Hybrid Working การทำงานแนวใหม่ในยุค next normal

การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ทำให้สถานที่ทำงานหยุดชะงัก หลายองค์กรไม่เพียงต้องรองรับการทำงานของพนักงานจากระยะไกลที่มีจำนวนมากอย่างกะทันหันเท่านั้น แต่ยังต้องทบทวนกลยุทธ์และการลงทุนที่ช่วยให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างต่อเนื่องในช่วงเวลาที่มีแต่ความไม่แน่นอนนี้

คุณซามีร์ ซายิด กรรมการผู้จัดการ ภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกและเกาหลีแห่งโพลีได้เผยว่า “ในช่วงหลายเดือนที่ผ่านมา วิธีการทำงานของพนักงานทั่วโลกและทั่วภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกกำลังเปลี่ยนไป จากที่เคยเน้นที่ “สถานที่” เป็น“ จุดมุ่งหมาย” และมีการแบ่งเวลาทำงานระหว่างที่สำนักงานและที่บ้าน จึงเกิดเป็นรูปแบบ “การทำงานแบบไฮบริด”  อันเป็นเครื่องมือสำคัญที่องค์กรนำมาช่วยจัดค่านิยม วัฒนธรรมและวัตถุประสงค์ขององค์กรใหม่เพื่อสะท้อนความเป็นจริงขององค์กรในยุคเน็กซ์นอร์มอล”

Poly (เดิมชื่อ Plantronics และ Polycom) (NYSE: PLT) โพลีเป็นองค์กรชั้นนำในธุรกิจการสื่อสารระดับโลกที่มุ่งสร้างอำนาจจากการเชื่อมโยงและการทำงานร่วมกันของมนุษย์ โพลีได้ออกรายงานฉบับใหม่ของตน 2 ฉบับเมื่อเร็วๆ นี้ ชื่อ “การทำงานในยุคนิวนอร์มอล: การจัดลำดับความสำคัญด้านดิจิทัล” (The Future of Work in the New Normal: Re-thinking your Digital Priorities)  และ “การทำงานแบบไฮบริดผสมผสาน: การสร้างนิวนอร์มอลสำหรับการปฏิบัติงาน การจัดพื้นที่และวัฒนธรรมในการทำงาน” (Hybrid Working: Creating the “next normal” in work practices, spaces and culture) ซึ่งรายงานทั้งสองฉบับนี้สะท้อนให้เห็นถึงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของสถานที่ทำงานสมัยใหม่ในปัจจุบัน (และพื้นที่ทำงาน) ซึ่งจะมีการทำงานแบบไฮบริดผสมผสานเป็นบรรทัดฐาน รวมถึงแนวโน้มการลงทุนในเทคโนโลยีที่เหมาะสมและโซลูชันการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะช่วยให้องค์กรวางแผนสำหรับอนาคตได้อย่างเหมาะสม   

คุณซามีร์ได้สรุปสาระสำคัญจากรายงานทั้งสองฉบับอันเป็นแนวคิดที่สำคัญสำหรับโพลีในการขับเคลื่อนการทำงานแบบไฮบริดให้เกิดในปีค.ศ. 2020 นี้เป็นต้นไป ไว้ดังนี้

สรุปรายงาน “การทำงานในยุคนิวนอร์มอล: การจัดลำดับความสำคัญด้านดิจิทัล” (The Future of Work in the New Normal: Re-thinking your Digital Priorities)  

ผลงานการศึกษาค้นคว้าล่าสุดจาก Ecosystm 360 ที่ได้รับมอบหมายจากโพลีได้ระบุถึงลำดับความสำคัญที่ผู้นำทางธุรกิจและผู้นำด้านไอทีในเอเชียแปซิฟิกในยุคเน็กซ์นอร์มอล รวมถึงระบุถึงคำแนะนำแก่องค์กรเกี่ยวกับวิธีการบริหารการเปลี่ยนแปลงในโมเดลที่เกี่ยวกับธุรกิจและพนักงาน นอกจากนี้ การศึกษายังพบว่าการทำงานแบบผสมผสานนี้จะกลายเป็นบรรทัดฐานสำหรับหลายๆ องค์กร โดยองค์กรให้ความสำคัญไปที่การลงทุนในด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ การศึกษา และเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่อง  ทั้งนี้ สาระที่สำคัญบางส่วนจากการศึกษานี้ ได้แก่:

รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดจะเป็นบรรทัดฐาน

• การทำงานจากที่บ้านจะกลายเป็นบรรทัดฐานสำหรับหลายองค์กร: องค์กรผู้ตอบแบบสอบถามจำนวน 40% คาดว่าจะยังคงใช้การประชุมเสมือนจริงต่อไปแม้ว่าวิกฤตการระบาดไวรัสโควิด-19 จะผ่านไปแล้วก็ตามโดยไม่คำนึงถึงสถานที่  เช่น ผู้ให้บริการกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Outsourcing) รายหนึ่งในประเทศในฟิลิปปินส์กำลังทดลองให้พนักงานบางคนทำงานจากที่บ้านและบางส่วนทำงานในสำนักงานในโมเดลที่แตกต่างกัน

