ปี 2025 อาจต้องบอกลาอีเมล? เหตุล้าสมัย ไม่เรียลไทม์์ ไม่ตอบโจทย์การทำงาน
วัยทำงานต้องบอกลาอีเมลเร็วๆ นี้หรือไม่? เมื่อเทคโนโลยีสุดล้ำเข้ามาดิสรัปต์โลกการทำงานไม่หยุดหย่อน ทำให้เกิดวิธีการทำงานใหม่ๆ มากมาย และลดทอนระบบบางอย่างให้หายไป หนึ่งในนั้นคงหนีไม่พ้นการเลิกใช้ “อีเมล”
KEY
POINTS
- เมื่อเทคโนโลยีเข้ามาดิสรัปต์โลกการทำงาน ทำให้เกิดวิธีการทำงานใหม่ๆ มากมาย และอาจถึงเวลาแล้วที่จะทิ้งระบบการทำงานเก่าๆ ไว้ข้างหลัง หนึ่งในนั้นคงหนีไม่พ้นการเลิกใช้ “อีเมล” สำหรับสื่อสารในออฟฟิศ
- ด้วยการเติบโตของ Microsoft Teams และแอปพลิเคชันสำหรับการทำงานร่วมกันอื่นๆ (เช่น Google Chat, Slack, LINE WORKS, Discord) ทำให้อีเมลก็เริ่มไม่น่าดึงดูดอีกต่อไป
- Generative AI มีส่วนสำคัญในการทำให้อีเมลล่มสลาย วัยทำงานจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ต่างก็พึ่งพา ChatGPT และเครื่องมือเอไออื่นๆ ในการสร้างและแก้ไขเนื้อหาในการทำงาน รวมถึงการเขียนและตอบอีเมล
ปี 2025 จะเป็นปีที่พนักงานต้องบอกลาอีเมลหรือไม่? เพราะทุกวันนี้เทรนด์ทำงานกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เมื่อเทคโนโลยีสุดล้ำเข้ามาดิสรัปต์โลกการทำงานไม่หยุดหย่อน ทำให้เกิดวิธีการทำงานใหม่ๆ มากมาย การทำงานที่เราเคยคิดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคตกลายเป็นเกิดขึ้นแล้ว ณ ปัจจุบัน ดังนั้นอาจถึงเวลาแล้วที่จะทิ้งระบบการทำงานเก่าๆ ไว้ข้างหลัง หนึ่งในนั้นคงหนีไม่พ้นการเลิกใช้ “อีเมล” สำหรับสื่อสารในทีมหรือส่งงานระหว่างทีม
ทั้งนี้ ก็เนื่องมาจากปัจจุบันเรามีวิธีการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดที่ทันสมัยมากขึ้น อีเมลจึงกลายเป็นสิ่งที่อาจจะล้าสมัยในไม่ช้า
อีเมลกำลังตายไปอย่างช้าๆ ในโลกการทำงานปี 2025
ยังจำเทคโนโลยี “ข้อความเสียง” หรือ voice mail ได้ไหม? (ในที่นี้หมายถึงการบันทึกข้อความเสียงที่ผู้โทรทิ้งไว้เมื่อผู้รับไม่พร้อมรับสาย, ฝากข้อความถึงใครบางคน) การสื่อสารรูปแบบนี้เคยฮอตฮิตในยุคหนึ่ง แต่ต่อมาไม่นาน ผู้คนจำนวนมากรู้สึกว่ากระบวนการอันแสนยากลำบากในการฟังและตอบกลับข้อความเสียงนั้นน่าเบื่อเกินไป ระบบข้อความเสียงดังกล่าวจึงหายไปในที่สุด
ทุกวันนี้ไม่ค่อยมีใครใช้เพื่อสื่อสารกันแล้ว และถูกแทนที่ด้วยการส่งข้อความแบบเรียลไทม์เป็นหลัก เพราะทุกคนตระหนักแล้วว่า ‘อย่าเสียเวลาไปกับการฝากข้อความที่ไม่มีใครจะเปิดฟัง’
