ตัวช่วยหัวหน้ามือใหม่ (1)

หัวหน้างาน กับ การบริหารลูกทีม

ในโลกนี้ มีทฤษฏีและหลักการนับไม่ถ้วน ที่ล้วนพยายามตอบโจทย์ดังกล่าว เล่าเป็นปีไม่จบ

บ้างสร้างเป็นโมเดลซับซ้อน ซ่อนเงื่อน ให้ดูขลัง แต่เอาเข้าจริง ขาดพลัง เพราะไม่ได้ผล เพราะคนไม่เข้าใจ เพราะใช้งานยาก

หนึ่งในมนุษย์ที่เก่งที่สุดในโลก Dr. Albert Einstein ฟันธงว่า

“If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.”

หากอธิบายให้เข้าใจง่ายๆไม่ได้ แสดงว่าคุณยังเข้าใจมันไม่ดีพอ

โดน !!

วันนี้ขออนุญาตตอบโจทย์ที่ท่านผู้อ่านหลายท่านถามมาว่า ในฐานะหัวหน้ามือใหม่ ต้องเก่งเรื่องใดบ้าง

ตอบง่ายๆว่า มีงานพื้นฐานของหัวหน้า 3 ประการที่ต้อง “เป็น”

อย่างไรก็ดี ก่อนที่จะลงในรายละเอียด มีคำเตือนว่า

พี่น้องที่มีตำแหน่งเป็นหัวหน้างาน ต้องตระหนักว่า งานของหัวหน้า คือ

สร้างผลงานร่วมกับผู้อื่น และ ผ่านผู้อื่น

หรืออีกนัยหนึ่ง หัวหน้าต้องละเสียซึ่งความคุ้นเคยยามเป็นลูกน้อง ที่ต้องเป็นผู้ผลิตผลงานด้วยตนเอง

ทักษะส่วนสำคัญยามนั้น คือ เก่งงาน อาทิ ขายสินค้าถนัด จัดแฟ้มได้ ใช้ระบบเชี่ยวชาญ ฯลฯ

กระนั้นก็ดี ยามที่น้องพี่ได้เลื่อนขั้นอยู่ในชั้นหัวหน้า ทักษะใหม่ที่ต้องใช้ หาใช่เก่งงานมากขึ้น

แต่เป็นเรื่อง เก่งคน อาทิ กระจายงาน สอนงาน สร้างขวัญกำลังใจ ไขปัญหาเรื่องทีม ฯลฯ

ทุกท่านที่เป็นหัวหน้า คงเคยมีวินาทีที่ปลงว่า ฉันทำเองน่าจะดีกว่า เร็วกว่า เหนื่อยกายและใจ น้อยกว่าให้น้องบังเกิดเกล้าทำ

แต่หัวหน้าจำต้องกลั้นใจ ปลุกปั้นลูกทีมต่อไป เพราะงานใหม่ของเรา คือ เรื่องคน

หากกระหน่ำทำงานเองต่อไป อาจงานเข้า เพราะเขาให้ตำแหน่งเดิมคืน จะสะอึกสะอื้นหนักกว่า

สรุปว่า ตอนเป็นลูกน้อง และยามนี้ที่หัวหน้า เรามีบทบาทที่แตกต่าง ใช้คนละทักษะ ใช้คนละความเชี่ยวชาญ

แต่ที่น่าสะพรึงกลัว คือ หัวหน้างานใหม่ส่วนใหญ่ บอกว่า หนูทำไป เรียนรู้ไป ใช้เลือดและน้ำตาบางอารมณ์ เพราะไม่มีโอกาสฝึกทักษะนี้ ก่อนรับหน้าที่เป็นหัวหน้าคน

จึงไม่แปลกใจว่า กว่า 60% ของหัวหน้าใหม่ ไม่ประสบความสำเร็จในช่วง 2 ปีแรกของการเป็นหัวหน้า ตามผลการวิจัยล่าสุดของมหาวิทยาลัย Harvard

คล้ายๆให้คนทำหน้าที่ขับรถ โดยยังไม่มีทักษะ กะเอาว่า ก็หนูเป็นคนนั่งในรถเป็นปีๆ เห็นคนอื่นขับไปๆ น่าจะขับเป็นได้เอง !

อนาคตจึงชัดเจนว่า เบาะๆ ก็ต้องเกิดอุบัติเหตุ บาดเจ็บเดือดร้อน ทั้งผู้ขับ และผู้นั่ง ไม่นับผู้ร่วมใช้ทาง และเจ้าของรถ!

