ออฟฟิศที่จะเปลี่ยนไปหลังยุคโควิด

             โควิดทำให้ทุกคน ทุกองค์กรต้องปรับตัวเข้าสู่การทำงานแบบทางไกล (Remote working) โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำงานที่บ้าน (Work from home) และสิ่งที่พบก็คือการทำงานที่บ้านไม่ได้ทำให้ผลิตภาพในการทำงานลดลงมากอย่างที่กังวล ขณะเดียวกันก็ทำให้พนักงานได้มีความสมดุลในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว และมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น อย่างไรก็ดีการทำงานจากที่บ้านกันเยอะๆ ก็ทำให้ผู้บริหารบางท่านกังวลเรื่องของความร่วมมือกันระหว่างพนักงาน รวมทั้งเรื่องของการคิดสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ และการสร้างวัฒนธรรมองค์กร ดังนั้น คำถามที่อยู่ในใจคือหลังจากโควิดคลี่คลายออฟฟิศในอนาคตจะเป็นในรูปแบบใด?

        ในอดีตก่อนยุคโควิด พนักงานจะเข้ามาทำงานตามเวลาที่ชัดเจน ทุกคนมีโต๊ะทำงาน รูปแบบของออฟฟิศมักจะเป็นแบบเปิดเพื่อให้พนักงานได้เกิดการสื่อสารกันตลอดเวลา ขณะที่บางองค์กรผู้บริหารจะให้ความสำคัญของการเสนอหน้าหรือปรากฎตัวของพนักงาน ฯลฯ แต่ทั้งหมดนี้ได้เปลี่ยนไปเนื่องจากโควิด และจริงๆ แล้วกลับเป็นโอกาสอันดีที่องค์กรจะคิดและออกแบบออฟฟิศเสียใหม่ โดยมีสามแนวทางหลักๆ ในการออกแบบรูปแบบการทำงานและออฟฟิศสำหรับอนาคต

         แนวทางแรกเป็นแบบที่ปรับเปลี่ยนแบบสุดๆ ตัวอย่างเช่น Dropbox ที่นำแนวคิดในเรื่องของ Deskless มาใช้ นั้นคือในออฟฟิศของบริษัทจะไม่ให้พนักงานเข้ามาเพื่อทำงานในลักษณะของการทำงานคนเดียวอีกต่อไป แต่จะเข้ามาทำงานได้ ก็ต่อเมื่อต้องมีกิจกรรมหรือการประชุมร่วมกับผู้อื่น Dropbox คิดไกลถึงขั้นที่ว่าพนักงานอาจจะเข้าออฟฟิศเพียงสัปดาห์หรือเดือนละครั้งเพื่อประชุมเท่านั้น พนักงานส่วนใหญ่จะมีอิสระและความยืดหยุ่นในการเลือกว่าจะอาศัยและทำงานที่ไหน สำหรับพนักงานที่ไม่ชอบที่จะนั่งทำงานที่บ้าน ก็สามารถเลือกที่จะไปนั่งทำงานตาม Co-working space ต่างๆ ที่บริษัทเป็นสมาชิก

        Dropbox มองว่าการออกแบบออฟฟิศในรูปแบบใหม่ข้างต้น จะทำให้พนักงานมีความพึงพอใจเนื่องมาจากความยืดหยุ่นและความเป็นอิสระในการเลือกสถานที่ทำงาน ขณะเดียวกันก็ยังสามารถรักษารูปแบบการทำงานร่วมกันที่เป็นเอกลักษณ์ของบริษัทได้ นอกจากนี้ประโยชน์สำคัญที่จะได้คือการประหยัดและลดต้นทุนในเรื่องของการต้องเช่าพื้นท่ีเพื่อทำเป็นสำนักงาน

        แนวทางที่สอง เป็นแนวทางที่ถือว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงจากยุคก่อนโควิดเลย นั้นคือไม่ได้ใช้โอกาสจากโควิดในการปรับเปลี่ยนใดๆ ทั้งสิ้น ยังคงกลับไปสู่รูปแบบและวิธีการทำงานแบบเดิมๆ นั้นคือพนักงานก็เข้ามาทำงานในออฟฟิศ 100% ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในรูปแบบหรือวิธีการทำงานจากก่อนยุคโควิดแต่อย่างใด

        แนวทางที่สาม เป็นแนวทางแบบผสมผสานหรือ Hybrid ที่ในแต่ละวันจะมีพนักงานบางส่วนเข้ามาทำงาน ขณะเดียวกันก็มีพนักงานบางส่วนที่ทำงานแบบทางไกล ซึ่งในรูปแบบผสมผสานนั้นแต่ละบริษัทก็จะมีรูปแบบการบริหารจัดการที่แตกต่างกันออกไป ตัวอย่างเช่น VMware บริษัทด้านไอทีชื่อดัง กำลังอยู่ระหว่างการปรับปรุงทางกายภาพ เพื่อให้พื้นที่ 50-70% ได้รับการออกแบบเพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกันของพนักงาน ขณะเดียวกันประมาณ 20% ของพนักงานก็จะยังคงเข้ามาทำงานในออฟฟิศตามปกติ

        ถ้าออฟฟิศในอนาคตเปลี่ยนไป การเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นนั้น จะไม่ใช่เพียงแค่ทางด้านกายภาพและการเข้ามาทำงานของพนักงานเท่านั้น แต่จะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในประเด็นอื่นๆ อีก ไม่ว่าจะเป็น การไม่จำเป็นต้องมีเวลาเข้าออกการทำงาน นโยบายและบริการในด้าน HR จะต้องเปลี่ยนไป รูปแบบการทำงานกลุ่มและปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในกลุ่มที่จะต้องเปลี่ยนไป แนวทางในการสร้างและรักษาวัฒนธรรมองค์กรจะเปลี่ยนไป หรือ แม้กระทั่งวิธีการและระบบประเมินผลก็จะต้องเปลี่ยนไป เป็นต้น

        เพราะฉะนั้นสิ่งที่ผู้บริหารจะต้องพิจารณาและตัดสินใจก่อนคือเมื่อโควิดผ่านพ้นไปแล้วจะมองการทำงานของออฟฟิศไปในรูปแบบใด ระหว่างรักษารูปแบบเดิมไว้ หรือ ผสมผสาน หรือ ปรับออฟฟิศเป็นสถานที่ประชุมและการทำงานกลุ่มเท่านั้น?.