การทำงานระยะไกล (Remote work) และประเด็นทางกฎหมายและภาษีที่องค์กรควรพิจารณา

การระบาดของโรคโควิด-19 ส่งผลให้มีการบังคับใช้นโยบาย work from home หรือการทำงานที่บ้านในชั่วข้ามคืน ทั่วทั้งโลกไม่เคยประสบกับเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดความท้าทายในด้านการจัดการทรัพยากรบุคคลซึ่งส่งผลกระทบกับบริษัทต่างๆ เป็นวงกว้างเช่นนี้มาก่อน

ส่งผลให้บริษัททั้งหลายต้องทบทวนถึงแผนการที่จะทำให้การประกอบธุรกิจสามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง และต้องเริ่มต้นค้นหาวิธีการจัดการทรัพยากรบุคคลที่แตกต่างออกไปเพื่อให้สอดคล้องกับข้อจำกัดในการเดินทาง บริษัทต่างๆ ต้องเผชิญกับความท้าทายในการหาทางออกที่จะต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้น การปรับใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีเพื่อมิให้ธุรกิจต้องหยุดชะงัก และด้วยการทำงานระยะไกลประกอบกับการปรับใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสม ส่งผลให้บริษัทสามารถดำเนินธุรกิจได้

อย่างในหลายๆ ประเทศ การทำงานระยะไกลมีมาตั้งแต่ก่อนที่จะเกิดโรคระบาดแล้ว โดยมีเทคโนโลยีเป็นส่วนส่งเสริมนโยบายดังกล่าว ด้วยการประชุมเสมือนจริง (virtual conference) ทำให้บริษัทสามารถจัดหาทรัพยากรบุคคลที่มีความสามารถเข้ามาทำงานระยะไกลได้โดยไม่ต้องคำนึงถึงสถานที่ และด้วยความเปลี่ยนแปลงและพัฒนาการที่เป็นไปอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีนี่เอง จะส่งผลให้ค่านิยมในการวางแผนจัดหาบุคลากรเข้าทำงานในรูปแบบใหม่นี้จะเติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่องและเป็นส่วนหนึ่งในการวางกลยุทธ์ของหลายๆ บริษัทในอนาคต อีกทั้งคนทำงานรุ่นใหม่มีความเชี่ยวชาญในด้านเทคโนโลยี และก็ต้องการความสมดุลและความยืดหยุ่นเรื่องสถานที่ทำงานมากขึ้น

เป็นที่น่าสังเกตว่าการทำงานระยะไกลสามารถพัฒนาไปสู่การทำงานหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การทำงานงานระยะไกลระหว่างประเทศหรือภายในประเทศ การทำงานที่บ้าน หรือการทำงานนอกออฟฟิศในรูปแบบอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน อีกทั้งการทำงานระยะไกลในแต่ละรูปแบบนั้นมีคุณลักษณะ ข้อควรพิจารณา ความท้าทาย และแนวทางที่แตกต่างกันไปในแต่ละเหตุการณ์ บริษัทและองค์กรธุรกิจทั้งหลายควรต้องทำความเข้าใจและตระหนักถึงผลกระทบจากการทำงานระยะไกลที่จะเกิดขึ้น ทั้งในปัจจุบันและอนาคต 

เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้มีส่วนได้เสียของบริษัทจากนโยบายการทำงานระยะไกลนั้นควรต้องยอมรับกับผลกระทบบางประการ เพื่อให้การทำงานระยะไกลนั้นบรรลุผลสำเร็จได้ โดยการทำงานระยะไกลนั้นอาจส่งผลกระทบต่อการทำงานกับบางส่วนงานของบริษัท เช่น ฝ่ายเคลื่อนย้ายบุคลากรระหว่างประเทศ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายคนเข้าเมือง (Immigration) ฝ่ายภาษี ฝ่ายการเงิน เป็นต้น ในขณะเดียวกันทางบริษัทเองก็ต้องคำนึงถึงประเด็นทางกฎหมายและภาษีที่อาจเกิดขึ้นจากการบังคับใช้นโยบายการทำงานระยะไกล เช่น ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและนิติบุคคล สถานประกอบการถาวร ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาระภาษีซ้อน และประกันสังคมของพนักงานในบริษัท 

โลกของการทำงานกำลังเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว ในขณะที่กฎระเบียบภายในของแต่ละประเทศยังคงมีข้อจำกัด ขอยกตัวอย่างกฎหมายและข้อกำหนดบางส่วนในประเทศไทยที่เกี่ยวข้องกับการทำงานระยะไกล เช่น พระราชกำหนดการบริหารจัดการการทำงานของคนต่างด้าว ได้นิยามคำว่า “ทำงาน” ว่า “การประกอบอาชีพใดๆ” จะเห็นได้ว่าคำว่า “ทำงาน” ถูกนิยามไว้อย่างกว้างๆ และหมายรวมถึงการทำงานที่บ้านผ่านทางคอมพิวเตอร์ และการทำงานระยะไกลจากสถานที่ต่างๆ ในประเทศไทยด้วย เพราะฉะนั้นแล้วชาวต่างชาติที่นั่งทำงานระยะไกลในประเทศไทยจะต้องมีใบอนุญาตทำงาน ซึ่งประเด็นนี้เองที่อาจสร้างปัญหาและความท้าทายให้กับชาวต่างชาติและนายจ้างได้ เนื่องจากในทางปฏิบัตินั้น การที่จะขอใบอนุญาตทำงานให้ชาวต่างชาติได้นั้น จะต้องมีนายจ้างที่เป็นนิติบุคคลที่ตั้งอยู่หรือได้รับอนุญาตให้ประกอบธุรกิจในประเทศไทย

ความเสี่ยงในการทำงานอย่างผิดกฎหมายและการทำงานระยะไกลโดยไม่มีใบอนุญาตทำงานจะเพิ่มมากขึ้นตามระยะเวลาทำงาน อีกทั้งยังสามารถก่อให้เกิดปัญหาอื่นๆ กับนายจ้าง อาทิเช่น ภาษีเงินได้นิติบุคคล สถานประกอบการถาวร และอาจผิดกฎหมายการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พ.ศ. 2542 หากนายจ้างเป็นนิติบุคคลต่างประเทศ แต่ไม่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบธุรกิจตามที่กฎหมายกำหนด

กฎหมายและข้อบังคับที่ซับซ้อนในเรื่องการเคลื่อนย้ายทรัพยากรบุคคลนี้ไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่สำหรับประเทศไทยหรือภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้แต่อย่างใด เนื่องจากแต่ละประเทศก็มีกฎหมายควบคุมการทำงานของชาวต่างชาติ รวมถึงภาษีของชาวต่างชาติและนิติบุคคลต่างประเทศ รัฐบาลบางประเทศในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้มีการตรวจสอบในเรื่องการกระทำผิดกฎหมายดังกล่าวอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งยังมีค่าปรับและบทลงโทษที่รุนแรง ทั้งต่อชาวต่างชาติและนายจ้าง มีตั้งแต่โทษปรับ จำคุก ส่งตัวกลับประเทศต้นทาง

ดังนั้นแล้ว การที่นายจ้างตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหลายที่เกิดขึ้นจึงเป็นสิ่งสำคัญ รวมถึงการร่วมมือกันในส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องขององค์กรในการวางแผนด้านทรัพยากรบุคคลและการทำงานระยะไกลอย่างรอบคอบ วิเคราะห์ถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นในทุกๆ ด้าน ทั้งในปัจจุบันและอนาคต เพื่อที่จะปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนดทั้งหลายอย่างถูกต้อง อีกทั้งเพื่อลดความเสี่ยงและดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง และคงไว้ซึ่งภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือขององค์กร

บทความนี้ร่วมเขียนโดย นรบดี คูรัตน์ พาร์ทเนอร์ และ Global Employer Services Leader ประเทศไทย พม่า และลาว และ พรพรรณ นิยมไทย ผู้อำนวยการ ที่ปรึกษาด้านภาษีและกฎหมาย