จาก Paper สู่ Digital คู่มือเลือก AI : OCR ที่ใช่ฉบับเข้าใจง่าย เพื่อธุรกิจที่เหนือกว่า

ในโลก ธุรกิจดิจิทัล การจัดการเอกสารแบบเดิมถือเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตขององค์กร เทคโนโลยี AI OCR (Optical Character Recognition) จึงมีบทบาทสำคัญช่วยแปลงข้อความในเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิทัลอย่างแม่นยำ รายงานจาก Gartner ระบุว่าความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ในกระบวนการนี้ทำให้องค์กรสูญเสียเงินเฉลี่ย 15 ล้านดอลลาร์สหรัฐต่อปี หรือประมาณ 500 ล้านบาทไทย

ความสำคัญของ AI : OCR ในยุคดิจิทัล 

การจัดการเอกสารแบบเดิมมักประสบปัญหาหลายประการ เช่น เอกสารสูญหาย การค้นหาข้อมูลที่ล่าช้า และข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ ปัญหาเหล่านี้แก้ไขได้ด้วยการนำ AI : OCR มาใช้ โดยเทคโนโลยีนี้ใช้ ปัญญาประดิษฐ์ จดจำและแปลงตัวอักษรจากเอกสารเป็นข้อความดิจิทัล ช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และประหยัดทรัพยากรได้อย่างมาก

นอกจากการแก้ปัญหาพื้นฐานแล้ว ระบบ AI : OCR ยังมีศักยภาพมากกว่านั้น ไม่ว่าจะเป็นช่วยลดต้นทุนจัดการเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และเปิดโอกาสในการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจทางธุรกิจที่แม่นยำยิ่งขึ้น ด้วยศักยภาพที่หลากหลาย ทำให้ความสำคัญของ AI : OCR เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในยุคดิจิทัล สอดคล้องกับการสำรวจของ Grandviewresearch ซึ่งคาดการณ์ว่าตลาด OCR ในเอเชียจะเติบโตเฉลี่ยต่อปีที่ 14.8% ระหว่างปี 2023 ถึง 2030 แสดงให้เห็นถึงความต้องการที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในตลาด 

ภาพ : กราฟแสดงการเติบโตของตลาด OCR ในเอเชีย ช่วงปี 2023-2030 

ขั้นตอนการเลือกและนำ AI : OCR มาใช้ในองค์กร

1. ประเมินความต้องการขององค์กร

• วิเคราะห์ปริมาณและประเภทของเอกสาร จากนั้นคำนวณค่าจ้าง Man-hours ที่ใช้กรอกเอกสาร รวมถึงประเมินมูลค่าเพิ่มจากความเร็วและความแม่นยำของระบบ OCR ว่ามีมูลค่าเป็นจำนวนเงินเท่าใด
• ต้องการความแม่นยำสำหรับเอกสารเหล่านี้แค่ไหน
• กำหนดเป้าหมายสำหรับการนำ AI : OCR มาใช้ เช่น ลดเวลาการป้อนข้อมูลของพนักงานลง 50% แต่ยังต้องมีพนักงาน QC ตรวจเช็กขั้นตอนสุดท้าย

2. ทดสอบและเปรียบเทียบโซลูชัน AI : OCR

• ทดลองใช้งานระบบ AI OCR จากผู้ให้บริการหลายราย *ใช้งานฟรี Demo OCR by WordSense Wordsense by Looloo
• เปรียบเทียบประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และความเข้ากันได้กับระบบที่มีอยู่

3. ฝึกอบรมและทำความเข้าใจกับพนักงานเรื่องการนำ AI : OCR มาใช้ในองค์กร

• ฝึกอบรมการใช้งานระบบใหม่ให้กับพนักงาน
• สื่อสารถึงประโยชน์และความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงให้ทั่วทั้งองค์กร

