เปิดเช็คลิสต์ ค่าใช้จ่ายแบบไหน? ต้องระวัง สรรพากร ตรวจสอบ

สิ่งที่เจ้าของกิจการให้ความสำคัญอันดับต้นๆ สำหรับธุรกิจของตนเอง คือเรื่องของ "ค่าใช้จ่าย" เพราะค่าใช้จ่ายของกิจการสามารถใช้หักค่าใช้จ่ายทางภาษี ทำให้เสียภาษีน้อยลงได้

แต่การนำค่าใช้จ่ายมาใช้ประโยชน์ทางภาษี อาจมีความเสี่ยงโดนสรรพากรตรวจสอบได้เช่นกัน หากนำค่าใช้จ่ายที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์ที่สรรพากรกำหนดมาลงบัญชี 

ดังนั้น ถึงเวลาแล้วที่กิจการจะต้องรีบเช็กลิสต์รายการค่าใช้จ่าย ว่ารูปแบบไหนบ้างที่มีโอกาสโดนสรรพากรตรวจสอบย้อนหลังบ้าง 

•  ค่าใช้จ่ายต้องห้าม 

เชื่อว่ากิจการต้องรู้จักกับคำว่า “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม” หรือ “รายจ่ายต้องห้าม” กันอยู่แล้ว ซึ่งเป็นรายจ่ายที่สรรพากรกำหนดว่า ไม่สามารถนำมาใช้เพื่อหักออกจากรายได้ ในการคำนวณกำไรเพื่อเสียภาษีได้  

ถึงแม้ว่าจะมีเอกสารการจ่ายเงินที่ถูกต้องครบถ้วนก็ไม่สามารถนำมาใช้หักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ เช่นลักษณะค่าใช้จ่ายต้องห้าม ดังนี้

- รายจ่ายที่มีลักษณะเป็นการส่วนตัว และการให้โดยเสน่หา ไม่เป็นไปตามระเบียบของกิจการ 
- รายจ่ายซึ่งกำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง 
- รายจ่ายที่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ 
- รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการหรือเพื่อหากำไร
- รายจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม รายจ่ายค่าปรับ 

กิจการต้องตรวจสอบให้ดีก่อนนำค่าใช้จ่ายดังกล่าวมาลงบัญชี ว่ามีลักษณะเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามหรือไม่ เพื่อป้องกันไม่ให้ถูกสรรพากรเพ่งเล็งได้ 

•  ค่าใช้จ่ายส่วนตัว ของเจ้าของกิจการ

ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการ ลักษณะนี้จัดอยู่ในกลุ่มค่าใช้จ่ายต้องห้าม ซึ่งถ้าหากเจ้าของกิจการซื้อสินทรัพย์เพื่อใช้ส่วนตัว ไม่ว่าจะเป็นรถยนต์ บ้าน คอมพิวเตอร์ เครื่องใช้ไฟฟ้า เฟอร์นิเจอร์ เป็นต้น หรือเงินที่เจ้าของกิจการจ่ายให้ลูกจ้างโดยเสน่หา อย่างเช่นเงินช่วยงานแต่ง งานศพ

หรือแม้แต่ค่าน้ำมันรถที่เจ้าของกิจการขับรถมาทำงานทุกวัน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่สามารถนำมาหักออกจากรายได้เพื่อใช้คำนวณภาษีได้ โดยเฉพาะหากมีการนำมาลงในบัญชีของกิจการ แบบไม่มีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงกับธุรกิจ ถือเป็นจุดเสี่ยงที่สรรพากรจะตรวจสอบได้ 

ยกเว้นแต่ว่ามีการกำหนดในระเบียบบริษัทอย่างชัดเจน เป็นนโยบายที่มีระบุว่าไว้เป็นสวัสดิการโดยทั่วไป   

• ค่าใช้จ่ายจากการซื้อทรัพย์สินแพงเกินปกติ 

“สินทรัพย์” ก็คือสิ่งที่กิจการซื้อหรืออะไรที่ได้มาแล้ว ยังสามารถใช้ประโยชน์ได้อยู่ หรือยังใช้ไม่หมดในทันที จะถือว่าของสิ่งนั้นเป็นสินทรัพย์ของธุรกิจ 

แต่ในกรณีที่ค่าใช้จ่ายซื้อสินทรัพย์เพื่อใช้ในกิจการ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักร ที่ดิน ตึก เป็นต้น แล้วลงบัญชีราคาสูงเกินที่จ่ายจริง ถือว่าเป็นความผิด อาจถูกตรวจสอบย้อนหลังได้

หรือแม้ว่าจะจ่ายจริงแต่ราคาแพงเกินปกติ สรรพากรอาจจะประเมินให้หักลดหย่อนได้แค่ตามมูลค่าปกติเท่านั้น ส่วนที่จ่ายเกินไปไม่สามารถนำมาหักลดหย่อนภาษีได้ 

