Work From Home (WFH) กับดิจิทัลทรานส์ฟอร์ม

จากการทำอาชีพอิสระมาหลายปี ผมขอนำเสนอประเด็นพิจารณาเพื่อให้การทำงานจากที่บ้านประสบความสำเร็จครับ Mindset สิ่งสำคัญที่สุดอย่างแรกคือ Trust ระหว่างองค์กรกับพนักงาน ผู้บริหารต้องแสดงออกถึงความไว้เนื้อเชื่อใจกับพนักงาน ว่ามีศักยภาพที่จะทำงานได้ด้วยตนเอง ในขณะเดียวกันก็พร้อมสนับสนุนในทุกรูปแบบ เพื่อแก้ไขปัญหาอุปสรรคในช่วงรอยต่อการเปลี่ยนแปลง ทำให้เป็นโอกาสแสดงถึงภาวะผู้นำ และสร้างความเชื่อถือจากพนักงานด้วย

อีกบทบาทที่ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษคือ การสื่อสารสถานการณ์องค์กรให้พนักงานรับทราบอย่างสม่ำเสมอในสภาวะที่ไม่ปกติเช่นนี้ ในด้านของพนักงาน นี่ก็เป็นโอกาสในการแสดงให้องค์กรมั่นใจได้ว่าการทำงานที่บ้าน ไม่ได้เป็นอุปสรรคต่อการบรรลุเป้าหมายองค์กร แต่ทำให้พนักงานได้ชั่วโมงทำงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

กรอบความคิดถัดมาที่สำคัญคือ Work from Home ไม่ใช่การหยุดอยู่กับบ้าน ดังนั้น ขั้นตอนงานต่างๆ ในองค์กรยังคงเป็นไปตามปกติ องค์กรต้องกำหนดชั่วโมงเวลาชัดเจน ที่พนักงานต้องพร้อมทำงาน พร้อมรับการติดต่อจากเพื่อนร่วมงาน หรือเครือข่ายนอกองค์กรอื่นๆ

สร้างกติกาองค์กร เมื่อพนักงานอยู่กันคนละสถานที่ ข้อความผ่านจอคอมพิวเตอร์หรือจอมือถือเพิ่มขึ้นแทนที่คำพูด องค์กรจึงต้องระมัดระวังการสื่อสารที่ผิดความหมาย เรื่องราวที่ซับซ้อนต้องการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ควรกำหนดให้โทรศัพท์คุย หรือจัดการประชุมทางไกลทันที

กิจกรรมสำคัญที่ต้องสร้างกติการ่วมกันคือ การประชุมทางไกลเหมือนประชุมปกติ คือมีวาระชัดเจน ส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า ผู้นำควบคุมประเด็นและเวลาให้เหมาะสมและจบการประชุมด้วยข้อสรุป กิจกรรมที่ต้องทำต่อไป ผู้รับผิดชอบ

สิ่งที่เพิ่มเติมขึ้นในระบบออนไลน์คือ สมาชิกต้องเตรียมตัวเชื่อมต่อสัญญาณล่วงหน้า เพื่อให้มั่นใจว่าเริ่มประชุมได้ตรงต่อเวลา เปิดกล้องระหว่างการประชุมเสมอ เพื่อให้ผู้อื่นสามารถอ่านภาษากายของผู้พูดได้ การประชุมทางไกลไม่มี “ผู้นั่งหัวโต๊ะ” ที่เห็นได้ชัดเจนทางกายภาพ ทุกคนเท่ากันหมด องค์กรสามารถใช้เป็นโอกาสในการกระตุ้นให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น รวมถึงผู้นำใช้เป็นแบบฝึกหัด “การฟัง” ของตนเองด้วย

จัดเตรียมตัวเอง หลักการพื้นฐานคือทำตัวเหมือนการทำงานปกติ ตื่นนอนดังเช่นทุกวัน แต่งกายให้เหมาะสม เวลาเดินทางที่ลดลงไป ควรเป็น “กำไร” จากการทำงานที่บ้านในครั้งนี้ สถานที่ทำงานและสภาพแวดล้อมในบ้าน เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ข้อมูลเอกสารที่ต้องใช้ แสงสว่าง อุณหภูมิ เสียงรอบข้าง ความสะอาดเป็นระเบียบ สามารถส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก ต้องจัดการให้ดี วางแผนเวลา นั่งโต๊ะทำงาน ประชุม เตรียมและกินอาหารกลางวัน พักย่อยๆ การมีนาฬิกาในตำแหน่งที่มองเห็นได้ง่ายๆ ตลอดเวลา จะช่วยได้มาก

บทส่งท้าย ในที่สุดวิกฤติโควิด-19 ก็จะผ่านไป แต่ผมเชื่อว่าการทำงานที่บ้านจะกลายเป็น “ความท้าทาย” ที่เติบโตพร้อมกับเทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อสร้างความผูกพันระหว่างองค์กรกับพนักงาน จึงเป็นโอกาสขององค์กรในการทดลองระบบการทำงานที่บ้านอย่างจริงจัง เพื่อหารูปแบบการทำงานที่ยั่งยืน ทั้งต่อองค์กรและพนักงานในที่สุดครับ