“ดิทโต้” เปลี่ยนเอกสาร สู่ดิจิทัล ลดกระดาษ "ลดคาร์บอน" 1.06 หมื่นตัน
Paperless แนวคิดที่ถูกนำมาใช้เพื่อประหยัดการใช้กระดาษ ลดการใช้งานเอกสารรูปแบบกระดาษ ปัจจุบันพบว่า ทั้งภาครัฐ และเอกชน หันมาเดินหน้าเรื่องนี้มากขึ้น และหนึ่งในวิธีคือการเก็บเอกสาร สู่ "ระบบดิจิทัล" เพื่อใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด
ว่ากันว่า แต่ละปีคนไทยใช้กระดาษเฉลี่ยปีละ 3.9 ล้านตัน หรือคนละประมาณ 60 กิโลกรัม/ปี ต้องตัดต้นไม้ถึง 66.3 ล้านตัน/ปี หรือทุกๆ นาที จะต้องตัดต้นไม้จำนวนกว่า 130 ต้น แนวคิดเรื่องการลดการใช้กระดาษ หรือ Paperless จึงเป็นสิ่งที่ประเทศไทยและทั่วโลกต่างให้ความสำคัญ เพื่อลดการสิ้นเปลืองทรัพยากร
หนึ่งตัวอย่างในการเข้ามาช่วยเสริมเป้าหมายในการลดการใช้กระดาษทั้งองค์กรภาครัฐ เอกชน คือ ระบบจัดการเอกสารและข้อมูลแบบครบวงจร เปลี่ยนกระดาษ สู่ดิจิทัลของ บริษัท ดิทโต้ (ประเทศไทย) จำกัด (มหาชน) ซึ่งจากการที่ให้บริการมากว่า 8 ปี สามารถลดการใช้กระดาษได้กว่า 800 ล้านแผ่น เท่ากับกระดาษ 1.6 ล้านรีม หรือประมาณ 4 พันตัน ลดการปล่อย คาร์บอนไดออกไซด์ กว่า 10,600 ตัน
“ฐกร รัตนกมลพร” ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท ดิทโต้ (ประเทศไทย) จำกัด (มหาชน) เผยว่า ประเทศไทยใช้กระดาษเฉลี่ยปีละ 3.9 ล้านต้น ต้องตัดต้นไม้ถึง 66.3 ล้านต้นต่อปี หรือ 130 ต้นทุกๆ นาที มีการพูดคุยเรื่อง Paperless มานานแต่ยังไม่เกิดขึ้นเพราะยังเคยชินกับการใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ ตั้งแต่ที่ดิทโต้เริ่มให้บริการด้านการจัดเก็บเอกสารสู่ระบบดิจิทัล พบว่า องค์กรที่เคลื่อนไวมากที่สุดในเรื่อง Paperless คือ ภาคเอกชนอย่าง “ธนาคาร” สิ่งที่ "ดิทโต้" ทำ คือ นำเอกสารของธนาคารเข้าระบบ 300 ล้านหน้า โดยใช้เวลา 2 ปี รวมถึงปัจจุบัน รพ.เอกชน หลายแห่งเริ่มมีการนำข้อมูลเข้าสู่ ระบบดิจิทัล ด้วยเช่นกัน
ขณะที่ภาครัฐเอง ในส่วนที่ให้บริการประชาชนทั่วไป หลายหน่วยงานพยายามลงทุนเรื่องของ E-Service มากขึ้น เช่น “ศาล” 3 ปีที่ผ่านมามีการเปลี่ยนการยื่นฟ้องคดีเป็น “ระบบยื่นคำฟ้องอิเล็กทรอนิกส์สำหรับประชาชน” (e-Filing) ทำให้กระบวนการภายในศาลลดการใช้กระดาษ นำไปสู่กระบวนการในการจัดเก็บสำนวนคดีเป็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ ในอนาคตถัดมา กระดาษจะมีการใช้น้อยลง เพราะต้นทางเป็นดิจิทัล
“สำนวนคดีเก่าๆ ที่ศาลเคยเก็บไว้ทั่วประเทศเปลี่ยนมาจัดเก็บเป็นดิจิทัล เนื่องจากในแต่ละปีศาลมีคดีกว่า 2 ล้านคดี เฉลี่ยคดีละ 50 หน้า และตามกฎหมายต้องเก็บเอกสารคดีที่จบแล้วไปอีกเป็นระยะเวลากว่า 10 ปี ที่ผ่านมา ศาลมีการเก็บกระดาษกว่า 10,000 ล้านหน้า ปีละราว 2 ล้านหน้า”
“ดังนั้น ดิทโต้ จึงเข้าไปทำการเก็บเอกสารมาไว้ในรูปแบบดิจิทัล เปลี่ยนจากห้องเก็บเอกสาร ให้มาอยู่ในระบบออนไลน์ ลดพื้นที่ ลดเวลาค้นหา ลดพลังงาน และลดพื้นที่ในการจัดเก็บ รวมถึงฝั่งอัยการก็เริ่มปรับสำนวนคดีเป็นอิเล็กทรอนิกส์เช่นกันเพื่อให้เชื่อมต่อกับศาลได้”