ดังนั้น ก่อนจะให้ใครรับหน้าที่กุมพวงมาลัย

กรุณาร่วมกันพัฒนาทักษะพื้นฐาน 3 ประการ คือ

1.Performance Planning วางแผนงาน มอบหมายงาน และสื่อสารเป้าหมายอย่างกระจ่าง สร้างความเข้าใจ เพื่อให้น้องพร้อมไปปฏิบัติ

2.Day-to-Day Coaching ติดตามงานอย่างต่อเนื่อง

หากน้องทำได้ดี พี่ต้องชื่นชมเป็น

หากน้องเริ่มออกนอกทาง พี่ต้องสอนงาน สร้างความเข้าใจ ดึงกลับเข้าลู่ อย่าปล่อยให้กู่ไม่กลับ

3.Review & Evaluate สรุป และประเมินผลงานแต่ละชิ้น เพื่อให้กำลังใจในสิ่งที่น้องทำได้ดี และช่วยให้น้องเรียนรู้จากสิ่งที่ผิดพลาด เพื่อโอกาสพัฒนาต่อไป

วันนี้ เรามาคุยเรื่องทักษะพื้นฐานข้อแรกค่ะ

1.Performance Planning วางแผน กำหนดเป้าหมาย และสื่อสารกับน้องอย่างชัดเจน

เพื่อให้เกิดทั้งความเข้าใจ และ ให้ใจ พร้อมไปปฏิบัติ

เพราะเป้าหมายที่ชัดเจน เป็นจุดตั้งต้น ของผลงาน ของความสำเร็จ ของการเรียนรู้ ของความก้าวหน้า ของความพึงพอใจ ของความภาคภูมิใจ

ของทั้งลูกน้อง และ ของตัวหัวหน้าเอง

สำคัญขนาดนั้น !

สิ่งที่ต้องบอกให้ชัดเจนคือ

What - อะไร งานคืออะไร มีรายละเอียดใดบ้างที่น้องต้องรู้ อธิบายให้กระจ่าง ว่างานที่สำเร็จสมบูรณ์หน้าตาเป็นอย่างไร วัดผลอย่างไร

Why - ทำไม งานนี้มีความสำคัญอย่างไร มีที่มาที่ไป เกี่ยวโยงกับภาพใหญ่ขององค์กรอย่างไร ทั้งเกี่ยวกับตัวเขา และงานที่เขารับผิดชอบอย่างไร ที่สำคัญ ประโยชน์ที่เขาจะได้ มีอะไรบ้าง

How - อย่างไร ให้รายละเอียดขั้นตอนการทำงานอย่างเหมาะสม ลงลึกหากจำเป็น

หากเห็นว่าน้องมีประสบการณ์ เป็นงานเรื่องนี้แล้ว อาจไม่จำเป็นต้องให้แนวจนน้องเบื่อหน่าย เหมือนเอาไลน์ไปขายเด็กมัธยม (คล้ายๆ “เอามะพร้าวห้าวไปขายสวน” สำหรับท่านผู้อ่านรุ่นลายคราม เช่น ผู้เขียน)

Follow-up - จะติดตามผลอย่างไร เมื่อใด กรุณาเตือนกันไว้ก่อน น้องจะได้ไม่นิ่งนอนใจ ไม่รำคาญ หรือไม่ตกใจ ยามพี่ไถ่ถาม ตามงานอย่างที่ตกลงกันไว้

อนึ่ง การมอบหมายงานและเป้าหมายให้ชัดเจน ส่วนใหญ่ตั้งหลักสื่อสารโดยหัวหน้า

แต่มิได้หมายความว่า ลูกน้องต้องฟังสถานเดียว

เปิดโอกาสน้องออกความเห็น สอบถาม เพื่อแก้ข้อสงสัย ทั้งด้านเนื้องาน และเนื้อใจ หรือสิ่งที่ทำให้เขากังวล

ทำให้เขารู้ว่า มีพี่อยู่ใกล้ๆ ไม่เคยห่าง คอยห่วงใย ให้ความช่วยเหลือ (และกรุณาทำตามนั้น!)

สรุปว่า ทำความเข้าใจ ทำให้น้องมั่นใจ ให้เห็นความสำคัญของงานที่เขาได้รับมอบหมาย

จากนั้น หน้าที่พี่มือใหม่ คือ ขั้นตอนต่อไป : ติดตามงาน

อ่านต่อสัปดาห์หน้าค่ะ