5 ปัจจัยการเลือก AI : OCR สำหรับองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ความแม่นยำ เลือกใช้ AI : OCR ที่แม่นยำสูง ซึ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่มีเอกสารซับซ้อน รวมถึงต้องพิจารณาถึงขอบเขตของคำ ในเอกสารที่ต้องการแปลงด้วยว่าเป็นคำเฉพาะหรือเปลี่ยนแปลงได้ อย่างเอกสารบัญชีใช้คำว่า "ชื่อผู้ขาย" "ผู้ขาย" หรือ "Seller's name" กรณีแบบนี้ควรใช้ Semi-structure OCR อย่าง OCR by WoreSense เพื่อประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น
2. รองรับภาษาและรูปแบบเอกสารที่หลากหลาย ระบบ AI : OCR ควรอ่านได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ รวมถึงรองรับรูปแบบเอกสารต่างๆ ได้ เช่น PDF JPEG TIFF สำหรับเอกสารสแกน หรือ Word, Excel สำหรับเอกสารออฟฟิศ รวมถึงแบบฟอร์มรูปแบบกึ่งโครงสร้าง เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ
3. ความเร็วการประมวลผล : ความสามารถด้านจัดการเอกสารจำนวนมากในเวลาอันสั้น เช่น บริษัทประกันที่ต้องประมวลผลแบบฟอร์มเคลมประกันนับพันฉบับต่อวัน
4. ความปลอดภัยของข้อมูล ตรวจสอบมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยและการเข้ารหัสข้อมูลของบริษัท รวมถึงการรับรองมาตรฐาน ISO ทั้งนี้หากข้อมูลไม่สามารถออกนอกระบบของบริษัทได้ จำเป็นต้องใช้การ Host โมเดลแบบ On-premise แทนที่จะเป็น On-cloud และไม่สามารถเชื่อมต่อกับ Gen AI ภายนอกได้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ
5. การใช้งานร่วมกับระบบที่มีอยู่ บูรณาการกับระบบจัดการเอกสาร ERP หรือระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่องค์กรใช้อยู่ได้

วิธีการเลือกบริษัท AI : OCR ที่เหมาะสมกับองค์กรของตนเอง

1. ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ เลือกบริษัทที่มีประวัติการทำงานที่ดี รวมถึงตรวจสอบผลงานที่เกี่ยวข้องกับตนเอง บริษัทที่มีประสบการณ์เฉพาะทางจะเข้าใจความต้องการเฉพาะธุรกิจคุณได้ดีกว่า
2. การสนับสนุนและบริการหลังการขาย พิจารณาคุณภาพการสนับสนุนทางเทคนิค ความถี่ในการอัปเดตระบบ และเวลาตอบสนองต่อปัญหา นอกจากนี้ทีมสนับสนุนที่ดีจะช่วยให้การใช้งาน OCR มีประสิทธิภาพ ตลอดจนตรวจสอบการรับประกัน วิธีการตรวจรับ และการวัดประสิทธิภาพของระบบด้วย
3. ความยืดหยุ่นในการปรับแต่ง ระบบปรับแต่งให้เข้ากับกระบวนการทำงานและระบบที่มีอยู่ขององค์กรได้หรือไม่ โดยความยืดหยุ่นนี้จะช่วยให้การนำ OCR มาใช้ในองค์กรตรงตามความต้องการมากที่สุด
4. ราคาและรูปแบบการคิดค่าบริการ เช่น คิดราคาตามจำนวนเอกสาร หรือการสมัครสมาชิกรายเดือน / รายปี เลือกแผนที่เหมาะกับการใช้และงบขององค์กร โดยคำนึงถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดในระยะยาว รวมถึงค่าบำรุงรักษาและการอัปเกรดในอนาคต
5. ทดลองใช้งานก่อนตัดสินใจ OCR by WordSense บริษัทในเครือ Looloo Technology หนึ่งในผู้นำตลาด OCR ของไทยในปัจจุบัน โดดเด่นด้วยความแม่นยำสูงในการอ่านลายมือภาษาไทย ที่สามารถแปลงลายมือเป็นข้อความดิจิทัลแม่นยำ ด้วยค่าความแม่นยำตั้งต้นที่ 92% สำหรับ OCR Handwriting และ 95% สำหรับ OCR Typed ที่แปลงตัวพิมพ์ภาษาไทยเป็นข้อความดิจิทัล ยิ่งใช้งานระบบ OCR มากเท่าไร ระบบก็จะยิ่งเรียนรู้และพัฒนาความแม่นยำมากขึ้นเรื่อยๆ  

    

ภาพ : ฟรี! ทดลองใช้ระบบ OCR by WordSense ไม่เก็บข้อมูล ไม่จำกัดขนาดของข้อมูล

สามารถติดตามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Demo OCR, E-Mail หรือโทร. 02-028-7557 และ คลิกที่นี่

อ้างอิง

• Gartner
• Grand view research