‘มารยาท 10 ข้อ’ การประชุมออนไลน์

การประชุมออนไลน์ควรกำหนดกติกา มารยาทเข้าประชุม การแสดงตัวตนเป็นเรื่องสำคัญมาก ผมมีโอกาสประชุมออนไลน์กับหลายหน่วยงาน และผู้คนที่หลากหลาย หลายครั้งเป็นการประชุมทางการ มีการบันทึกการประชุมที่มีผลทางกฎหมาย ซึ่งพบว่า บางแห่งจัดได้ดีมาก ผู้เข้าประชุมเข้าใจหลักการประชุมที่ดี หนึ่งในหน่วยงานที่จัดประชุมออนไลน์ได้มีประสิทธิภาพ คือ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ผมมีโอกาสเข้าร่วมประชุมออนไลน์กับหน่วยงานแห่งนี้หลายครั้งหลายวาระ

บางท่านถามด้วยความสงสัยว่า ทำไมต้องเปิดกล้อง จึงอยากให้ลองจินตนาการว่า หากท่านเข้าไปประชุมปกติแห่งหนึ่ง แล้วใส่หน้ากากปิดหน้าปิดตาตัวเองที่ประชุม จะให้เข้าหรือไม่ ผู้ร่วมประชุมท่านอื่นจะอึดอัดเพียงใดที่ไม่ทราบว่าใครมานั่งประชุม ใช่ตัวตนจริงหรือไม่ ยิ่งถ้าตลอดเวลาประชุม นั่งเงียบแล้วเดินออกไป ผู้ร่วมประชุมท่านอื่นคงสงสัยว่าใครมานั่งประชุมด้วย โดยเฉพาะประชุมทางการ มีเรื่องสำคัญที่ต้องพิจารณาก็ยิ่งจำเป็นต้องแสดงตัวตน

หากเป็นการประชุมบอร์ดบริษัทมหาชน ที่ต้องพิจารณางบการเงินหรือมีวาระสำคัญ หากมีผู้เข้าประชุมออนไลน์ปิดกล้อง ซึ่งอาจเป็นผู้แปลกปลอมมาฟังงบการเงินแล้วทำการซื้อขายหลักทรัพย์ โดยใช้ข้อมูลล่วงหน้าก่อนแจ้งตลาดฯ กรรมการที่เข้าร่วมประชุมและผู้บริหารบริษัทก็จะได้รับความเดือดร้อนกันถ้วนหน้า

การแสดงตัวตนเป็นเรื่องสำคัญมาก การประชุมที่ดีนอกจากต้องทราบคนที่มาประชุมร่วมกันแล้ว สีหน้าท่าทางก็มีผลอย่างยิ่งต่อการตัดสินใจในการประชุม แต่อย่างไรก็ตามถ้ามีเหตุสุดวิสัยไม่สามารถเปิดกล้องได้ ก็สามารถแจ้งเลขาฯ ทราบเพื่อขออนุญาต เนื่องจากการระบุตัวตนเป็นเรื่องสำคัญมากคือต้องเห็นหน้าว่าเข้าร่วมประชุมจริง ไม่ใช่คนอื่นเข้าประชุมแทน เพราะอาจมีผลผูกพันทางกฎหมาย

ดังนั้นการประชุมออนไลน์ควรกำหนดกติกา มารยาทเข้าประชุม ซึ่งมีประเด็นต่างๆ ดังนี้ 

1.ใช้แอคเคาท์ ไอดี ใช้ชื่อที่ระบุตัวตน และไม่ควรใช้แอคเคาท์ ไอดีผู้อื่นเด็ดขาด

2.ไม่เข้าประชุมออนไลน์ใดๆ ที่ตัวเองไม่ได้รับการ Invite

3.ควรล็อกอินเข้าสู่ประชุมก่อนเวลาเริ่มประชุมอย่างน้อย 5 นาที หากจะเข้าประชุมล่าช้า ควรแจ้งเลขาที่ประชุมล่วงหน้า

4.ไม่ Invite คนอื่นๆ เข้าร่วมประชุมโดยไม่ได้รับอนุญาตจากประธานหรือเลขาฯของที่ประชุม

5.เมื่อเข้าประชุมแล้วต้อง “เปิดกล้อง” แสดงตัวตนทันที และเปิดตลอดเวลาประชุม หากไม่สามารถจะเปิดกล้องได้ ต้องแจ้งให้เลขาที่ประชุมทราบเพื่อขออนุญาต 

6.การแต่งตัวเข้าประชุมดูตามความเหมาะสม ไม่อยู่ในชุดที่ไม่เหมาะกับการประชุม โดยเฉพาะการประชุมที่เป็นทางการ (บางการประชุมอาจต้องใส่สูทแม้อยู่ที่บ้าน) 

7. ควร Mute ไมค์ระหว่างการประชุม หากจะพูดควรยกมือและเปิดไมค์

8.ก่อนพูดทุกครั้ง ควรระบุชื่อตัวเอง เพราะผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนหนึ่งไม่สามารถจำเสียงเราได้ และอาจไม่เห็นผู้พูดชัดเจน 

9.ระหว่างประชุมควรสำรวม เพราะหน้าจอจะถูกจับตาตลอดจากท่านอื่นๆ ที่เข้าร่วม หากจำเป็นต้องทำธุระใดๆ ที่รบกวนการประชุมอาจปิดกล้องไว้ชั่วคราว 

10.ตั้งใจประชุม ไม่ทำงานอย่างอื่นระหว่างประชุม

ทั้ง 10 ข้อที่กล่าวมานี้เป็นมารยาทของการประชุมออนไลน์ ที่อาจจะกล่าวได้ว่าไม่ต่างจากการประชุมปกติและในบางข้ออาจเข้มกว่าเพราะไม่ได้นั่งอยู่ในสถานที่เดียวกัน