เซ็นเอกสาร 'ออนไลน์' วันนี้ เชื่อถือได้เหมือน 'ออฟไลน์'

หลายคนคงคุ้นเคยกับการเซ็นสำเนาถูกต้องและลงลายมือบนหน้ากระดาษ โดยเฉพาะเอกสารสำคัญๆ อย่างสำเนาบัตรประชาชนหรือสำเนาทะเบียนบ้าน เอกสารทั้งของภาครัฐเองหรือเอกชนก็ตามยังมีการลงลายมือชื่อกำกับเพื่อยืนยันตัวตนอยู่เสมอ แต่ความคุ้นเคยเหล่านี้กำลังจะเปลี่ยนไปแล้ว 

โดยเฉพาะเรื่องของ Digital signature ที่วันนี้มีกฎหมายมารองรับเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ความหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นก็คือ สิ่งใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นรูป เส้นการเขียนต่างๆ รวมไปถึงรูปภาพ เสียง อักษร อักขระ ตัวเลข เสียง หรือสัญลักษณ์อื่นใด ที่สร้างขึ้นมาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถยืนยันความเป็นตัวตนของบุคคลนั้นได้

ยกตัวอย่างให้เห็นง่ายๆ เช่น การเข้าใช้บริการ อินเทอร์เน็ต แบงกิ้ง หรือแอพพลิเคชั่นต่างๆ ที่เดี๋ยวนี้สามารถใช้วิธีลายนิ้วมือล็อกอิน ทดแทนการใช้พาสเวิร์ดแบบเดิมๆ ซึ่งลายนิ้วมือนี้ถือเป็นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์อย่างหนึ่งด้วยเช่นกัน คำขยายของตัวกฎหมาย พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยให้เห็นภาพชัดเจนมากขึ้นว่าจริงๆ แล้ว ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นมีแบบไหนบ้าง

แบบที่หนึ่ง “ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป” เช่น อาจเป็นการใช้รูป การกดปุ่ม ok การวางลายเซ็นลงไปในเอกสาร ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ลักษณะนี้ เมื่อใดก็ตามที่เกิดการร้องเรียนเกิดขึ้น หรือมีเหตุการณ์ที่ต้องมีการยืนยัน คนที่ลงลายมือนั้น จะต้องหาหลักฐานมาพิสูจน์ให้ได้ว่านี่เป็นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ของตนเอง

แบบที่สอง เรียกว่า “ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้” ก่อนจะมีการเซ็นใดลงไปในโลกออนไลน์ ลายเซ็นประเภทนี้ต้องมีการยืนยันตัวตนก่อนทุกครั้ง ด้วยขั้นตอนการระบุหรือการยืนยันตัวตนที่เรียกว่าKnow your customer หรือ KYC หรือเซ็นทางดิจิทัลก็เรียก e-KYC คือ electronic-Know your customer โดยใช้บัตรประชาชนเสียบเข้าไปในระบบเพื่อยืนยันตัวตน จากนั้นระบบจะมีการสร้างรหัส 1 ชุด ซึ่งเมื่อใดก็ตามที่มีการเซ็นเอกสาร มีการกด Ok หรือตกลงในโลกออนไลน์ หากมีระบบที่รองรับได้ เราสามารถนำเอารหัสหรือข้อมูลที่ได้ยืนยันตัวตนไว้แล้วแนบไปกับเอกสารเหล่านั้นได้เลย เรียกว่าเป็นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากกว่าลายเซ็นประเภทที่หนึ่ง

ซึ่งเมื่อมีปัญหาหรือข้อโต้แย้งเกิดขึ้น ลายเซ็นประเภทนี้ทำให้เราไม่จำเป็นต้องหาข้อมูลมายืนยันว่าเป็นเอกสารนั้นจริง เพราะเอกสารที่เซ็นไปได้ผ่านการขั้นตอนยืนยันตัวตนแล้วว่าเราเป็นคนลงนามจริง แต่หากอีกฝั่งที่ไม่เชื่อเขาก็จำเป็นต้องไปหาข้อมูลมาโต้แย้งว่าการลงนามดังกล่าวนั้นไม่เป็นความจริง

ปัจจุบันหน่วยงานที่ทำหน้าที่กำกับดูแลเรื่องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นี้ คือสำนักงานพัฒนาธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ซึ่งมีหน่วยงานภาครัฐหรือเอกชนหันมาใช้บริการมากขึ้น

ในส่วนของระบบแพลตฟอร์มสำหรับการยืนยันตัวตนที่เป็นของคนไทยจริงๆ มีอยู่หลายแพลตฟอร์ม แต่ขอยกตัวอย่างแพลตฟอร์ม Creden.co ที่สามารถใช้ฟรีตั้งแต่การสมัครสมาชิก การอัพโหลดเอกสารที่ต้องการให้เซ็นได้ทั่วโลก ขั้นตอนไม่ยุ่งยาก แค่อัพโหลดเอกสารเข้าไปในระบบ กำหนดพื้นที่ที่ต้องการให้เซ็น ระบุอีเมลของผู้รับปลายทาง จากนั้นระบบจะส่งอีเมลไปหาผู้รับ หรือสามารถ copy link ส่งผ่านไลน์หรือเฟซบุ๊คได้เลย

เมื่อผู้รับหรือคนที่ต้องเซ็นเปิดเอกสาร สามารถกดปุ่มขึ้นแล้วเอกสารขึ้นมาได้เลย หรือหากคุณต้องการให้เขายืนยันตัวตนก่อนที่จึงจะสามารถเซ็นเอกสารนั้นได้ คนที่จะเซ็นก็ต้องมีการถ่ายรูปหน้าตัวเองและบัตรประชาชนเพื่อยืนยันตัวตน จึงจะสามารถใช้งานเอกสารดังกล่าวได้

บริการนี้สร้างความสะดวกให้กับภาคธุรกิจต่าง เป็นอย่างมาก ลดเวลาการจัดส่งเอกสารทั้งไปและกลับหาบุคคลต่าง ๆ ต้องบอกว่าการใช้ระบบการเซ็นเอกสารออนไลน์ เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับผู้ประกอบการในยุค 5จี