การทำ “Digital Transformation” ระดับอุดมศึกษา

สุดสัปดาห์ที่ผ่านมาผมไปจังหวัดสงขลา เพื่อบรรยายหัวข้อ “Digital Transformation ในระดับอุดมศึกษา” ให้กับผู้บริหารมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ และเมื่อต้นสัปดาห์ ก็มีมหาวิทยาลัยอีกแห่งทาบทามเชิญเป็นกรรมการคณะทำงาน Digital Transformation โดยช่วงสองปีที่ผ่านมานี้หลายมหาวิทยาลัยต่างก็ตื่นตัวกับ Digital Transformation และต่างกำหนดเป็นหนึ่งในยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย

ในมุมมองของผมหลายครั้งที่พบว่ามีการใช้คำว่า Digital Transformation มากเกินไป ทำให้เกิดการเบี่ยงเบนไปจากความหมายที่แท้จริง หลายแห่งมีการตั้งโครงการไอที จัดทำโซลูชัน จัดหาอุปกรณ์ไอที โดยอ้างอิงว่า เป็นโครงการ Digital Transformation หรือแม้แต่คณะทำงานด้าน Digital Transformation ก็นำคนด้านเทคโนโลยีมาเป็นคณะกรรมการเกือบทั้งหมด

ในความเป็นจริง Digital Transformation เป็นเรื่องของกลยุทธ์ไม่ใช่เรื่องที่จะใช้เทคโนโลยีมาเป็นตัวนำ และยังมีความแตกต่างกันระหว่างคำว่า Digitization, Digitalization และ Digital Transformation ที่ควรจะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจน

เมื่อพูดถึงคำว่า Digitization คือ การทำระบบเดิมที่เป็นอนาล็อกให้กลายเป็นดิจิทัล เช่น การทำระบบ ERP การทำแอปต่างๆ การเก็บข้อมูลต่างๆ ในรูปดิจิทัล ซึ่งการทำ Digitization คือ โครงการไอที ที่อาจต้องการคนทางด้านเทคโนโลยีเป็นผู้นำในการทำโครงการ

แต่หากพูดถึงคำว่า Digitalization คำนี้จะหมายถึงการปรับกระบวนการทำงานโดยการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาช่วย เช่น การทำการอนุมัติงานต่างๆ ผ่านระบบออนไลน์ การเรียนการสอนออนไลน์ การจัดประชุมออนไลน์ การลงทะเบียนออนไลน์ ซึ่งงานดังกล่าวผู้ที่เกี่ยวข้องในการทำงานของแต่ละฝ่ายจะต้องปรึกษากับคนทางด้านเทคโนโลยี ในการที่จะหาโซลูชันต่างๆ มาตอบโจทย์การทำงานให้เป็นรูปแบบดิจิทัลมากขึ้น

ส่วนคำว่า Digital Transformation คือ เรื่องของกลยุทธ์ที่เราจะต้องปรับเปลี่ยนองค์กร แล้วนำเทคโนโลยีด้านดิจิทัลเข้ามาช่วย ดังนั้นถ้าเราจะทำเรื่องของ Digital Transformation ในองค์กร ผู้นำในการทำงานไม่ควรจะเป็นนักเทคโนโลยี แต่ควรเป็นผู้บริหารระดับสูงในองค์กร หรืออาจเป็นผู้บริหารสูงสุด ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนในองค์กรมาทำโครงการ และใช้คนด้านเทคโนโลยีเข้ามาเสริม

การทำ Digital Transformation เน้นคำว่า การเปลี่ยนแปลง (Transformation) มากกว่าคำว่าดิจิทัล ทำเพื่อผลิกโฉมขององค์กรให้อยู่รอดและยั่งยืนให้รอดจากการเกิดกระแส Digital Disruption ซึ่งมีตั้งแต่การเปลี่ยนแปลงประสบการณ์ของลูกค้า (Customer Experience) การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อจะพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ๆ และอาจก้าวไปถึงการเปลี่ยนแปลงโมเดลธุรกิจขององค์กร ปรับองค์กรในทิศทางใหม่ก็เป็นได้

จากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่า Digital Transformation เป็นเรื่องใหญ่และมีความสำคัญมาก เพราะเกี่ยวข้องกับทิศทางขององค์กรทั้งหมด การปรับเปลี่ยนองค์กรใดๆ ก็ตาม องค์กรไม่ควรมอบให้เป็นภารกิจของฝ่านไอทีตามลำพัง แต่จำเป็นต้องให้ผู้บริหารระดับสูงผลักดัน ข้อสำคัญยิ่งคนที่จะมาช่วยกันทำ Digital Transformation จำเป็นต้องเข้าใจแนวโน้ม ความต้องการของลูกค้า และมีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมนั้นๆ เป็นอย่างดี

เช่นกันการจะทำ Digital Transformation ในมหาวิทยาลัยจำเป็นจะต้องเริ่มจากผู้บริหารระดับสูงของมหาวิทยาลัยที่มีความเข้าใจและมีประสบการณ์ในด้านการศึกษามาเป็นอย่างดี ไม่ใช่เริ่มจากนักเทคโนโลยีหรือการหาโซลูชันดิจิทัลใดๆ มาใช้แล้วบอกว่าเราทำ Digital Transformation

ในด้านของระบบอุดมศึกษาเราสามารถมองการทำ Digital Transformation เพื่อตอบโจทย์สองเรื่องคือ ด้านการบริหารจัดการ และด้านการเรียนการสอน

ด้านการบริหารจัดการ คือ การนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาช่วยเพื่อบริการนักศึกษาและบุคลากรให้สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การลงทะเบียนแบบออนไลน์ที่รวดเร็วขึ้น การใช้ระบบเอไอเข้ามาคัดกรองนักศึกษา การรับสมัครผู้เรียนได้ทุกที่ทุกเวลา การใช้เทคโนโลยี IoT เข้ามาในมหาวิทยาลัยเพื่อความปลอดภัย หรือการนำข้อมูลขนาดใหญ่มาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาหลักสูตร หรือการกำหนดทิศทางการเรียนการสอนใหม่ๆ ของมหาวิทยาลัย

ด้านการเรียนการสอน หมายถึง การนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาช่วยทำให้การเรียนการสอนมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สามารถเข้าถึงผู้เรียนในวงกว้างยิ่งขึ้น มีการนำเทคโนโลยี AR/VR มาใช้ในการเรียน มีการพัฒนาห้องเรียนอัจฉริยะ หรือการนำเอไอมาใช้เพื่อสร้างระบบการเรียนรู้แบบปรับตัว (Adaptive Learning) หรือมีการสร้างแพลต์ฟอร์มการเรียนออนไลน์ที่สร้างประสบการณ์ในการเรียนรู้ (Learning Experience Platform) ที่ก้าวผ่านระบบแพลตฟอร์มเดิมที่เป็น LMS (Learning Management Platform) เป็นต้น

ความยากของการทำ Digital Transformation ไม่ได้อยู่ที่เรื่องของเทคโนโลยี แต่สิ่งสำคัญคือความเข้าใจว่าเราต้องทำอะไร ควรปรับเปลี่ยนทางด้านใด และสิ่งที่เป็นอุปสรรคมากที่สุดคือการเปลี่ยนแปลงบุคลากรในองค์กร

ยิ่งถ้าองค์กรใดมีบุคลากรที่อยู่มานาน มีวัฒนธรรมการทำงานแบบเดิมๆ มานาน บางครั้งแรงต่อต้านการปรับเปลี่ยนก็อาจจะมีมาก ดังนั้นจึงไม่แปลกใจที่จะพบว่าการเปลี่ยนแปลงในสถาบันอุดมศึกษา เป็นเรื่องยาก เพราะใช้ระบบการเรียนการสอนในแบบเดิมๆ มานาน บุคลากรส่วนใหญ่ก็เป็นผู้มีความรู้ความสามารถมีความเชื่อมั่นในสิ่งเดิมๆ ที่เคยทำมา

Digital Transformation เป็นการเดินทางที่ยาวนาน ไม่ใช่ความสำเร็จที่เกิดจากการใช้โซลูชันใด แต่การทำ Digital Transformation ต้องเริ่มจากความเข้าใจและเลือกใช้กลุ่มคนให้ถูก และสิ่งที่สำคัญที่สุด อย่าคิดว่าเราทำโครงการไอทีใดๆ เสร็จแล้วบอกว่าเราทำ Digital Transformation ขององค์กรเสร็จแล้ว