ด้วยการเติบโตของ Microsoft Teams และแอปพลิเคชันสำหรับการทำงานร่วมกันอื่นๆ (เช่น Google Chat, Slack, LINE WORKS, Discord) ทำให้อีเมลเริ่มไม่น่าดึงดูดอีกต่อไป อีกทั้งปริมาณอีเมลขยะหรืออีเมลที่ไม่น่าเชื่อถือที่ได้รับในแต่ละวันนั้นก็ล้นกล่องขาเข้าแทบทุกวัน แม้จะใช้ฟีเจอร์การจัดระเบียบกล่องจดหมายมาช่วย โดยย้ายทุกอย่างไปไว้ในโฟลเดอร์ที่ช่วยตอบกลับทั้งหมดภายในหนึ่งหรือสองวัน แต่ในวันที่ยุ่งมากๆ ก็ไม่สามารถทำแบบนี้ได้ และเชื่อว่าชาวออฟฟิศส่วนใหญ่ก็กำลังเผชิญกับการทำงานที่กินเวลาโดยไม่จำเป็นแบบนี้
ทุกวันนี้เวลาเราส่งอีเมลแต่ละครั้ง ระบบมักจะปรากฏ Pop up ข้อความเตือนขึ้นมาระบุว่าการตอบกลับอาจจะล่าช้า หรือส่งคำเตือนหลังจากผ่านไปสองสามวันสำหรับเรื่องเร่งด่วน แต่เมื่อเปรียบเทียบกับการส่งข้อความผ่านแอปพลิเคชันสำหรับการทำงานร่วมกัน ดูเหมือนจะได้รับการตอบสนองทันทีแบบเรียลมากกว่าอีเมล การเปลี่ยนแปลงนี้ บ่งชี้ว่าแพลตฟอร์มอีเมลไม่มีประสิทธิภาพอีกต่อไป
การใช้เทคโนโลยี AI ในการจัดการอีเมลเข้าอย่างจัง!
Generative AI มีส่วนสำคัญในการทำให้อีเมลล่มสลาย เนื่องจากมีวัยทำงานจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่พึ่งพา ChatGPT และเครื่องมืออื่นๆ ในการสร้างและแก้ไขเนื้อหาในการทำงาน รวมถึงอาจมีการนำ AI มาใช้ในการเขียนและตอบอีเมลในไม่ช้านี้
นั่นหมายความว่าหากการสื่อสารทางอีเมลยิ่งเป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้นเท่าใด เราก็จะยิ่งรู้สึกว่าการสื่อสารทางอีเมลมีคุณค่าลดลงและมีประโยชน์น้อยลงเท่านั้น ดังนั้นจึงไม่แปลกที่คนทำงานจะเปลี่ยนไปใช้ช่องการการสื่อสารอื่นและราบรื่นและรวดเร็วมากกว่า
ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าองค์กรต่างๆ ควรชี้แจงให้พนักงานทราบว่าจะใช้ช่องทางใดในการสื่อสารเรื่องการทำงานภายในและภายนอกองค์กร เพื่อลดความสับสนและความไม่แน่นอนได้ โดยระบุความต้องการในการสื่อสารอย่างชัดเจน และหากเป็นไปได้ ควรยึดวิธีการสื่อสารหรือเลือกแพลตฟอร์มที่ใช้ให้สอดคล้องกันไปทั้งทีม
อย่างไรก็ตาม หากพบว่าการส่งอีเมลเริ่มไม่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานแล้ว ควรหาคำตอบทันทีว่าจะใช้อะไรแทนที่? การตัดสินใจอย่างเด็ดขาดและชาญฉลาดโดยไม่ลังเลใจ (เลือกให้ชัดเจนไปเลยสักหนึ่งแพลตฟอร์ม) จะช่วยให้พนักงานไม่ต้องคอยเรียนรู้แพลตฟอร์มใหม่ไปเรื่อยๆ จนเสียเวลา และไม่ต้องรู้สึกไม่แน่ใจว่าจะติดต่อเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการอย่างไรให้ดีที่สุด
