จะทำงานอย่างไร เมื่อ 'ล็อกดาวน์' เกิดได้ทุกเมื่อ แต่ธุรกิจก็ต้องมูฟออน!

หมายเหตุ: ความหมายของล็อกดาวน์ในบทความนี้ รวมถึงการปิดประเทศ ปิดเมือง ปิดร้านค้า ปิดสถานบริการ ควบคุมจำกัดการเดินทาง หรือควบคุมจำกัดการทำกิจกรรมสาธารณะ

เมื่อมีการล็อกดาวน์เกิดขึ้นเพื่อสกัดกั้นการระบาดของโรค COVID-19 องค์กรที่ได้รับผลกระทบจึงมีการปรับตัวการทำงานของบุคลากร ให้เข้าสู่การทำงานจากที่บ้าน หรือ Work From Home (WFH) โดยมีการออกนโยบายและกระบวนการต่างๆ เพื่อรองรับการทำงานแบบทางไกล หรือ Remote Working แบบชั่วคราวตามระยะเวลาของการล็อกดาวน์ เพื่อรอวันที่สถานการณ์จะกลับมาดีขึ้นและคาดหวังการเข้าสู่รูปแบบการทำงานปกติอีกครั้งภายในเวลาไม่กี่เดือน แต่ด้วยการแพร่ระบาดของโรคที่ยังไม่มีผู้ใดคาดเดาหรือควบคุมได้ ทำให้ดูเหมือนการล็อกดาวน์ 1-2 เดือน - สลับกับการ คลายล็อกดาวน์ 2-3 เดือน - สลับการล็อกดาวน์อีก 1-2 เดือน - และค่อยคลายล็อกดาวน์อีก 2-3 เดือน จะวนเป็นวัฏจักรที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้!

ประเทศฝรั่งเศสเพิ่งประกาศล็อกดาวน์รอบที่ 3 ไป เมื่อต้นเดือนเมษายนนี้ กระทรวงการคลังของฝรั่งเศสคาดการณ์ว่าการล็อกดาวน์ครั้งนี้อาจส่งผลให้ธุรกิจ 150,000 แห่งทั่วประเทศ ที่จะต้องปิดตัวชั่วคราวหรือไม่สามารถให้บริการเต็มรูปแบบได้ และส่งผลกระทบกับเศรษฐกิจของประเทศคิดเป็นมูลค่าถึง 1.1 หมื่นล้านยูโร (ประมาณ 4 แสนล้านบาท) ซึ่งอาจนำไปสู่การถดถอยครั้งสำคัญอีกครั้งของเศรษฐกิจฝรั่งเศส

สำหรับประเทศไทยเองก็เพิ่งจะเกิดการแพร่ระบาดระลอกที่ 3 จาก “คลัสเตอร์ทองหล่อ” ซึ่งน่ากังวลกว่าคลัสเตอร์ที่ผ่านๆ มา เนื่องจากประชากรกลุ่มที่เกี่ยวข้องเป็นนักธุรกิจ-คนทำงานออฟฟิศที่มีการเดินทางพบปะประสานงานกับผู้คนในวงกว้าง ซึ่งทำให้แพร่กระจายได้กว้างและรวดเร็วกว่าครั้งก่อนๆ ซึ่งอาจทำให้เกิดการล็อกดาวน์ที่ต้องจำกัดการเดินทางและควบคุมกิจกรรมสำคัญๆ อีกครั้ง มีมาตรการที่เคร่งครัดและยาวนานกว่าเดิม

• เมื่อล็อกดาวน์เกิดได้ทุกเมื่อ รูปแบบการทำงานอย่างไรคือคำตอบ?

ช่วงที่ผ่านมา Google ได้เสนอทางเลือกให้พนักงานกว่า 200,000 คนสามารถทำงานที่บ้านเป็นระยะเวลา 1 ปี จนถึงเดือนกรกฎาคม 2564 ซึ่งต่อมา Google ก็ได้สำรวจผลของการ WFH นี้และพบว่ากว่า 62% ของพนักงานต้องการกลับไปทำงานที่ออฟฟิศในบางช่วงเวลา แต่ไม่ใช่ทุกวัน เพื่อต้องการพบปะกับเพื่อนร่วมงานและเพิ่มโอกาสในการทำงานร่วมกันให้ดีขึ้น โดยมีเพียงแค่ 10% ที่ต้องการ WFH ตลอดไป (ลดลงจากเดิมที่เคยมีสัดส่วน 15-20% ที่ต้องการ WFH ตลอดไป) ทำให้ Google หันมาเริ่มใช้รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Working

