รัฐบาลดิจิทัล (6) : สำนักงาน ‘น้อย’ กระดาษ

ภาพฝันของสำนักงานสมัยใหม่คือ สำนักงาน “ไร้กระดาษ” แต่เอาเข้าจริง ผมไม่เคยเห็นสำนักงานแม้แต่ของเอกชนที่ไหนที่ไม่ใช้กระดาษเลยสักแผ่น ส่วนภาครัฐ ถ้ามีชาวบ้านที่ใช้ระบบไม่เป็น ก็ยังต้องเตรียมกระดาษให้อยู่ดี ดังนั้น ความหวังที่จะเป็นจริงได้มากกว่าคือ เป็น สำนักงาน “น้อยกระดาษ” ต่างหาก

“หนังสือราชการ” คือที่มาของเอกสารและขั้นตอนการทำงานจำนวนมหาศาล เพราะไหนจะต้องยกร่าง ตรวจแก้ ส่งให้ผู้บริหารลงนาม แล้วยังต้องเก็บสำเนาต้นเรื่องไว้อีก แม้จะมีการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ แต่ถ้ามีผู้บริหารคนใดไม่อนุมัติในระบบ ก็จะเดือดร้อนเลขาหน้าห้องต้องพิมพ์ออกมาให้เซ็นด้วยมือ แล้วสแกนกลับเข้าระบบ แทนที่จะประหยัดกระดาษกลายเป็นสิ้นเปลืองเพิ่มขึ้น

ทุกคนที่เกี่ยวข้องตลอดทั้งกระบวนการ “ต้องใช้งานและอนุมัติในระบบทั้งหมด” นี่คือความท้าทายในการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานภายในให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ของทุกหน่วยงาน

ที่จริงแล้ว การใช้อีเมลก็ถือว่าเป็นไปตามระเบียบสารบรรณที่แก้ไขให้ใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้แล้ว แต่ข้อกังวลคือ เจ้าหน้าที่รัฐนำอีเมลส่วนตัวที่เป็นอีเมลฟรี มาใช้ติดต่อกับประชาชน โดยเฉพาะในยุคนี้ จะเข้าใจผิดว่าเป็นมิจฉาชีพได้ เจ้าหน้าที่ต้องใช้อีเมลที่เป็นโดเมนของหน่วยงานเท่านั้น จึงจะสร้างความน่าเชื่อถือให้กับประชาชนได้

มักมีคนถามว่า “ทำไม DGA จึงไม่ทำ ERP กลางให้หน่วยงานรัฐทุกแห่งใช้” ภาคเอกชนนั้นใช้ ERP กันมานานแล้ว แต่ภาครัฐยังไม่ได้ใช้กันอย่างแพร่หลาย สาเหตุอาจเป็นเพราะภาครัฐต้องทำตามระเบียบขั้นตอนที่กำหนดโดยส่วนงานกลาง

เช่น การจัดซื้อจัดจ้างต้องทำตามระเบียบพัสดุ ซึ่งกำกับโดยกรมบัญชีกลาง หากปล่อยให้แต่ละหน่วยไปตีความวิธีการแตกต่างกันอาจจะมีปัญหาได้ จึงมีการจัดทำระบบงานกลางให้ทุกหน่วยงานใช้ร่วมกันในขั้นตอนที่สำคัญ เช่น การประกวดราคา การเบิกจ่าย

อย่างไรก็ตาม หน่วยงานกลางแต่ละหน่วยใช้ระบบที่แยกกัน เช่น สภาพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติใช้ระบบ eMENSCR ในการรายงานความคืบหน้าของโครงการ สำนักงบประมาณใช้ระบบ e-Budgeting ในการจัดทำคำของบประมาณ

กรมบัญชีกลาง ใช้ระบบ e-GP ในการจัดซื้อจัดจ้าง ระบบ GFMIS ในการรายงานการเบิกจ่าย นอกจากนี้ยังมีระบบ DPIS ของสำนักงานข้าราชการพลเรือนที่ใช้ในการบริหารบุคลากรภาครัฐ

สำหรับหน่วยงานต้นทางแล้ว กลายเป็นภาระที่ต้องนำข้อมูลเข้าสู่ระบบกลางต่างๆ หลายระบบ เพราะระบบกลางมุ่งเน้นการส่งข้อมูลจากหน่วยงานไปยังส่วนกลาง ไม่ได้รองรับกระบวนการการทำงานภายในของแต่ละหน่วยงาน ที่ต้องเชื่อมข้ามฝ่าย ข้ามระบบ หน่วยงานรัฐบางหน่วยจึงต้องนำระบบ ERP มาใช้เป็นการ “ภายใน” แล้วส่งข้อมูลจาก ERP ไปยังระบบงานกลางอีกทอดหนึ่ง

ทางออกคือ แทนที่จะไปติดตั้งระบบ ERP ให้ทีละหน่วยงานซึ่งต้องใช้เวลามหาศาลนั้น ควรจะให้หน่วยงานกลางพัฒนาระบบกลางแต่ละระบบ ให้รองรับ “การทำงานภายใน” ของหน่วยงานด้วย เช่น DPIS มีระบบสำหรับใช้บริหารงานบุคคลภายในหน่วยงานได้ แล้วเชื่อมผ่าน API เข้าสู่ระบบ DPIS กลาง ของสำนักงาน กพ.

