ปรับองค์กร-เปลี่ยนกลยุทธ์ สู่รูปแบบอัตโนมัติ

โควิด-19 ทำให้หลายธุรกิจต้องหยุดชะงักหรือชะลอตัวชั่วคราว แต่ผมคิดว่าในช่วงเวลานี้คือโอกาสที่ดีที่องค์กรจะหันมาปรับระบบ เปลี่ยนกลยุทธ์ โดยหันมาลงทุนด้านเทคโนโลยีและข้อมูลมากขึ้น 

โดยเฉพาะระบบอัตโนมัติ (automation) ที่สามารถนำมาใช้กับการบริหารจัดการสิ่งต่างๆ ในองค์กรได้หลายด้าน ช่วยให้การทำงานมีความแม่นยำ โปร่งใส รวดเร็ว ตรวจสอบได้ ลดมลพิษ การทำงานมีความแม่นยำมากขึ้น และลดต้นทุนการบริหารจัดการได้ในระยะยาว โดยมีตัวอย่างที่น่าสนใจ เช่น

เอกสารดิจิทัล : นโยบาย Work from Home ส่งผลกระทบต่อฝ่ายที่ทำงานเกี่ยวข้องกับเอกสารโดยตรง การเซ็นสัญญา เอกสารทางบัญชีและการเงิน อาจจะติดขัดบ้างในช่วงแรก จึงเป็นโอกาสที่ดีที่เราจะลดการใช้กระดาษและหันมาใช้เอกสารในรูปแบบออนไลน์ทั้งหมด 

เช่น การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signature) การจัดเก็บไฟล์เอกสารบนคลาวด์ และการใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) ในการแปลงสื่อสิ่งพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็นสัญญาทางกฎหมาย อินโฟกราฟิก ใบเสร็จ รูปภาพหรือเอกสารอะไรก็ตามที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ ให้กลายเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เพียงแค่ใส่คีย์เวิร์ดสำคัญในการค้นหา ไฟล์นั้นๆ ก็จะขึ้นมาทันที 

ซึ่งนอกจากจะลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลืองแล้ว ยังช่วยให้ดึงข้อมูลมาใช้ได้ทุกที่แม้ไม่อยู่ในออฟฟิศ อีกทั้งยังเป็นการเริ่มกระบวนการจัดระบบข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในการนำไปวิเคราะห์แก้ปัญหาทางธุรกิจในอนาคตได้อีกด้วย

ระบบควบคุมการเข้า-ออกอัตโนมัติ (Access control system) : ในช่วงที่ผ่านมาหลายองค์กรยกระดับการรักษาความปลอดภัยของการสัญจรเข้า-ออกองค์กรด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยและป้องกันโรคระบาดต่างๆ ความเข้มงวดที่เพิ่มขึ้นย่อมตามมาด้วยระเบียบและขั้นตอนที่เพิ่มมากขึ้น เช่น การเก็บข้อมูล บันทึกเวลาที่เข้าออก ถ่ายรูป แลกบัตร ซึ่งในบางครั้งก่อให้เกิดความล่าช้า ไม่สะดวก และอาจเกิดความผิดพลาดของข้อมูล 

การนำระบบควบคุมการเข้า-ออกอาคารอัตโนมัติมาใช้ เช่น ระบบจดจำใบหน้า (Face Recognition) หรือ ระบบจดจำป้ายทะเบียนรถ (LPR - License Plate Recognition) จึงเป็นแนวทางแก้ปัญหาที่ตอบโจทย์ ทั้งช่วยลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว เป็นระบบ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ อีกทั้งยังช่วยลดการสัมผัส

การจัดการด้านเอชอาร์ : ซอฟต์แวร์ที่ดีจะช่วยทำให้ขั้นตอนการสรรหาบุคลากรมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ทั้งช่วยคัดกรองคนได้ตรงตามคุณสมบัติที่เราตามหา รวดเร็ว โปร่งใส ตรวจสอบความคืบหน้าได้แบบเรียลไทม์ อีกทั้งยังลดความอคติ (bias) นอกจากจะช่วยให้ฝ่ายเอชอาร์ทำงานได้ดีขึ้นแล้ว ยังเป็นการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้สมัครอีกด้วย 

นอกจากนี้ระบบอัตโนมัติยังมีส่วนช่วยในการดูแลพนักงานในองค์กรได้หลายส่วน เช่น การออก e-slip เงินเดือนโดยตั้งรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัยสำหรับเพนักงานเท่านั้น การเช็คเวลาเข้า-ออกงานในระบบออนไลน์ 

โดยหัวหน้างานสามารถวางแผนกะการทำงาน (shift work) ให้เหมาะสมกับแผนการผลิตได้อย่างรวดเร็วขึ้น เพราะสามารถเห็นข้อมูลภาพรวมในระบบอย่างละเอียด ซึ่งจะช่วยลดงานที่ต้องทำซ้ำให้กับแอดมิน ให้ได้ใช้เวลาไปพัฒนาทักษะและดูแลงานในส่วนอื่น ๆ ได้ดียิ่งขึ้น

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงไอเดียบางส่วนที่สามารถนำไปพิจารณาปรับใช้กับองค์กรให้เหมาะสม แต่อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทุกองค์กรที่จะพร้อมต่อการสร้างความเปลี่ยนแปลงนี้ได้ทันที ทุกองค์กรจึงควรเริ่มพิจารณาศึกษาปัญหาและความพร้อมขององค์กร ทั้งด้านทรัพยากรและบุคคลากร รวมทั้งจัดลำดับความสำคัญเลือกส่วนงานที่ควรนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้ก่อน เพื่อสร้างให้เกิดผลลัพธ์และเกิดความเปลี่ยนแปลงที่คุ้มค่าในเวลาไม่นานเกินไป

เราปฏิเสธเทคโนโลยีไม่ได้ แต่เราเริ่มที่จะปรับใช้ได้ตั้งแต่วันนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าหลังมีวัคซีนป้อนกันโรคโควิด-19 และเศรษฐกิจฟื้นตัวแล้ว เราจะพร้อมก้าวทันต่อการคงสถานะทางการแข่งขันต่อไป