• ลักษณะของสถานที่ทำงานจะเปลี่ยนไป: สถานที่ทำงานจะถูกจัดเตรียมตามความต้องการในการพบปะและทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ  โดยผู้ตอบแบบสอบถาม 55% คาดว่าจะมีการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลมากขึ้นเพื่อพัฒนาประสบการณ์ของพนักงาน  และ 47% ของผู้ตอบแบบสอบถามคาดว่าจะมีการใช้เครื่องมือและแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันเพิ่มขึ้นแม้หลังจากวิกฤตโควิด-19 จะสิ้นสุดลง ในขณะที่มีผู้นำธุรกิจเพียง 15% ในเอเชียแปซิฟิกระบุว่าพวกเขาจะลดการลงทุน ผู้นำธุรกิจในประเทศมาเลเซียจำนวน 33% คาดว่าจะลดการใช้พื้นที่สำนักงานที่ใช้ในเชิงพาณิชย์หลังภัยโควิด-19 ลง

องค์กรต่างๆ จะเน้นใช้การทำงานระยะไกลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

• เร่งการใช้งาน VPN Access - 44% ขององค์กรที่สำรวจได้ใช้หรือกำลังจะเพิ่มการใช้โครงข่ายวีพีเอ็นเพื่อให้พนักงานจำนวนมากสามารถเข้าถึงเครื่องมือภายในองค์กรและข้อมูลที่เป็นความลับได้อย่างปลอดภัย ทั้งนี้ หวังใช้กระบวนการทำงานระยะไกลให้มากที่สุดในการรองรับการใช้งานของพนักงานจำนวนมาก
• การลงทุนในแล็ปท็อปและซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานร่วมกัน - หลายองค์กรต้องลงทุนในแล็ปท็อปสำหรับพนักงานที่ใช้เดสก์ท็อป (36%) และซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานร่วมกัน (41%) ในช่วงวิกฤตนี้  ทั้งนี้ ในหลายประเทศในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (และส่วนใหญ่อยู่ในประเทศเศรษฐกิจเกิดใหม่) พนักงานยังไม่มีความพร้อมที่จะทำงานจากที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ ต้องซื้อแล็ปท็อป จอภาพและชุดหูฟังชุดใหม่มาใช้ที่บ้าน

• เพิ่มความเข้มข้นในการปกป้องข้อมูลและนโยบายด้านทรัพยากรบุคคล - องค์กรใช้โอกาสนี้ในการปรับปรุงนโยบายการปกป้องข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้ดียิ่งขึ้น (43%) ประเมินนโยบายด้านทรัพยากรบุคคลอีกครั้ง (34%) และสร้างมาตรการในการตรวจสอบสภาวะทางอารมณ์ของพนักงาน ( 31%)

การประชุมทางวิดีโอคอนเฟอร์เร้นท์จะขับเคลื่อนวิธีการทำงานและการประชุมร่วมกัน

• ให้ความสำคัญแก่การประชุมทางวิดีโอ – พบว่า 63% ขององค์กรในเอเชียแปซิฟิกได้เพิ่มงบการลงทุนไปในอุปกรณ์การประชุมและชุดหูฟังอย่างมีนัยยะสำคัญเพื่อใช้ในการทำงานร่วมกันในช่วงวิกฤตโควิด-19  โดยมีการลงทุนเพิ่มขึ้น 41% ในอุปกรณ์การประชุมทางวิดีโออย่างมีนัยสำคัญเช่นกัน
• ใช้บริการวิดีโอบนคลาวด์รองรับปริมาณการใช้งานในอนาคต - 33% ขององค์กรได้เพิ่มงบการลงทุนในโซลูชั่นการทำงานร่วมกันและการใช้วิดีโอบนคลาวด์ซึ่งเป็นผลจากการระบาดของไวรัส โดยคาดว่าจะมีความต้องการในด้านนี้ต่อไปอีก 12 เดือนข้างหน้าเนื่องจากยังจะมีพนักงานระยะไกลเพิ่มขึ้นอีก องค์กรจึงวางแผนจะใช้ศักยภาพของเทคโนโลยีด้านการประชุมเพื่อตอบสนองความต้องการที่เพิ่มมากขึ้น 

ท่านสามารถดาวน์โหลดรายงาน “การทำงานในยุคนิวนอร์มอล: การจัดลำดับความสำคัญด้านดิจิทัล” ได้ที่นี่

สรุปรายงาน “การทำงานแบบไฮบริดผสมผสาน: การสร้างนิวนอร์มอลสำหรับการปฏิบัติงาน การจัดพื้นที่และวัฒนธรรมในการทำงาน (Hybrid Working: Creating the “new normal” in work practices, spaces and culture) 

รายงานชิ้นนี้จะปูทางไปสู่การทำงานในยุคเน็กซ์นอร์มอลอันเป็นยุคที่พนักงานขององค์กรจะทำงานอย่างเต็มที่ด้วยแรงบันดาลใจในการทำงาน ให้ความร่วมมือกันและให้ประสิทธิผลการทำงานสูง เนื่องจากพนักงานมีทางเลือก มีความยืดหยุ่นมากขึ้น ส่งให้ธุรกิจเติบโต   ทั้งนี้ สาระที่สำคัญบางส่วนจากการศึกษานี้ ได้แก่:

แนวการปฏิบัติงานหลังภาวะล็อกดาวน์

ในช่วงล็อกดาวน์นั้น ธุรกิจต่างๆ มีโอกาสที่จะหันมาพิจารณาและหาคำจำกัดความที่แท้จริงของ “งาน” ของตนเอง จึงได้พบกับการทำงานแบบไฮบริดผสมผสานแบบใหม่ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรมี:

• รูปแบบการทำงานใหม่ – ทำงานแบบไฮบริดจะช่วยองค์กรวางแผนนโยบายด้านการทำงานใหม่ที่เอื้อให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการทำงานตอบรับในด้านเวลาและด้านสถานที่ที่เขาทำงาน
• วิธีการทำงานที่เน้นที่ผลลัพธ์ – ลดการให้ความสำคัญที่เวลาและสถานที่ เพื่อให้ได้ประสิทธิผลและผลลัพธ์ที่ต้องการ
• ลงทุนในจุดที่เพิ่มประสิทธิภาพ – องค์กรจะมองไปไกลกว่าสถานที่สำนักงานของตนเอง เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานส่วนตัวที่สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ทุกที่ โดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย

ลักษณะการพื้นที่ทำงานในรูปแบบไฮบริด

ในรายงานฉบับเดียวกันนี้ คุณซาราห์ ซูซานคา สถาปนิกและผู้ก่อตั้ง Susanka Studios ได้ระบุถึงแนวโน้มที่สำคัญในการจัดพื้นที่ทำงานแบบไฮบริดอันจะเกิดขึ้นในปีค.ศ. 2020 และเป็นปีที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อไปในอนาคตดังต่อไปนี้:

• โฮมออฟฟิศจะได้รับความสนใจมากพอๆ กับห้องครัว – ห้องทำงานจะมีขนาดกว้าง ได้รับการออกแบบจัดวางตามหลักสรีรศาสตร์และสร้างขึ้นในสถานที่ที่สามารถสร้างแรงบันดาลใจในการทำงาน รวมถึงการปรับความสว่างของโคมไฟ กำจัดเสียงดัง การเลือกใช้โทนสีทาผนัง
• นิยมโคเวิร์คกิ้งสเปซเพื่อทำงานร่วมกันมากขึ้น – องค์กรต่างๆ จะลงทุนในโคเวิร์คกิ้งสเปซแถวชานเมืองเพื่อดึงดูดผู้มีความสามารถให้มาทำงานด้วย ทั้งนี้ การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มและการเชื่อมโยงทางสังคมกับเพื่อนร่วมงานและคนอื่นๆ จะสามารถนำไปสู่การพัฒนาระหว่างความคิดและนวัตกรรมใหม่ๆ ได้เป็นอย่างดี
• ภูมิทัศน์ของเมืองจะเปลี่ยนไป – ในอนาคต เราอาจจะไม่ได้เห็นอาคารสำนักงานเป็นอาคารสูงเสียดฟ้าอีกต่อไป อาคารจะรวมเข้ากับวิถีชีวิตของผู้คน ร้านกาแฟจะเป็นส่วนเสริมของห้องรับแขก ร้านอาหารจะกลายเป็นส่วนเสริมจากห้องครัว ผู้คนจะเดินไปทั่วๆ แทนการออกกำลังกายที่บ้าน

คุณซามีร์กล่าวเพิ่มเติมว่า “ทั้งนี้ เพื่อให้องค์กรมีความได้เปรียบทางธุรกิจและการบริหาร องค์กรจำเป็นต้องตอบสนอง ออกแบบใหม่และลงทุนสร้างสรรค์แนวทางปฏิบัติของตนขึ้นใหม่ก่อนใคร รวมถึงควรลงทุนในอุปกรณ์ที่ช่วยให้องค์กรได้ยินความเห็นของพนักงานได้ดียิ่งขึ้น ลงทุนในการสร้างความเชี่ยวชาญของพนักงาน ลงทุนในระบบวิดีโอและการสื่อสารของพนักงานที่เชื่อมโยงให้รู้สึกการทำงานเป็นทีม อาทิ ระบบการทำงานแบบเสมือนจริงที่สร้างปฏิสัมพันธ์ทางสังคม แบ่งปันประสบการณ์ เช่น สร้างช่วงเวลารับประทานกาแฟยามบ่ายกับเพื่อนร่วมงานอย่างง่ายๆ”

ท่านสามารถดาวน์โหลดรายงาน “การทำงานแบบไฮบริดผสมผสาน: การสร้างนิวนอร์มอลสำหรับการปฏิบัติงาน การจัดพื้นที่และวัฒนธรรมการทำงาน (Hybrid Working: Creating the “new normal” in work practices, spaces and culture) ได้ที่นี่ และโหลดภาพอินโฟกราฟิกได้ที่นี่