อย่าหาทำ! 'Multitasking' ทำหลายอย่าง พังทุกอย่าง

ถ้าคุณกำลังเป็นหนึ่งคนที่ชอบทำอะไรหลายๆ อย่างพร้อมกันในเวลาเดียว เช่น ทำงานหลายๆ อย่างสลับไปมาในเวลาที่ใกล้เคียงกันมากๆ เพราะมีหลายหน้าที่ต้องรับผิดชอบ ทำงานไปด้วยเล่นเกมในโทรศัพท์ไปด้วย นั่งประชุมพร้อมๆ กับร่างจดหมายเพื่อส่งให้ลูกค้า หรือแม้แต่นั่งทำงานไปพลางทานข้าวไปพลาง

การทำอะไรหลายอย่าง ณ ที่นี้ ไม่ได้หมายความถึงการทำหลายอาชีพเพื่อเพิ่มรายได้ แต่หมายถึงการทำงานหลายๆ อย่าง ณ ห้วงเวลาเดียวกัน ในลักษณะสลับไปสลับมา หรือที่เรียกว่า "Multitasking"

ไม่ว่าจะ ด้วยความจำเป็น หรือทำไปโดยหวังว่าจะช่วยให้งานที่กองพะเนินอยู่เสร็จเร็วขึ้น หรือเชื่อว่าการทำงานหลายๆ อย่างนี้เป็นการช่วยประหยัดเวลาและทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นก็ตาม แต่รู้หรือไม่ว่าสิ่งที่คิด กับผลลัพธ์ที่ได้ มันอาจสวนทางกัน!

งานวิจัยหลายฉบับสะท้อนว่า Multitasking ไม่ได้ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น แถมการทำหลายๆ อย่างพร้อมกัน ยังกลายเป็นตัวฆ่าประสิทธิภาพการทำงานได้ และอาจถึงขั้นทำลายสมองได้เลยทีเดียว

คนที่พยายามทำ 2 สิ่ง หรือมากกว่านั้นไปพร้อมกัน จะทำให้สมองขาดความสามารถในการทำงานทั้งสองอย่างสำเร็จอย่างสมบูรณ์

•  ผลกระทบจาก Multitasking ที่ไม่คาดคิด 

การวิจัยจากการศึกษาเมื่อปี 2018 ดำเนินการที่ Stanford University พบว่า การทำงานหลายอย่างมีประสิทธิผลน้อยกว่าการทำสิ่งเดียวในแต่ละครั้ง

นักวิจัยพบว่าคนที่ถูกโจมตีหรือถูกรบกวนด้วยกระแสข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หลายครั้ง เช่น การทำงานสลับกับการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ อยู่ตลอดเวลา จะทำให้ไม่จดจ่อ ไม่สามารถเรียกคืนข้อมูลบางส่วนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งได้ครบถ้วน ขณะที่การทำอะไรทีละอย่างจะทำให้ไม่มีข้อมูลใดๆ หลุดหายไป และทำให้งานมีประสิทธิภาพที่ดีกว่านั่นเอง

ทีมนักวิจัยได้เปรียบเทียบกลุ่มคนตามแนวโน้มที่จะทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เนื่องจากคนกลุ่มนี้มีความเชื่อว่า “การทำงานหลายอย่างเป็นคนมีทักษะพิเศษ หรือรู้สึกว่าเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้”

แต่จริงๆ แล้วการทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกันกลับแย่กว่าผู้ที่ชอบทำสิ่งเดียวในแต่ละครั้ง สาเหตุที่ผู้ทำงานหลายอย่างพร้อมกันบ่อยครั้งมีประสิทธิภาพงานแย่ลง เพราะยิ่งทำบ่อยๆ ยิ่งมีปัญหาในการจัดระเบียบความคิด และกรองข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องออกไป เมื่อมีสิ่งที่ไม่จำเป็นเข้ามาในกระบวนการทำงานมากเข้า การทำงานก็ช้าลง เมื่อเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกภารกิจหนึ่ง

ดังนั้นคนที่พยายามทำ 2 สิ่ง หรือมากกว่านั้นไปพร้อมกัน จะทำให้สมองขาดความสามารถในการทำงานทั้งสองอย่างสำเร็จอย่างสมบูรณ์ ในทางกลับกัน การทำงานอย่างเดียวจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเพราะสมองจะสามารถจัดการตัวเองได้ดีกว่า โดยผลกระทบที่เห็นชัดเจนจากการวิจัย ได้แก่

- ทำงานหลายอย่างพร้อมกันมีส่วนให้ IQ ลดลง

การวิจัยแสดงให้เห็นว่า การทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกัน นอกเหนือจากการทำให้งานช้าลงแล้ว ยังมีผลในการลด IQ ด้วย

การศึกษาที่มหาวิทยาลัยลอนดอนพบว่า ผู้เข้าร่วมที่ทำภารกิจหลายอย่างระหว่างการเรียนรู้ได้คะแนน IQ ลดลง ซึ่งคล้ายกับสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง หากพวกเขาสูบกัญชาหรืออยู่ตลอดทั้งคืน IQ ลดลง 15 คะแนน สำหรับผู้ชายที่ทำงาน multitasking ลดคะแนนลงสู่ระดับเฉลี่ยของเด็กอายุ 8 ปีเลยทีเดียว

ดังนั้นในครั้งต่อไป เราจึงไม่ควรเขียนอีเมลถึงหัวหน้าหรือส่งข้อมูลสำคัญๆ ระหว่างที่ประชุมไปด้วย เพราะ “ในเวลานั้น ความสามารถในการคิดของคุณจะลดน้อยลงจนคุณอาจปล่อยให้เด็กอายุ 8 ขวบในตัวคุณ เขียนออกไปก็เป็นได้”

