แนวทางเพิ่มสะดวกผู้ถือหุ้น ลดต้นทุน เปิดทางใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

จริงอยู่ที่การส่งเอกสารเชิญประชุมถึงผู้ถือหุ้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากเอกสารดังกล่าวเป็นหนึ่งในกลไกการยืนยันสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ถือหุ้น ตามมาตรฐานว่าด้วยการกำกับดูแลกิจการที่ดี หรือ G20/OECD Principles of Corporate Governance โดยองค์การเพื่อความร่วมมือและการพัฒนาทางเศรษฐกิจ (OECD)

มาตรฐานดังกล่าวเป็นหลักการปฏิบัติต่อผู้ถือหุ้นอย่างเท่าเทียม (The rights and equitable treatment of shareholders) ซึ่งบริษัทมีหน้าที่อำนวยความสะดวกให้ผู้ถือหุ้นได้รับข้อมูลที่เพียงพอ และทันเวลาเกี่ยวกับการประชุมสามัญ ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับประเด็นที่จะตัดสินใจในที่ประชุม

หลักการนี้ยังปรากฏในกฎหมายไทยด้วยเช่นกัน โดยมาตรา 29 พ.ร.บ.บริษัทมหาชนจำกัด กำหนดให้การส่งหนังสือนัดประชุมนั้นชอบด้วยกฎหมายก็ต่อเมื่อไปรษณีย์ลงทะเบียน ที่ส่งให้แก่ผู้ถือหุ้นมีความผิดพลาดหรือตกหล่นไม่เกินร้อยละ 5 ของจำนวนหุ้น

เราจะทำอย่างไร เพื่อให้บริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ยังคงอำนวยความสะดวกแก่ผู้ถือหุ้น และปฏิบัติตามกฎหมาย พร้อมรักษากลไกการยืนยันสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ถือหุ้น โดยสามารถลดต้นทุน ประหยัดการใช้ทรัพยากรจากการส่งเอกสารจำนวนมากทางไปรษณีย์

คำตอบคือ การเปลี่ยนมาใช้ช่องทางส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งที่ผ่านมาแม้จะมีกฎหมายหลายฉบับได้ปลดล็อกเรื่องนี้ และอำนวยความสะดวกในการจัดประชุม

เช่น การเปิดให้มีการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ตาม พ.ร.ก.ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2563 รวมถึงการแก้ไขกฎหมายเปิดช่องให้ส่งหนังสือเชิญประชุมแก่ผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ตามมาตรา 7/1 พ.ร.บ.บริษัทมหาชนจำกัด

แต่ปรากฏว่า ในทางปฏิบัติการส่งหนังสือผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ยังไม่ถูกนำมาใช้เท่าที่ควร เนื่องจากบริษัทยังมีอุปสรรคในเรื่องการขอความยินยอมจากผู้ถือหุ้นตามมาตรา 7/1 อยู่

ซึ่งกฎหมายกำหนดให้บริษัทจะส่งหนังสือเชิญประชุม หรือเอกสารผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ก็ต่อเมื่อผู้ถือหุ้นได้ให้ความยินยอมในการส่งหนังสือผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ไว้แก่บริษัท หรือคณะกรรมการแล้วเท่านั้น

แต่ด้วยผู้ถือหุ้นที่มีจำนวนมากและบางรายก็ไม่สามารถติดต่อได้ การขอความยินยอมจึงเป็นไปได้ยาก อีกทั้งในการขอความยินยอมจากผู้ถือหุ้นหากไม่ได้รับการตอบรับ บริษัทต้องเตรียมเอกสารเพื่อส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตามเดิม ทำให้เกิดภาระงานที่ซ้ำซ้อนขึ้น

ประกอบกับตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีสำหรับบริษัทจดทะเบียนของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย กำหนดให้คณะกรรมการควรดูแลให้มั่นใจว่า ผู้ถือหุ้นมีส่วนร่วมในการตัดสินใจในเรื่องสำคัญของบริษัท

โดยต้องดูแลให้มีการส่งหนังสือนัดประชุมพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้องอย่างน้อย 28 วันก่อนการประชุม ซึ่งอาจจะส่งผลให้การขอความยินยอม และรอการตอบกลับทำให้บริษัทไม่สามารถดำเนินการได้ตามกรอบเวลาที่กำหนด 

จึงเป็นเหตุที่ทำให้การส่งเอกสารผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ถูกนำมาใช้มากเท่าที่ควร ทั้งที่เป็นช่องทางที่มีต้นทุนน้อยกว่า และให้ความสะดวก รวดเร็วในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ถือหุ้นกับบริษัทมากกว่า

ดังนั้น กลไกการขอความยินยอมจากผู้ถือหุ้นตามความในมาตรา 7/1 ควรต้องได้รับการพิจารณายกเลิก เพื่อเปิดช่องให้บริษัทสามารถส่งหนังสือในช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ได้แทนช่องทางเดิม

คือ ทางไปรษณีย์ลงทะเบียนเท่านั้น ขณะเดียวกันหากผู้ถือหุ้นคนใดไม่สะดวกกับช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ ยังคงสามารถแจ้งทางบริษัทให้ส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนได้ ไม่ถูกตัดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลไปแต่อย่างใด

ขณะเดียวกัน การปรับแก้เช่นนี้ไม่ได้เป็นการลดความคุ้มครองความทั่วถึงของหนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้น เพราะสามารถคงการคุ้มครองไว้ได้ด้วยการนำกลไกมาตรา 29 พ.ร.บ.บริษัทมหาชน มาปรับแก้การพิจารณาความบกพร่องในการส่งหนังสือเชิญประชุมไม่เกินร้อยละ 5 ของจำนวนหุ้นให้ครอบคลุมทั้งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน และอิเล็กทรอนิกส์

กล่าวคือ บริษัทยังคงมีหน้าที่ในการส่งหนังสือเชิญประชุมให้แก่ผู้ถือหุ้นให้ทั่วถึงมากที่สุด ไม่ว่าจะโดยช่องทางใดก็ตาม เห็นได้ว่าการแก้ไขกฎหมายด้วยวิธีดังกล่าวนี้ จะทำให้การรับ-ส่งเอกสารของบริษัทนั้นสะดวกรวดเร็วแก่ทุกฝ่าย ช่วยลดต้นทุนบริษัทซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาขีดความสามารถของบริษัทเอง และยังสามารถคงไว้ซึ่งความคุ้มครองแก่ผู้ถือหุ้นได้ดังเดิม 

ที่สำคัญยังสอดรับกับความเปลี่ยนแปลงในด้านเทคโนโลยีการสื่อสารที่ก้าวหน้า ลดการใช้กระดาษ ลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนสู่ชั้นบรรยากาศของโลกอันเป็นสาเหตุสำคัญของปัญหาโลกเดือด และยังเป็นการสร้างประโยชน์ที่ไม่อาจประเมินค่าได้ทางสิ่งแวดล้อมให้แก่ส่วนรวมอีกด้วย

บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของชุดบทความ “โครงการกิโยตินกฎระเบียบตลาดทุน” โดย ทีดีอาร์ไอ และ กองทุนส่งเสริมการพัฒนาตลาดทุน (CMDF)

 

 

 

พิสูจน์อักษร....สุรีย์  ศิลาวงษ์