• Hybrid Working รูปแบบการทำงานใหม่แห่งอนาคต

Hybrid Working คือวิธีการทำงานรูปแบบใหม่ ที่พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน โดยสามารถเลือกทำงานได้ทั้งจากออฟฟิศและทำงานจากที่ไหนก็ได้ เพราะถึงแม้จะมีการ WFH ในช่วงล็อกดาวน์ที่ผ่านมา แต่บริษัทส่วนใหญ่ยังต้องการออฟฟิศหรือพื้นที่สำหรับการประชุมพบปะแบบ Face-to-Face และการ Brainstorm แต่หากเป็นงานส่วนตัวก็สามารถนั่งทำที่บ้านหรือที่อื่น ๆ ตามที่ต้องการได้ เรียกได้ว่าเป็นจุดกึ่งกลางที่ลงตัวระหว่างการเข้าออฟฟิศแบบดั้งเดิมและการ WFH

ซึ่งสูตรที่เหมาะสมของแต่ละองค์กร หรือแต่ละแผนก ในแต่ละช่วงเวลา อาจมีความแตกต่างกัน ตั้งแต่การสลับเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนและหากสามารถปรับการหมุนเวียนโต๊ะทำงานให้เป็นแบบแชร์กันได้แล้วล่ะก็ องค์กรยังสามารถลดขนาดของออฟฟิศและลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องจากความสามารถในการสลับกันเข้าใช้ออฟฟิศของพนักงานเพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขันได้อีกด้วย

ซึ่งการ Hybrid Working นี้ยังทำให้องค์กรยังรักษาวัฒนธรรมและความสัมพันธ์ภายในองค์กรได้ ขณะเดียวกันพนักงานก็มีอิสระในการทำงานมากขึ้นจากการทำงานที่ยืดหยุ่น และช่วยคลายความกังวลจากการเผชิญความเสี่ยงกับโรคระบาดได้ ซึ่งทั้งผู้บริหารและพนักงานทุกระดับจำเป็นต้องมีความเข้าใจในรูปแบบการทำงานนี้ ช่วยกันฟันฝ่าข้อจำกัดต่าง ๆ ช่วยกันหาโซลูชั่น และเตรียมความพร้อมในทุกด้านอยู่เสมอ

ในมุมของผู้ประกอบการ รายงานจาก University of Chicago พบว่าในปี 2564 นายจ้าง 87% ยินดีที่จะให้ความยืดหยุ่นในการทำงานแก่พนักงานมากขึ้น ในขณะที่ 23% ยังคงมองว่าออฟฟิศยังต้องเป็นพื้นที่หลักในการทำงาน และนายจ้าง 72% คาดว่าองค์กรของตนจะต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Hybrid Working องค์กรที่ปรับใช้รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Working ได้เริ่มปรับรูปแบบการเช่าสำนักงานอีกด้วย อย่าง Shopify บริษัทแพลตฟอร์มด้านอีคอมเมิร์ซ ที่ประกาศให้พนักงานกว่า 5,000 คนสามารถ WFH ได้อย่างถาวร และจะปรับพื้นที่สำนักงานให้มีขนาดเล็กลงสำหรับรองรับพนักงานเพียง 20-25% เท่านั้น เนื่องจากบริษัทมองว่าในอนาคต พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศพร้อมกันทุกคนทุกวัน ก็สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามปกติ

รายงานจาก Global Workplace Analytics and Design Public Group (DPG) พบว่า Hybrid Working สามารถช่วยให้ธุรกิจทั่วโลกสามารถประหยัดต้นทุนรวมกันแล้วได้มากถึง 500 ล้านดอลลาร์ต่อปี โดยหากธุรกิจมีการปรับลดพื้นที่สำหรับสำนักงานลดลง 25% ก็จะช่วยประหยัดต้นทุนได้ถึง 1.9 ล้านดอลลาร์ต่อปี นอกจากนี้ Hybrid Working ช่วยลดการขาดงานของพนักงานได้ถึง 30% และช่วยลดระยะเวลาการเดินทางของพนักงานทำให้ได้ชั่วโมงทำงานมากขึ้น โดยระยะเวลาการเดินทางดังกล่าวที่ประหยัดไปเท่ากับ 16 วันทำงานต่อปี

และนี่คือภาพของ New Normal ที่เรากำลังเผชิญไปด้วยกันครับ