เปลี่ยนการจัดงานแสดงสินค้า สู่ระบบออนไลน์ 100%

ปีนี้ หลายองค์กรที่วางแผนโปรโมทบริษัทโดยการร่วมงานแสดงสินค้าและประชุมทั้งภายในและต่างประเทศ อาจต้องปรับกลยุทธ์กันใหม่ เนื่องจากผลกระทบของโรคโควิด-19 

ถึงแม้สถานการณ์ดูเหมือนจะคลี่คลายแล้ว แต่ก็ยังวางใจไม่ได้ว่าการระบาดจะกลับมาอีกเมื่อใด บางงานเลื่อนการจัดงานออกไปแบบไม่มีกำหนด บางงานยกเลิก และบางงานปรับเปลี่ยนรูปแบบสู่การจัดงานออนไลน์ ในการเปลี่ยนแปลงนี้เองที่เราต้องพร้อมที่จะปรับตัว เพื่อให้ธุรกิจยังดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด

สำหรับการจัดงานสัมมนาออนไลน์ที่ผมได้มีโอกาสเข้าร่วมเป็นวิทยากรช่วงที่ผ่านมา ก็ได้รับความสนใจจากผู้ประกอบการและบุคคลทั่วไปพอสมควร สะท้อนให้เห็นว่าเราเริ่มปรับตัวเข้าสู่รูปแบบใหม่ของการร่วมงานสัมมนาแล้ว 

ในขณะที่การจัดงานแสดงสินค้าที่ดูเหมือนจะได้รับผลกระทบในด้านรูปแบบการจัดงานมากกว่า ก็มีการเปลี่ยนรูปแบบสู่ออนไลน์อย่างน่าสนใจ หลายองค์กรได้พัฒนาแพลตฟอร์มสำหรับการจัดอีเว้นท์ขึ้น จำลองการเข้าร่วมงานจริงให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์แบบ 100% ตั้งแต่จุดลงทะเบียน เวทีเสวนา บูธจัดแสดงสินค้าและบริการ ให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการได้

โซนจัดแสดงสินค้า ถือเป็นไฮไลท์หลักของการจัดงาน โดยบนแพลตฟอร์มนี้ ผู้จัดงานสามารถกำหนดการเข้าถึงของผู้ชมงานได้ว่าเป็นโซนสำหรับบุคคลทั่วไปหรือโซนที่ต้องมีการซื้อตั๋วสำหรับเข้าชม เพื่อรักษาความปลอดภัยและจำกัดการเข้าชมในบางพื้นที่

ด้านการจัดบูธ ผู้ออกงานสามารถปรับเปลี่ยนบูธได้ทุกวัน ทั้งด้านดีไซน์และการเลือกสินค้าและบริการมาจัดแสดงได้อย่างไม่ซ้ำกัน โดยไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายด้านอุปกรณ์ เพียงแค่เตรียมไฟล์สำหรับอัพโหลดลงบนแพลตฟอร์มเท่านั้น ซึ่งก็จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วมงานที่จะได้ดาวน์โหลดเอกสาร รับชมวิดีโอได้หลากหลายมากขึ้น 

เรียกได้ว่าเป็นข้อได้เปรียบของการจัดแสดงสินค้าออนไลน์ที่เห็นได้ชัด และในอนาคตอันใกล้ เราอาจจะได้เห็นการนำเทคโนโลยีวีอาร์ (Virtural Reality ; VR) และเออาร์(Augmented Reality ; AR) มาใช้เพื่อสร้างประสบการณ์การเข้าร่วมงานให้เสมือนจริงมากขึ้นอย่างแน่นอน

นอกจากนี้ยังมีการนำฟีเจอร์ห้องแชท (chat room) และการโทรผ่านวีดิโอ (video call) มาใช้บนแพลตฟอร์ม เพื่อให้ผู้เข้าชมงานได้สอบถาม พูดคุยแลกเปลี่ยนความรู้ ตัดสินใจซื้อสินค้าและบริการได้โดยตรงกับผู้ขาย และยังเป็นการสร้างเครือข่ายทางธุรกิจที่จะเป็นประโยชน์ต่อการทำธุรกิจในอนาคต 

ผมมองว่าเป็นข้อได้เปรียบของการจัดอีเวนท์ออนไลน์ เพราะผู้เข้าชมงานจะเป็นใครก็ได้ ไม่จำเป็นเดินทางมาร่วมงานจากสถานที่จริงเปิดโอกาสให้ผู้ขายได้ขยายฐานลูกค้าออกไปทั่วทุกมุมโลกส่วนผู้มาร่วมงานก็ลดต้นทุนด้านการเข้าร่วมงาน เช่น ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าอาหาร และลดระยะเวลาการเดินทาง ไม่จำเป็นต้องสละเวลาเป็นวัน ๆ เพื่อเข้าชมงานเพียงไม่กี่ชั่วโมง

ในแต่ละวัน เรายังสามารถจัดเก็บรวบรวมข้อมูลดาต้าที่สำคัญไว้ได้อย่างรวดเร็วและครบถ้วน เช่น ข้อมูลผู้เข้าร่วมงาน ระยะเวลาเฉลี่ยของการเยี่ยมชมบูธออนไลน์ โซนแสดงสินค้าที่คนให้ความสนใจคลิกเข้าร่วมเป็นพิเศษ 

หรือแม้กระทั่งคีย์เวิร์ดการค้นหาข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมงานสนใจ ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดงานและผู้จัดแสดงสินค้านำมาวิเคราะห์ พัฒนางานให้ดีขึ้นได้ ทั้งการสร้างยอดขายในการจัดงานครั้งหน้า ปรับปรุงฟีเจอร์ที่ช่วยตอบโจทย์ความต้องการของผู้เข้าชมงาน และการรู้ข้อบกพร่องเพื่อปิดจุดผิดพลาดในการเข้าร่วมงานครั้งต่อไป

อย่างที่ผมพูดถึงในบทความก่อนๆ มาตลอดว่า ถึงแม้สถานการณ์จะคลี่คลาย แต่ผู้ที่จะอยู่รอดคือผู้ที่ปรับตัวต่อเทคโนโลยีและความเปลี่ยนแปลงเท่านั้น ตอนนี้จึงเป็นเวลาที่ดีที่คุณและองค์กรของคุณควรวางแผน ปรับตัว และเรียนรู้รูปแบบใหม่ๆ ของสิ่งต่างๆ 

รวมทั้งรูปแบบใหม่ของการจัดงาน ที่ผมเชื่อว่าถึงเราจะมีวัคซีนป้องกันโรคโควิด-19 แล้ว แต่เราก็อาจจะเล็งเห็นถึงประโยชน์ของการจัดงานในรูปแบบออนไลน์ มากกว่าการจะกลับไปจัดงานในรูปแบบเดิม