ข้อมูลจาก World Bank พบว่า เรตติ้งประเทศไทยเพิ่มขึ้น จากภาคกระบวนการยุติธรรมสามารถจบคดีได้เร็วขึ้น “ฐกร” อธิบายว่า เวลานักลงทุนจะมาลงทุนเขาดูเรื่องกระบวนการยุติธรรมของไทยด้วย หากคดีปิดได้รวดเร็ว ทำให้เรตติ้งของไทยเพิ่มขึ้น กระบวนการภาคยุติธรรมของไทยเร็วขึ้น เพราะการเป็นดิจิทัลทำให้การส่งข้อมูลรวดเร็ว ปัจจุบัน สำนวนคดีของศาล ไม่ต้องถ่ายสำเนาแต่ส่งเป็นระบบปิด
อีกหนึ่งตัวอย่างของภาครัฐ คือ กรมที่ดิน ซึ่งมีที่ดินทั่วประเทศราว 45 ล้านแปลง ได้มีการเปิดให้บริการ “จดทะเบียนที่ดินต่างสำนักงานแบบออนไลน์” ทุกพื้นที่ในเขตกรุงเทพมหานครทั้ง 17 สำนักงาน เมื่อเดือน ก.พ. 65 ที่ผ่านมา ครอบคลุมโฉนดที่ดินมากกว่า 2.2 ล้านแปลง ลดระยะเวลาในการทำนิติกรรมกว่า 50% ตั้งเป้าในปี 2566 ขยายไปยัง จ.อุบลราชธานี หนองคาย เชียงใหม่ สงขลา และในปี 2567 จ.ขอนแก่น นนทบุรี ปทุมธานี และสมุทรปราการ
“ในทุกๆ การเปลี่ยนมือต้องมีสัญญา ในส่วนของ ดิทโต้ คือ เอาข้อมูลหลังโฉนดเหล่านั้นเข้าระบบ 5 จังหวัด ได้แก่ สงขลา ขอนแก่น เชียงใหม่ สิงห์บุรี เพชรบุรี ราว 3 ล้านแปลง โดยแผนระยะยาวของกรมที่ดิน คือ การโอนออนไลน์ได้”
เปลี่ยนระบบราชการสู่ดิจิทัล
ขณะเดียวกัน การทำงานระหว่างรัฐกับรัฐ ปัจจุบัน มีการจัดทำ “ร่าง พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. ….” เพื่อให้ประชาชาชนที่ติดต่อราชการได้ง่าย สะดวก ผ่านระบบออนไลน์ได้ โดย ร่าง พ.ร.บ. ดังกล่าว ผ่านชั้นกรรมาธิการ เข้าสู่วาระ 3 คาดว่าน่าจะได้ใช้ภายในสิ้นปีนี้ ข้อมูลทั้งหมดจะใช้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นจดหมายเวียน สอดคล้องกับประชาชนที่เวลาไปติดต่อราชการ สามารถพกบัตรประชาชนไปใบเดียว ไม่ต้องเซ็นสำเนาถูกต้องอีกต่อไปในอนาคต เมื่อเริ่มมีการใช้กระดาษน้อยลง เรื่องถัดมา คือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature)
“เป็นการพยายามลดการใช้กระดาษลง สร้างระบบภายในของรัฐเพื่อให้รองรับสิ่งต่างๆ เหล่านี้ได้ เป็นตัวกระตุ้นสำคัญให้ภาครัฐมีความพร้อมและยืนยันได้ว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องตามกฎหมายโดยมี พ.ร.บ.เป็นตัวรองรับ จะเป็นการส่งเสริมให้ทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะมหาดไทย ไม่ว่าจะสำนักงานเขต ที่ว่าการอำเภอ ต่อไปนี้ไม่ต้องทำสำเนาถูกต้อง ลดปริมาณการใช้กระดาษลงได้อีกจำนวนมาก การที่ภาครัฐทำ E-Service จะเป็นแรงขับเคลื่อนให้ทุกหน่วยงาน”
สร้างความปลอดภัยข้อมูล
เมื่อเอกสารถูกปรับสู่ระบบดิจิทัล นำมาสู่การเก็บดาต้า สามารถนำดาต้าไปใช้ประโยชน์ไม่ว่าจะเป็นการตลาดหรืออินโนเวชั่นต่างๆ เพื่อทำให้เกิดการแข่งขันได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่จะต้องคำนึงถึงต่อมา คือ ความปลอดภัยของข้อมูล ล่าสุด เรื่องที่มีการตื่นตัวมากที่สุด คือ PDPA (Personal Data Protection Act) หรือ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และมากกว่าข้อมูลส่วนบุคคล คือ ความปลอดภัยทางไซเบอร์ (Cyber Security) ความปลอดภัยของข้อมูลที่จัดเก็บ เพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญ
“หน้าที่ของ ดิทโต้ เริ่มแรก คือ การสร้างอีโคซิสเต็มในแต่ละองค์กร ถัดมา คือ เสริมความปลอดภัยด้านไซเบอร์ ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบดิจิทัลจะสามารถดูได้ว่าใครเปิดดูอะไร ตอนไหน แต่หากเป็นกระดาษเราจะไม่รู้เลยว่าใครเปิดดูบ้าง ดังนั้น สิ่งที่น่ากังวลที่สุด คือ เอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ”
รัฐส่วนสำคัญ ดัน Paperless
ท้ายนี้ “ฐกร” เชื่อว่า Paperless เกิดขึ้นได้ในประเทศไทย หนึ่ง คือ โควิด-19 เป็นตัวเร่ง ตั้งแต่มีการระบาดและมีการใช้ระบบดิจิทัลเข้ามาทดแทน การประชุมออนไลน์ พบว่า การใช้กระดาษลดลง แต่ปัจจัยที่สำคัญที่สุด คือ นโยบายภาครัฐ และแรงขับเคลื่อนของภาครัฐ E-Service จะเป็นแรงขับเคลื่อนใหญ่ที่จะให้เกิดเรื่องของ Paperless รวมถึง ร่างพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. …. ที่คาดว่าจะออกมาภายในปลายปีนี้ จะเป็นแรงผลักดันสำคัญ ทำให้ E-Service ของภาครัฐเกิดความชัดเจนและทำให้กระบวนการทำงานของภาครัฐเป็นดิจิทัลมากขึ้น ทุกหน่วยงานจะสร้างระบบเพื่อตอบรับกฎหมายที่จะออกมา
“Paperless เกิดขึ้นได้ แต่ไม่มีทางที่กระดาษจะหายไป เพราะกระดาษยังคงอยู่ แต่จะยังคงอยู่ในกลุ่มสายงานที่จำเป็นต้องใช้ แต่อะไรก็ตามในแง่ของทางกฎหมายหากภาครัฐซัพพอร์ต เชื่อว่าการใช้กระดาษจะลดลงแน่นอน” ฐกร กล่าวทิ้งท้าย
ร่าง พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์
ข้อมูลจาก สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี เผยแพร่ความรู้เกี่ยวกับ ร่างพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. …. ซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อให้ประชาชาชนที่ติดต่อราชการได้ง่าย สะดวก ในการขอรับบริการหรือจ่ายเงินกับหน่วยงานรัฐสามารถทำผ่านระบบออนไลน์ได้ และหากต้องส่งเอกสาร สามารถส่งไฟล์ทางออนไลน์ได้ไม่จำเป็นต้องสำเนา หรือ เซ็นรับรองอีกต่อไป นอกจากนี้ ประชาชนยังสามารถขอรับเอกสารได้ทางออนไลน์ และสามารถนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ได้
ร่างกฎหมายดังกล่าว จะช่วยลดต้นทุน ลดเวลาให้กับประชาชนและช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถทำงานได้อย่างคล่องตัว โปร่งใส ลดการทุจริต เพราะมีหลักฐานตรวจสอบได้ง่ายในภายหลัง ร่างพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. …. นับเป็นความพยายามของรัฐบาลไทย ที่จะก้าวไปสู่รัฐบาลดิจิทัล ตามที่ได้กำหนดไว้ในรัฐธรรมนูญ ยุทธศาสตร์ชาติ แผนปฏิรูปประเทศ และแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ เพื่อประโยชน์ของประชาชน
ระบบ DMS จัดการข้อมูล ตอบโจทย์ Paperless
ข้อมูลจาก ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย พบว่า สถิติคนไทยเราใช้กระดาษเฉลี่ยคนละ 50 กิโลกรัมต่อปี โดยทั่วประเทศนั้นมีความต้องการกระดาษทุกชนิด เพื่อนำไปทำเป็นบรรจุภัณฑ์ หนังสือพิมพ์ กระดาษสำหรับเขียน สำหรับพิมพ์ และอื่น ๆ ขณะเดียวกัน ในการผลิตกระดาษทั่วไป 1 ตัน จากเยื่อไม้บริสุทธิ์ (Virgin pulp) จะต้องใช้ ไม้ยูคาลิปตัสอายุ 5 ปี จำนวน 17 ต้น ใช้ไฟฟ้าจำนวน 4,100 กิโลวัตต์ต่อชั่วโมง ใช้น้ำถึง 31,500 ลิตร และมีการปล่อยมลพิษคือ คลอรีน สู่สิ่งแวดล้อมราว7 กิโลกรัม
