e-Meeting อย่างไรให้ได้ผลทางกฎหมาย (ที่ถูกต้อง)

จากสถานการณ์ Covid-19 ในปัจจุบัน หลายองค์กรเริ่มพิจารณาการทำงานแบบ Work from home มากขึ้นเพื่อช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการปฏิบัติงาน อีกทั้งยังเป็นการลดอัตราเสี่ยงในการแพร่ระบาดของโรคดังกล่าว ซึ่งผู้เขียนเชื่อว่า e-Meeting หรือการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์จะถูกนำมาใช้มากขึ้น ดังนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้จัดประชุมจะต้องศึกษากฎหมายที่เกี่ยวข้องเพื่อให้การประชุมมีผลสมบูรณ์ตามกฎหมาย

• ดังนั้น จึงขอสรุปหลักเกณฑ์ในเรื่อง e-Meeting ตามกฎหมายข้างต้น ดังนี้

1.ผู้เข้าร่วมประชุม : กฎหมายกำหนดว่า “อย่างน้อย 1 ใน 3 ขององค์ประชุมจะต้องอยู่ในที่ประชุมเดียวกัน และผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดจะต้องอยู่ในราชอาณาจักรขณะที่มีการประชุม” ในประเด็นนี้ ผู้เขียนมองว่าเงื่อนไขดังกล่าวค่อนข้างเป็นอุปสรรคในการจัดประชุมแบบออนไลน์ เนื่องจาก 1/3 ขององค์ประชุมจะต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน และหากมีกรณีผู้เข้าร่วมประชุมท่านใดติดภารกิจในต่างประเทศจะไม่สามารถเข้าร่วมในการประชุมแบบ e-Meeting ได้ ซึ่งข้อจำกัดของกฎหมายดังกล่าว อาจส่งผลในทางปฏิบัติได้

2.เรื่องที่ห้ามและเรื่องที่ไม่ควรจัด e-Meeting : กฎหมายห้ามจัด e-Meeting ในเรื่องที่มีการกำหนดชั้นความ “ลับ” เนื่องจากการพิจารณาเรื่องลับแบบออนไลน์ ไม่อาจแน่ใจได้ว่า มีผู้มีส่วนได้เสียหรือบุคคลอื่นนอกจากผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ร่วมในสถานที่นั้นด้วยหรือไม่ นอกจากนี้ เรื่องด่วนหรือเรื่องอื่นใดที่เป็น “วาระจร” ก็ไม่ควรใช้วิธี e-Meeting ด้วยเช่นกัน หากผู้จัดไม่สามารถส่งเอกสารให้กรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมก่อนการประชุมได้

3.การเชิญประชุม : การส่งหนังสือ/เอกสารเชิญประชุมสามารถส่งแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยผู้จัดประชุมต้องเก็บสำเนาหนังสือดังกล่าวไว้เป็นหลักฐาน โดยจะเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้

4.การดำเนินการประชุม : ผู้จัดประชุมต้องให้ผู้เข้าร่วมประชุม “แสดงตน” ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก่อนการประชุม ประกอบกับต้องมีการจัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ และบันทึกภาพและ/หรือเสียง ของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนตลอดการประชุม

5.ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย : กฎหมายกำหนดให้ “ระบบ” ที่ใช้ในการประชุมต้องเป็นไปตามมาตรฐานของประกาศ ICT เช่น “ระบบ” ต้องสามารถเชื่อมโยงสถานที่ประชุมตั้งแต่ 2 แห่งขึ้นไปเข้าด้วยกันและต้องมีอุปกรณ์เพื่อทำหน้าที่เชื่อมโยงหรือแปลงสัญญานที่เหมาะสม โดยในส่วนของผู้เข้าร่วมประชุม “ระบบ” ต้องอำนวยความสะดวกให้ทุกคนสามารถสื่อสารกันได้ด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ ซึ่งหมายความว่าผู้เข้าร่วมประชุมต้องสามารถสื่อสารกันได้แบบ 2 ทาง นอกจากนี้ หากมีกรณีจำเป็น/ฉุกเฉิน ประธานในที่ประชุมหรือผู้ควบคุมระบบต้องสามารถตัดสัญญานเสียง หรือภาพ หรือหยุดการส่งข้อมูลในการประชุมได้ ทั้งนี้ ตลอดการประชุม จะต้องมีการบันทึกข้อมูลการประชุมด้วยวิธีการที่เชื่อถือได้เพื่อรักษาความถูกต้องของข้อมูลในการประชุม

• อย่ามองข้ามกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์

หากพิจารณาหลักเกณฑ์ e-Meeting ตามที่กฎหมายกำหนดในข้างต้น จะพบว่าในทุกขั้นตอนผู้จัดสามารถดำเนินการผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ทั้งสิ้น ดังนั้น เมื่อกฎหมายกำหนดให้การจัดทำข้อมูลหรือการบันทึกข้อความของ e-Meeting ต้องมี “หนังสือหรือมีหลักฐานเป็นหนังสือ”และผู้จัดเลือกใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ ผู้จัดต้องคำนึงถึงหลักการเรื่อง e-Document(ม.8), ความเป็นต้นฉบับของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์(ม.10) และการเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์(ม.12) ภายใต้กฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วย 

ซึ่งผู้เขียนขอสรุปหลักการพื้นฐานของการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวไว้ในประเด็นที่สำคัญ ดังนี้ 1) ผู้จัดต้องเลือกใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อที่สามารถบันทึกข้อมูลหรือข้อความที่เกี่ยวกับเอกสารการประชุมไว้ได้ตั้งแต่แรกสร้างโดยควรมีการระบุผู้จัดทำ ต้นทางเอกสาร การลงวัน/เวลาที่ส่งหรือรับข้อมูลดังกล่าวไว้ด้วย

2) ต่อมาเมื่อข้อมูลการประชุม ถึงมือผู้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ฉบับนั้น ต้องสามารถเข้าถึง (readable/interpretable) และเปิดอ่านได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง

3)นอกจากนี้ หากเป็นเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บสำเนาหนังสือในการประชุมไว้เป็นหลักฐานแล้ว ข้อมูลการประชุมที่บันทึกไว้นั้นจะต้องสามารถแสดงข้อความให้ปรากฎได้อย่างถูกต้องและครบถ้วนในภายหลังได้ด้วย

ดังนั้น ผู้เขียนขอสรุปให้ว่า ผู้จัดจะต้องหาระบบหรือ software ที่มีมาตรฐาน น่าเชื่อถือ และสามารถบันทึกข้อความไว้ในลักษณะที่ไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงในภายหลังได้ เพราะหลักการของกฎหมายแท้จริงแล้วก็เพื่อต้องการให้ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มีความน่าเชื่อถือไม่ต่าง ไปจากกระดาษ จึงพยายามบัญญัติหลักการต่าง ๆ เพื่อประกันการเปลี่ยนแปลงของเอกสารในภายหลังนอกจากนี้ ผู้สนใจจัด e-Meeting ยังสามารถตรวจสอบความสอดคล้องของระบบประชุมที่ใช้กับกฎหมายทั้งสองฉบับข้างต้นได้ที่เว็ปไซต์ของ ETDA (https://www.etda.or.th/content/e-meeting.html)

ท้ายที่สุด ผู้เขียนหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับหน่วยงานต่าง ๆ และคงได้เห็นการทำงานผ่านระบบ e เพิ่มมากขึ้นในอนาคตอันใกล้ซึ่งสถาการณ์อาจทำให้เราต้อง work from home ได้ในไม่ช้า 

[บทความนี้เป็นความเห็นส่วนตัวของผู้เขียน]