เท่ากับว่า DPIS เป็นโมดูล HR ของ ERP ภาครัฐแล้วนั่นเอง ทำนองเดียวกัน เราต้องทำให้ระบบงบประมาณ จัดซื้อจัดจ้างและเบิกจ่าย รองรับกระบวนการเสนออนุมัติภายในของแต่ละหน่วยงานแบบเดียวกับ DPIS ด้วย

 

และสำคัญที่สุดคือ ต้องเชื่อมระบบงานกลาง ของสภาพัฒน์ สำนักงบประมาณ กรมบัญชีกลาง เข้าด้วยกัน ก็จะกลายเป็น ERP ของภาครัฐที่ทุกหน่วยงาน “ต้องใช้” ภาครัฐก็จะได้ข้อมูลที่บูรณาการกันตามแนวทางของแผนพัฒนารัฐบาลดิจิทัล พ.ศ.2566-2570

สำนักงาน “น้อย” กระดาษ เป็นเพียงเป้าหมายหนึ่ง แต่ประโยชน์ที่แท้จริงคือการลดความ “ยุ่ง ยาก เยอะ” ของประชาชนและ “เพิ่มประสิทธิภาพ” (Productivity) ในการทำงานของเจ้าหน้าที่ มีโจทย์สำคัญ ที่ต้องการให้ DGA ผลักดันแก้ไขให้สำเร็จ 4 ข้อ คือ

1.ทำอย่างไร “ประชาชน” ไม่ต้องพกบัตร ไม่ว่าจะเป็นบัตรประชาชน ใบขับขี่ ใบอนุญาตต่างๆ แต่ใช้บัตรเสมือนผ่านแอปทางรัฐแทนได้ เรื่องนี้ควรจะออกประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล รองรับผลของการแสดงบัตรเสมือนผ่านแอปต่างๆ ก็จะทำได้ทันที

2.ทำอย่างไร “บริษัทเอกชน” ไม่ต้องลงนามในเอกสารทุกหน้าของสัญญากับรัฐ แต่ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพียงลายเซ็นเดียวได้ในเอกสารทั้งชุด ซึ่งเราสามารถตรวจสอบความเป็นเจ้าของลายมือชื่อดิจิทัลได้ และเอกสารที่ลงนามแล้วจะไม่สามารถแก้ไขใดๆ ทั้งสิ้น

DGA ได้ร่วมกับกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ และนวัตกรรม เริ่มใช้เอกสารหลักฐานทางการศึกษาในรูปแบบดิจิทัล (Digital Transcript) โดยปัจจุบัน ออกไปแล้วกว่า 190,000 ฉบับ จากมหาวิทยาลัย 95 แห่ง และกำลังจะขยายผลไปยังระดับมัธยมศึกษาตอนปลายอีกด้วย

3.ทำอย่างไร “เจ้าหน้าที่รัฐ” ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการเบิกจ่ายได้ ไม่ต้องพิมพ์หรือลงลายมือชื่อด้วยหมึกบนกระดาษทุกหน้า กรมบัญชีกลางต้องออกระเบียบเกี่ยวกับเอกสารเบิกจ่ายให้ใช้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ หากมีข้อกังวลก็อาจออกแนวปฏิบัติเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารเฉพาะเรื่องให้เกิดความรัดกุมและเชื่อถือได้

4.ทำอย่างไรให้เกิดวิธีการตรวจสอบผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ผ่านมามักมีเสียงอ้างบ่อยครั้งว่า สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) จะขอตรวจกระดาษเท่านั้นซึ่งไม่เป็นความจริง ล่าสุด DGA ได้ร่วมกับ สตง. จัดทำ “กรอบแนวปฏิบัติในการตรวจสอบด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ของ สตง.”

เสนอคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล ออกเป็นประกาศมีผลบังคับใช้แล้ว ต่อไปนี้หน่วยงานรัฐจะได้ “หมดข้ออ้าง” ว่า สตง.ขอตรวจกระดาษ จึงไม่ยอมยกเลิกการใช้กระดาษเสียที

หัวใจของการเปลี่ยนแปลงคือ “ผู้นำสูงสุด” ขององค์กรต้องใช้ระบบเป็นตัวอย่างก่อน จึงจะสร้างการเปลี่ยนแปลงทั้งองค์กรต่อไปสำเร็จ ลองเริ่มที่ สำนักนายกรัฐมนตรี “เลิก” รับเอกสารหนังสือที่เป็นกระดาษจากทุกหน่วยงาน ที่จะส่งเรื่องถึงท่านนายกรัฐมนตรี ทุกกระทรวงทบวงกรมก็จะต้องใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการส่งรับเอกสาร และจะเป็นการบังคับโดยปริยายให้ทุกคนต้องใช้ระบบในที่สุด