Paperless Solution จึงเป็นแนวคิดที่ถูกนำมาใช้เพื่อประหยัดการใช้กระดาษ ลดการใช้งานเอกสารรูปแบบกระดาษ เพื่อใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด นอกจากจะช่วยประหยัดทรัพยากรแล้ว ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้อีกด้วย โดยหนึ่งในวิธีการประหยัดทรัพยากรกระดาษ คือ การเปลี่ยนกระดาษให้เป็นเอกสารรูปแบบ Digital Format และเป็นการก้าวเข้าสู่ยุค Digital Transformation
แม้ Paperless Solution จะไม่ใช่แนวคิดที่แปลกใหม่ แต่ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 เป็นตัวกระตุ้นให้หลายองค์กร หลายหน่วยงาน หันมาใช้เอกสารรูปแบบดิจิทัลเร็วขึ้น โดยเฉพาะในช่วง Work and study from home ที่ทุกคนจะต้องอยู่บ้าน ต้องสร้างระยะห่างทางสังคม
โดยกระบวนการเปลี่ยนองค์กรให้เป็นรูปแบบแนวคิด Paperless มีหลากหลายวิธี และหนึ่งในนั้น คือ ระบบ DMS หรือ Document Management System ของ “ดิทโต้” ระบบจัดการเอกสารรูปแบบดิจิทัล ข้อดีคือ ทำให้บริษัทมีกระบวนการทำงานชัดเจน เนื่องจากแนวคิด Paperless จะเป็นกระบวนการที่วางแผน ระบุขั้นตอนภายใต้ระบบ พร้อมกำหนด Flow การทำงาน เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดของการทำงาน
ให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน โดยเฉพาะการจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย ช่วยจัดเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระบบ ช่วยเรื่องการค้นหาเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องง่าย และรวดเร็ว และ มีระบบติดตามเอกสารอย่างชัดเจน ช่วยตรวจสอบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน อีกทั้ง ยังช่วยจัดประเภทของเอกสาร, ช่วยค้นหาเอกสารผ่านระบบ Digital, สามารถแชร์เอกสารให้คนในองค์กรเข้ามามีส่วนร่วม, ระบุสิทธิ์บุคคลเข้าถึงเอกสารได้
เริ่มจากการเปลี่ยนรูปแบบเอกสารกระดาษ แปลงเป็นรูปแบบ E-Document ซึ่งขั้นตอนนี้จะต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่เข้ามาช่วยในการสแกน (BPO) คัดแยกประเภทเอกสารแบบอัตโนมัติ ตั้งชื่อเอกสาร สร้างอินเด็กซ์ (Index) แล้วนำเข้าระบบ DMS หรือ Document Management System เพื่อทำการจัดเก็บและจัดการเอกสาร แนวคิดนี้จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเอกสาร ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ไม่ต้องมานั่งคอยหาพื้นที่สำหรับเก็บเอกสารองค์กร
นอกจากนี้ กระบวนการลดการใช้กระดาษ เพื่อลดก๊าซเรือนกระจก ยังมีวิธีการที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น นำซองกระดาษ ถุงกระดาษ หรือลังกระดาษมาใช้ซ้ำ Reuse , ใช้กระดาษให้ครบ 2 หน้า , กระดาษที่ไม่ใช้แล้วนำมาสู่กระบวนการ Recycle หรือสร้างสรรค์งานศิลปะจากกระดาษเหลือใช้ และการส่งไฟล์เอกสารต่างๆ ในรูปแบบอีเมล เป็นต้น