• ค่าใช้จ่ายที่มีลักษณะเป็นการลงทุน

ค่าใช้จ่ายที่มีลักษณะเป็นการลงทุน เช่นกรณีที่จ่ายเงินไปกับการทำให้สินทรัพย์ดีขึ้น รายจ่ายการต่อเติม เปลี่ยนแปลง ขยายออก เช่น การต่อเติมอาคารสถานที่ทำงาน สร้างห้องประชุม ซึ่งมูลค่าที่จ่ายไปนี้ถือว่าเป็น "สินทรัพย์" จะใช้หักลดหย่อนภาษีในส่วนของค่าเสื่อมราคา แทนการหักเป็นรายจ่ายเพื่อคำนวณกำไรสุทธิ

ในทางกลับกัน หากเป็นการ "ซ่อมแซม" เพื่อให้สินทรัพย์กลับมาคงสภาพเดิม ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ทั้งจำนวนในรอบบัญชีที่มีการจ่ายไป 

• ค่าใช้จ่ายที่เป็นเท็จ

ค่าใช้จ่ายที่เป็นเท็จ คือ การสร้างรายจ่ายที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริงลงในบันทึกบัญชี ซึ่งข้อบ่งชี้ที่อาจทำให้สรรพากรเพ่งเล็งได้ อาจแบ่งเป็น 2 รูปแบบ คือ

- การบันทึกค่าใช้จ่ายเพิ่ม แต่รายได้ลดลง ซึ่งตามความเป็นจริงแล้ว เมื่อกิจการมีรายได้ลดลง ก็ควรลดรายจ่ายลงด้วย แต่เมื่อมีรายได้น้อยลงกลับมีค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น สรรพากรจะถือว่ามีความผิดปกติเกิดขึ้นแน่นอน เพราะมีความสวนทางกับความเป็นจริงที่ควรจะเป็น จึงอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้สรรพากรเรียกตรวจสอบย้อนหลังได้

- การบันทึกค่าใช้จ่ายสูงกว่าปกติ ซึ่งกรณีที่มีรายจ่ายสูงขึ้นจำนวนมาก เมื่อเทียบกับรอบระยะเวลาบัญชีปีก่อน ทางสรรพากรจะนำรายได้ของกิจการไปเปรียบเทียบกับธุรกิจในลักษณะเดียวกัน เพื่อเปรียบเทียบรอบบัญชีเดียวกัน และการเติบโตของธุรกิจ

• ค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร

ค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร คือค่าใช้จ่ายทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่าที่ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเอกสาร เป็นต้น ซึ่งหากมีการลงบันทึกบัญชีในลักษณะดังต่อไปนี้ ไม่สามารถนำมาใช้ลดหย่อนภาษีได้ และอาจถูกสรรพากรเรียกตรวจสอบอีกด้วย 

- กิจการลงบันทึกบัญชีค่าซ่อมแซมที่มีจำนวนสูงเป็นสินทรัพย์ของกิจการ หรือกิจการบันทึกต้นทุนของสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนในรอบบัญชีที่มีการจ่ายไป

- กิจการลงบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้องตามรอบระยะเวลาบัญชี โดยไม่ได้ปรับปรุงเป็นรายการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ หรือไม่ได้ปรับปรุงเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า เช่น ค่าประกันภัย

- กิจการลงบันทึกดอกเบี้ยกู้ยืมเพื่อการได้มาซึ่งสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชี (โดยปกติต้องลงเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนสินทรัพย์ และทยอยตัดค่าเสื่อมราคา)

• ค่าใช้จ่ายให้กับบริษัทแม่

เชื่อว่าหลายกิจการอาจเข้าใจว่า เมื่อบริษัทลูกจ่ายเงินซื้ออะไรบางอย่างแทนบริษัทแม่ที่เป็นเจ้าของ ซึ่งเป็นการจ่ายออกไปจริง ย่อมนำค่าใช้จ่ายนั้นมาหักออกจากรายได้เพื่อคำนวณภาษีได้ แต่ความจริงแล้วหากกิจการมีบริษัทลูก แล้วบริษัทลูกมีการใช้ค่าใช้จ่ายให้กับกิจการแม่ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินค้าหรือจ่ายค่าเช่าสถานที่แทนบริษัทแม่ที่เป็นเจ้าของ

ในทางกฎหมายถือว่าเรากำลังให้เงินกับเจ้าของบริษัทเรา ซึ่งคือบริษัทแม่ ลักษณะแบบนี้ไม่สามารถนำมานับเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

สรุป

เมื่อเช็กความเสี่ยงต่างๆ เรื่องค่าใช้จ่ายของกิจการตามแต่ละประเภทที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว พบว่ากิจการของคุณกำลังมีค่าใช้จ่ายที่เข่าข่ายไม่เรื่องใดก็เรื่องหนึ่ง ควรรีบดำเนินการให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด เพื่อลดความเสี่ยงที่ทำให้กิจการของคุณ กลายเป็นเป้าหมายให้สรรพากรตรวจสอบได้

Source : Inflow Accounting

อ่านบทความน่ารู้เกี่ยวกับภาษีเพิ่มเติม คลิกที่นี่