วงจรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ : เอกสารต้นฉบับ

ในฉบับก่อนๆ ผู้เขียนเคยเล่าถึงหลักการและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับ e-Signature และ e-Document ไปบ้างแล้ว

ในทางปฏิบัติ เอกสารต้นฉบับมีความสำคัญตรงที่กฎหมายหลายฉบับยอมรับและให้น้ำหนักในการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของเอกสารต้นฉบับ เช่น กฎหมายลักษณะพยานกำหนดว่า “การอ้างพยานเอกสารโดยใช้เอกสารต้นฉบับเป็นพยานหลักฐานที่ดีที่สุด” และประมวลรัษฎากรกำหนดว่า "การจัดทำและการจัดเก็บบัญชี รายงาน และเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากร ผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้องจัดทำและจัดเก็บหลักฐานที่เป็นต้นฉบับไว้"

ดังนั้น กรณีจะเป็นเช่นไร หากการจัดทำหรือเก็บเอกสารต้นฉบับไม่ได้อยู่ในรูปแบบกระดาษ แต่จัดทำลงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์?

คำตอบ คือ หากผู้จัดทำหรือจัดเก็บได้จัดทำเอกสารต้นฉบับให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดแล้ว เอกสารต้นฉบับแบบอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวย่อมมีผลทางกฎหมายและสามารถจัดเก็บในรูปอิเล็กทรอนิกส์ได้

• เงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดมีอะไรบ้าง?

กฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ได้วางหลักว่า หากมีการเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามเงื่อนไขสองข้อตาม ที่จะกล่าวนี้ ถือได้ว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นเป็นเอกสารต้นฉบับ 

ประการแรก ใช้วิธีการที่น่าเชื่อถือที่สามารถรักษาความถูกต้องของข้อมูลไว้ได้ตั้งแต่แรกสร้าง โดยความถูกต้องที่กล่าวนี้ คือ การที่ใช้ software หรือกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ใดๆ ที่สามารถประกันได้ว่าข้อมูลที่สร้างในแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีข้อความที่ตั้งใจระบุไว้อย่างครบถ้วนและไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความดังกล่าวระหว่างทาง การที่กฎหมายกำหนดไว้เช่นนี้ ก็เพื่อให้ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มีความน่าเชื่อถือไม่ต่างไปจากกระดาษ และตรงตามคุณสมบัติในการเป็น "เอกสารต้นฉบับที่แท้จริง" 

ประการที่สอง ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นมานั้น ต้องสามารถแสดงให้ปรากฎได้ในภายหลัง กล่าวคือ ผู้สร้างต้องมีกระบวนการจัดเก็บที่สามารถดึงข้อมูลดังกล่าวให้แสดงขึ้นมาได้ในภายหลังนับจากวันที่สร้าง (ไม่ต่างไปจากการเก็บกระดาษไว้ในตู้เอกสาร และสามารถค้นเอกสารฉบับดังกล่าวได้ในภายหลังเมื่อมีความจำเป็นต้องใช้งาน) เช่น มีการเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้ใน Inbox หรือ Server ขององค์กร หรือส่งไปเก็บยังระบบ Cloud และเมื่อจำเป็นต้องใช้งาน ผู้สร้างสามารถแสดงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวให้ปรากฎได้ (ในลักษณะที่ข้อมูลไม่เปลี่ยนแปลงตามหลักการในข้อแรก) ดังนั้น อาจกล่าวได้ว่า หากการจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ใดๆ ที่บันทึกไว้แล้วแต่ไม่สามารถเปิดหรือแสดงผลให้ปรากฎได้ในภายหลัง ก็มีค่าไม่ต่างจากการทำเอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษหาย เพราะไม่สามารถแสดงเอกสารที่สำคัญดังกล่าวตามข้อกำหนดของกฎหมายฉบับต่างๆ ได้

• เมื่อต้นฉบับอิเล็กทรอนิกส์ต้อง Print-out ออกมาในรูปแบบกระดาษ?

ในบางกรณี อาจมีความจำเป็นต้องพิมพ์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นต้นฉบับดังกล่าว (Print out) เพื่อใช้อ้างอิงความถูกต้องของข้อมูล หรือเพื่อต้องการใช้ข้อมูลดังกล่าวเป็นพยานหลักฐาน จะทำได้หรือไม่อย่างไร?

กรณีเช่นว่านี้ หากมีกฎหมายกำหนดให้ต้องนำเสนอหรือเก็บเอกสารในแบบต้นฉบับ และได้มีการจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และมีเหตุการณ์ใดๆ ให้ผู้จัดเก็บต้องพิมพ์ข้อมูลเช่นว่านั้นออกในรูปแบบกระดาษ กฎหมายกำหนดให้ การ Print Out นั้นจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด จึงจะถือว่าสิ่งพิมพ์ออกรายกันนั้นสามารถใช้แทนต้นฉบับได้ โดยเงื่อนไขดังกล่าวได้แก่ ประการแรก สิ่งพิมพ์ออกดังกล่าวต้องมีข้อความต้องตรงกันกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้จัดเก็บไว้ และประการที่สองจะต้องมีการรับรองสิ่งพิมพ์ออกจากหน่วยงานที่กฎหมายกำหนด (ปัจจุบัน ETDA เป็นหน่วยงานรับรองสิ่งพิมพ์ออก)

• การทำลายต้นฉบับของเอกสาร?

ประเด็นต่อไปที่น่าสนใจ คือ หากมีการจัดทำเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว หน่วยงานยังต้องจัดเก็บเอกสารต้นฉบับดังกล่าวไว้หรือไม่ กรณีดังกล่าวเคยมีข้อหารือที่น่าสนใจไปยังคณะกรรมการกฤษฎีกา ซึ่งเป็นการหารือของหน่วยงานภาครัฐที่พยายามจัดเก็บเอกสารหรือข้อมูลที่ครั้งหนึ่งเคยอยู่ในรูปแบบกระดาษให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และเกิดประเด็นปัญหาว่า "หากหน่วยงานได้ใช้วิธีการที่น่าเชื่อถือตรงตามเงื่อนไขของกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์แล้ว สามารถทำลายเอกสารทางทะเบียนต่าง ๆ ของเอกชนทิ้งได้หรือไม่?"

ซึ่งในคราวนั้น คณะกรรมการกฤษฎีกาได้ให้ความเห็นว่า เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการ (ในกรณีนี้เป็นเอกสารเกี่ยวกับทะเบียนของห้างหุ้นส่วนและบริษัท) ถือเป็นเอกสารมหาชน ซึ่งประสงค์ให้ประชาชนมีโอกาสในการได้รับข้อมูลที่แท้จริงและถูกต้อง ดังนั้น หากไม่มีกฎหมายฉบับใดได้ให้อำนาจแก่หน่วยงานราชการไว้เป็นการเฉพาะในการทำลายเอกสารต้นฉบับดังกล่าว หน่วยงานราชการนั้นก็ไม่สามารถทำลายต้นฉบับเอกสารดังกล่าวได้ (อ้างอิงบันทึกสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา เรื่องเสร็จที่ 163/2548) 

ดังนั้น จากข้อหารือดังกล่าวได้ข้อคิดที่ว่า การปรับปรุงระบบธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานใด หากจัดระบบให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่เริ่มต้นน่าจะมีการจัดการที่ง่ายกว่าการมีเอกสารในตอนแรกและแปลงมาให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในภายหลัง ... อย่างไรก็ดี ผู้เขียนจะได้เล่าประเด็นดังกล่าวเพิ่มเติมในโอกาสต่อไป ...

[บทความนี้เป็นความเห็นส่วนตัวของผู้เขียน]