- สมองรวน อารมณ์พัง เพราะการทำหลายอย่างพร้อมกันบ่อยๆ 

เป็นที่เชื่อกันมานานแล้วว่าความบกพร่องทางสติปัญญาจากการทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกันนั้นเป็นการชั่วคราว

นักวิจัยที่ University of Sussex ในสหราชอาณาจักร เปรียบเทียบระยะเวลาที่ผู้คนใช้อุปกรณ์หลายอย่าง เช่น การส่งข้อความขณะดูทีวี เพื่อสแกน MRI (Magnetic Resonance Imaging) จากสมองของพวกเขา

ซึ่งพบว่า ยิ่งมีการทำงานหลายอย่างยิ่งมีความหนาแน่นของสมองน้อยลงในเยื่อหุ้มสมองส่วนหน้า (Cingulate cortex) ซึ่งเป็นส่วนที่มีความรับผิดชอบต่อการเอาใจใส่ รวมถึงการควบคุมความรู้ความเข้าใจและอารมณ์

มีการวิจัยเพิ่มเติมเพื่อตรวจสอบว่าการทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกันนั้น สามารถสร้างความเสียหายต่อร่างกายหรือไม่ มีความชัดเจนว่า Multitasking มีผลกระทบเชิงลบ

โดยนักประสาทวิทยา Kep Kee Loh ผู้เขียนหลักของการศึกษาอธิบายความหมายของเรื่องนี้ว่า

"ส่ิงสำคัญคือการสร้างความตระหนักรู้ถึงวิธีที่การโต้ตอบกับอุปกรณ์ทางเทคโนโลยีอย่างเหมาะสม เพราะการใช้อุปกรณ์เหล่านี้ อาจเปลี่ยนแปลงวิธีคิดในระดับของโครงสร้างสมอง"

ดังนั้น หากรู้ตัวว่าเราเริ่มมีแนวโน้มที่จะทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกัน ต้องรีบหลีกเลี่ยง เพราะมันจะยิ่งทำให้งานช้าลง แถมลดคุณภาพงานลงด้วย แม้ว่าจะไม่ก่อให้เกิดความเสียหายต่อสมอง แต่การอนุญาตให้ตัวเองทำงานหลายอย่างพร้อมเพรียงกันบ่อยๆ จะเพิ่มความยากลำบากในการจัดการกับสมาธิและการใส่ใจในรายละเอียด ซึ่งการทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจบ่งบอกถึงการรับรู้ตนเองและสังคมในระดับต่ำ รวมถึงทักษะความฉลาดทางอารมณ์ (EQ) ที่สำคัญต่อความสำเร็จในการทำงานในมิติอื่นๆ ด้วย

•  ทำงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ 

- จัดเวลาการทำงานเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมๆ กัน เริ่มต้นจากการสร้างรายการสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จเวลากำหนดเวลา เพื่อทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา

- เลี่ยงการสื่อสารสลับกับการทำงาน เช่น การใช้สมาร์โฟน แชท หรืออีเมลเข้ามามารบกวน ทำให้แน่ใจได้ว่าเราจดจ่อในงานที่กำลังทำอยู่จริงๆ แม้วิธีนี้จะไม่ได้ทำให้การทำงานสมบูรณ์ แต่มีส่วนช่วยลดเวลาที่เสียไปในการพยายามคิดในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกัน สำหรับที่กำลังเผชิญปัญหา งานยุ่งจนจัดการไม่ได้ 

- ลำดับความสำคัญของการทำงาน โดยเน้นงานที่สำคัญ และด่วนก่อน

John C. Maxwell ผู้เขียนหนังสือ Buiding Leadership in you กล่าวถึงการจัดลำดับความสำคัญของงาน เช่น หากเปรียบงานทั้งหมดเป็น 100% มีงานสำคัญอยู่ 20% ที่ทำแล้วให้ผลลัพธ์ถึง 80% ของงานทั้งหมด ในขณะที่งานอีก 80% ที่เหลือ ถึงทำเสร็จก็จะให้ผลแค่ 20% เท่านั้น เราจึงควรจะแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

สำคัญ และเร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง ทันที เร่งด่วน รอช้าไม่ได้ และต้องสำเร็จด้วย

สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง แต่ไม่ด่วนมาก ต้องจัดสรรเวลามาทำ และต้องสำเร็จด้วย

ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน : ฝากคนอื่นทำได้ แต่ต้องทำทันที ไม่ควรช้า เช่น บิลค่าไฟ มาแล้ว ไม่จ่ายจะถูกตัดไฟ เป็นต้น

ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน : ฝากใครทำก็ได้ ถ้าว่างจริงๆแล้วจะทำ งานอย่างนี้ ถ้าจัดดีๆ อาจจะถูกผลัดไปได้ และบางครั้ง กลับมาดูอีกครั้ง ก็ไม่สำคัญว่าจะเสร็จ หรือไม่ก็ไม่เสียหายอะไร

แม้วิธีเหล่านี้จะไม่ได้เป็นสูตรสำเร็จของการทำงานทุกอย่าง แต่การปรับใช้วิธีทำงานอย่างเป็นระเบียบและหลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมๆ กัน มีส่วนให้ได้ผลลัพธ์งานที่เร็วกว่า มีประสิทธิภาพมากกว่า ที่สำคัญคือสมองทำงานหนักน้อยกว่า และอาจเหลือพลังในการทำงานอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อตัวเองและเนื้องานได้มากกว่าที่เคย 

ที่มา: jobsdb businessnewsdaily talentsmart forbes