต้องเป็นสถานที่ที่เปิดโอกาสให้พนักงานแต่ละคนสร้างสัมพันธ์ที่ดีต่อกันผ่านกิจกรรมต่าง ๆ

ออฟฟิศจึงต้องมีความผ่อนคลาย เหมือนเช่นในบริษัทชั้นนำที่เราเคยเห็นในกูเกิล แอ๊ปเปิ้ล ฯลฯ ที่เน้นความเป็นกันเอง เรียบง่าย แต่แฝงไว้ด้วยความผ่อนคลาย สนุกสนาน ซึ่งแนวโน้มเช่นนี้เราจะเห็นในบริษัทรุ่นใหม่ของจีนเช่นเดียวกัน ที่สร้างสมดุลระหว่างงานกับความสัมพันธ์ต่อเพื่อนร่วมงาน ทำให้เกิดความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันของบุคคลากรในองค์กร​