โอกาสเพิ่มผลิตภาพหนึ่งเท่าตัว ..ในวิกฤต

ซึ่งทำให้ทุกๆองค์กรจำเป็นต้องลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และสร้างนวัตกรรมเพื่อความอยู่รอด และความสำเร็จ ด้วยหลักการและเครื่องมือในการบริหารจัดการเวลาอันทรงประสิทธิภาพนั่นคือ Time Management Matrix ซึ่งอยู่ในอุปนิสัยที่ 3  “ทำสิ่งสำคัญก่อน” อันเป็นส่วนหนึ่งของ “7 อุปนิสัยของผู้มีประสิทธิผลสูง”  ที่คิดค้นโดย Dr. Stephen R. Covey ผู้ก่อตั้งสถาบัน FranklinCovey 

ดร.โควี่ย์ แนะให้เราแบ่งกิจกรรมในชีวิตประจำวันออกเป็นสี่กล่อง ประกอบด้วย กล่องแรก (Q1) หมายถึง สิ่งสำคัญและเร่งด่วน Q2 หมายถึง สิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน Q3: สิ่งไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน และ Q4: ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน 

โดยเมื่อเราเข้าใจความหมายของแต่ละกล่อง เราจะตระหนักถึงกิจกรรมที่เราทำในแต่ละวัน และสามารถจัดสรรเวลาได้อย่างง่ายดายมากขึ้น เช่น เมื่อเราทราบดีว่ากิจกรรมที่อยู่ในกล่อง 3 และ 4 ไม่สำคัญต่อเป้าประสงค์หรือจุดมุ่งหมายในชีวิตของเรา เราก็จะพยายามไม่เสียเวลาไปกับกิจกรรมเหล่านั้น และจะพยายามกำจัด หรือลดกิจกรรมเหล่านั้นออกไปโดยใช้ความกล้าหาญ และวินัย เพื่อที่จะได้มีเวลาในการทำเรื่องที่ “สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน” ในกล่อง 2 เสียแต่ตอนนี้ ก่อนที่มันจะกลายเป็นกล่อง 1 หรือเรื่องที่ “สำคัญและเร่งด่วน” หรือ “วิกฤต” ต่อไปในอนาคต  

อย่างในตอนนี้ที่มีวิกฤต ไม่ใช่เรื่องผิดหรือแปลกที่หลายคนจะโฟกัสแต่สิ่งที่อยู่ตรงหน้า เพื่อความอยู่รอด เช่นการทำยอดขาย การบริหารสภาพคล่อง ฯลฯ แต่สิ่งที่จะแบ่งเส้นระหว่างผู้ชนะหรือผู้แพ้ในวิกฤตครั้งนี้หรือครั้งหน้าที่แท้จริงคือ องค์กรที่มีผู้นำที่มีวิสัยทัศน์ในการทำสิ่งที่อาจจะยังดูเหมือนไม่เร่งด่วนในขณะนี้ แต่มันสำคัญต่ออนาคตของธุรกิจเขาพร้อมกันไปด้วย

งานวิจัยของ FrankinCovey  พบว่าโดยเฉลี่ยผู้บริหารและพนักงานในองค์กรจะเสียเวลาไปกับ Q3 และ Q4 ถึงประมาณ 40% ของเวลาที่ใช้ในแต่ละวัน ซึ่งในเมืองไทย “แพคริม” เราเคยทำการสำรวจพบว่าค่าเฉลี่ยในประเทศไทยสูงกว่าค่าเฉลี่ยในระดับโลก โดยอยู่ที่ประมาณ 50% ของเวลาที่ใช้ทั้งหมด ซึ่งนั่นหมายความว่าเรากำลังใช้เวลาถึงครึ่งหนึ่งในกิจกรรมที่ไม่ได้มีความสำคัญและไม่ได้เชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์หรือสิ่งที่องค์กรให้ความสำคัญ

นั่นหมายความว่าทุกองค์กรในวันนี้มีโอกาสมหาศาลในการเพิ่มประสิทธิผลในการทำงานได้ถึงหนึ่งเท่าตัว หากผู้บริหารและพนักงานในองค์กรสามารถจำแนก บริหาร ขจัดหรือ ปรับลดเวลาที่สูญเสียไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญต่อเป้าหมายของตนเองและองค์กรออกไปได้ ไม่ว่าจะเป็นระเบียบขั้นตอน หรือการประชุมต่าง ๆ ที่ยืดเยื้อหรือไม่จำเป็น หรือกิจกรรมในชีวิตประจำวันของแต่ละคน (ยกตัวอย่าง ดิฉันซึ่งตัดสินใจตัดผมสั้นเมื่อหลายปีก่อน ทำให้ประหยัดเวลาในการต้องไปเซ็ตผมทุกวันไปเป็นเวลา  1 ชั่วโมง คิดเป็นปีหนึ่งก็ 365 ชั่วโมงหรือเทียบเท่ากับเวลาที่ประหยัดได้ถึง 1 เดือนครึ่งเลยทีเดียว !!

และสิ่งสำคัญคือการนำเอาเวลาที่ประหยัดได้ ไปใช้กับกิจกรรมที่สำคัญต่อเป้าหมายขององค์กร  ซึ่งจากสภาวการณ์เปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วบนโลกใบนี้หลายๆ เรื่องที่เคยเป็น  Q2 เช่น การสร้างขีดความสามารถใหม่ขององค์กร การอัพสกิล รีสกิล พนักงาน ฯลฯ ดิฉันมองว่าได้ขยับขึ้นมาเป็น Q1 หรือเรื่องที่สำคัญและเร่งด่วน ที่องค์กรไม่สามารถประวิงเวลาหรือรอได้อีกต่อไปแล้ว

หนึ่งในเทคนิคสำคัญที่ง่าย ๆ แต่พิสูจน์แล้วว่าใช้ได้ผลคือการทำตารางแผนงานรายสัปดาห์ (Weekly Planning) ที่เป็นมากกว่าการใส่กำหนดการลงไปตามปกติ แต่ให้เวลากับการจัดทำแผนนี้อย่างน้อย 20-30  นาทีเพื่อคิดไตร่ตรองและบรรจุสิ่งที่สำคัญที่เราควรทำใน Q1 และ Q2 ซึ่งสอดคล้องกับภารกิจและเป้าหมายสำคัญของเราก่อนบรรจุกิจกรรมอื่นๆ ลงไปในแผนงานรายสัปดาห์เพื่อสร้างให้เกิดอุปนิสัยใหม่ที่จะเพิ่มประสิทธิผลให้เราและองค์กรอย่างยั่งยืน   

เวลาคือสิ่งมีค่าที่มีอยู่อย่างจำกัด ทุกคนมีเวลา 24  ชั่วโมงเท่ากันในแต่ละวัน เคล็ดลับของผู้ที่มีประสิทธิผลสูงคือคนที่รู้ว่าอะไรสำคัญและสามารถจัดสรรเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญได้อย่างคุ้มค่า เพราะคุณค่าของเวลา เท่ากับคุณค่าของชีวิต

----------------           

พรทิพย์ อัยยิมาพันธ์ เป็นผู้ก่อตั้งและประธานบริหาร PacRim Group: “Trusted Partner to Accelerate Transformation and Performance Improvement” https://www.pacrimgroup.com/#/home

ติดตามอ่าน “Tips to Top” ได้ทุกวันพุธที่  3  ของเดือนทางกรุงเทพธุรกิจ https://www.bangkokbiznews.com/blog/blogger/476