Not necessary but nice

“ผมอยากจะขอบคุณทีมงานทุกคนสำหรับสัปดาห์ที่ผ่านมา ตอนเราเสนอคอนเซ็ปต์นี้ให้กับลูกค้า ทุกคนบอกว่าเราบ้าไปแล้ว มันทำไม่ได้หรอก แต่เพราะพวกเราช่วยกันคนละไม้คนละมือ ผมคิดว่างานออกมาดีมาก ๆ จึงเขียนอีเมลนี้มาเพื่อขอบคุณความร่วมมือครับ Thank you so much for your efforts and dedication. We did this together as a team.”

ผมเขียนอีเมลฉบับดังกล่าวถึงลูกทีมทุกคนหลังสัปดาห์หฤโหดผ่านไปได้ด้วยดี เราโค้ชลูกค้า 82 คนใน 5 วัน แบบตัวต่อตัว non-stop คนละ 1 ชั่วโมง ตั้งแต่หัวหน้างาน ระดับผู้จัดการ ยัน Directors ทั้งในเอเชียและยุโรป เป็นอะไรซึ่งจัดการยากและมีปัญหามากมาย

การขอบคุณเป็นสิ่งที่ Not necessary แต่ Nice to do ข้อคิดต่อไปนี้ จะช่วยให้ความน่ารักในการเป็นผู้นำของคุณมีมากยิ่งขึ้น

1. ขอบคุณทันที

การขอบคุณและชมเชยเป็น Feedback อย่างหนึ่ง ซึ่งจะให้มีความหมายที่สุดต้องกระทำในทันทีเมื่อเกิดพฤติกรรมขึ้น หากชมลูกน้องได้เดี๋ยวนั้นให้ชมเลยหรือภายในเย็นวันเดียวกัน หากเป็นก้าวสำคัญของโครงการให้ชมเมื่อก้าวนั้น ๆ จบลง อย่ารอไว้ตอน Performance Review ครึ่งปีค่อยบอก สมองลูกน้องลืมไปหมดแล้วว่าได้ทำอะไรไว้

2. บอกให้ชัดว่าขอบคุณเรื่องอะไร

บอกให้ชัดว่าขอบคุณเรื่องอะไร อย่าแค่ขอบคุณลอยๆ แต่ต้องลงรายละเอียด เช่น พี่ขอบคุณมากนะที่ช่วยยกของให้วันนั้น พี่รู้ว่ามันเลยเวลางานแล้ว เลยยิ่งซาบซึ้งใจที่อุตส่าห์มีน้ำใจอยู่ช่วย การขอบคุณลอย ๆ ผู้รับไม่รู้ว่าคนขอบคุณจริงใจแค่ไหน หรือขอบคุณตามมารยาทเฉย ๆ

3. ขอบคุณที่พฤติกรรม

Thank you for helping with the design of the file cover. All the details you included reflected your dedication and attention to the little things that matter. ปกรายงานที่เธอดีไซน์นั้นมีรายละเอียดครบถ้วนดีมาก มันแสดงให้เห็นถึงความเอาใจใส่ในงานของเธอ การชมที่พฤติกรรมมีข้อดีคือ ผู้ถูกชมรู้ว่าตัวเองทำอะไรดี และถูกชมเรื่องอะไร ในขณะเดียวกัน มันส่งสัญญาณให้ทุกคนในทีมรู้ด้วยว่า เราไม่ได้ชมเพราะเขาเป็นลูกน้องคนโปรด แต่ชมเพราะสิ่งที่เขาทำ งั้นใครอยากถูกชมก็สามารถทำได้ ในมุมกลับกัน หากหยุดทำพฤติกรรมนั้นครั้งหน้าก็จะไม่ได้รับการชม

4. ชมให้ครบทุกคน

หากเราเป็นผู้นำซึ่งสังเกตเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่คนมาช่วยทำ คนทำงานกับเราจะยิ่งชื่นใจ เพราะสมองตอบสนองและจดจำกับสิ่งที่เซอร์ไพรส์มัน เหมือนลูกน้องไม่คิดว่าหัวหน้าจะสังเกตเห็นสิ่งที่เราทำเงียบ ๆ วันนั้น Thank you so much Sarah for stepping in to help with the file upload. It may not have taken long but without your kindness it could have taken hours ผมพกสมุดโน้ตเล่มหนึ่งไว้เพื่อจดบันทึกคนที่อยากชื่นชมระหว่างการทำงาน เพราะบางครั้งโปรเจคหนึ่งคนเยอะแยะ อาศัยจำอย่างเดียวมันมีตกหล่น

5. บอกผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น

เพื่อให้คำชื่นชมของเรามีประสิทธิภาพสูงสุด ขอบคุณลูกน้องแล้วควรบอกผลลัพธ์ซึ่งเกิดขึ้นด้วย “จากสิ่งที่เราได้ร่วมมือร่วมใจกันทำเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ลูกค้าเริ่มเกริ่นถึงการต่อสัญญาปีหน้าเพื่อให้เราอยู่ช่วยเขาต่อไป และเขาบอกกับพี่ว่า เข้าใจแล้วว่าทำไมทุกคนแนะนำให้ทำงานกับเรา แม้ราคาจะสูงแต่คุ้มค่า”

6. CC ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเขาด้วย

สเต็ปสำคัญนี้บางทีถูกละเลย เขียนคำขอบคุณแล้วอย่าลืม CC ถึงหัวหน้าและผู้ร่วมงานที่เกี่ยวข้องของผู้ถูกชื่นชมด้วย เพราะในโลกของการทำงาน ทุก input สำคัญต่อการเติบโตก้าวหน้า ความเห็นทางบวกของคุณจะช่วยให้หัวหน้าของเขารับรู้ว่าลูกน้องทำดีอย่างไร สร้างกำลังใจให้เจ้าตัว ช่วยสร้างสปิริตในทีม และให้เพื่อนร่วมงานที่อยากทำดีได้มีตัวอย่าง

7. Thank you vs. Acknowledgement

ข้อสุดท้ายนี้สำหรับคนที่ทำงานแบบอินเตอร์ ในภาษาอังกฤษการขอบคุณกับการ recognize ไม่เหมือนกันเสียทีเดียว Thank you ในความหมายของมันสื่อว่าเขาได้ทำอะไรให้เรา เราจึงซาบซึ้งและเป็นบุญคุณ ซึ่งบางครั้งการที่ลูกน้องทำงานได้ดีเขาก็ทำหน้าที่ของเขา ไม่ได้เสียสละอะไรเพื่อเราเป็นพิเศษ เราเพียงอยากชื่นชมสิ่งที่เขาทำให้คนอื่น ๆ ได้รับรู้ ผมจึงมักใช้คำว่า Acknowledge แทน มันแปลว่าพี่เห็นว่าเธอทำอะไร และมันเป็นการกระทำที่อยากยกย่อง

วันนี้คุณทำอะไรที่ Not necessary but nice กับทีมหรือยังครับ?