วิจัยชี้ ยิ่งประชุมเยอะ ยิ่งโง่! เผยเคล็ดลับ ประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

แม้ว่า “การประชุม” ถือเป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญของการทำงาน ทั้งเพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน ระดมความคิดเห็น หารือเพื่อพัฒนาโครงการต่าง ๆ รวมถึงแสดงความคืบหน้าของงานให้คนในทีมรับทราบ แต่หลายครั้งการประชุมกลับยืดเยื้อ ไม่ได้ข้อสรุปเสียที จนทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกถูก “ดูดวิญญาณ” แทบไร้เรี่ยวแรงหลังจากออกจากห้องประชุม

จากข้อมูลของ Atlassian บริษัทซอฟต์แวร์ พบว่า เหล่าผู้บริหารของบริษัทชั้นนำใช้เวลาประชุมเฉลี่ย 18 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยตั้งแต่เช้าจนถึงเที่ยงของทุกวันเป็นเวลาของการประชุม ซึ่งทำให้ 91% ของผู้ตอบผลสำรวจสมาธิหลุดระหว่างประชุม ขณะที่ 73% ทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุม และ 47% ระบุว่าการประชุมเป็นเรื่องที่เสียเวลามากที่สุดในการทำงาน

งานวิจัยที่ตีพิมพ์ในราชบัณฑิตสภาทางวิทยาศาสตร์แห่งสหราชอาณาจักร (the Royal Society of London) เมื่อปี 2555 ที่ทำการศึกษาสัญญาณพฤติกรรมทางระบบประสาทที่แสดงออกในกลุ่มผู้เข้าประชุม ด้วยวิธีการถ่ายภาพด้วยคลื่นสนามแม่เหล็กภายในสมองและการจัดอันดับไอคิว 

งานวิจัยดังกล่าว ค้นพบว่า ผู้เข้าร่วมประชุมจะมีไอคิวลดลงราว 15% หลังเข้าร่วมการประชุม เนื่องจากความเบื่อหน่ายและการเหม่อลอยระหว่างประชุม รวมถึงความเห็นที่เสนอไปไม่ได้รับการยอมรับ หรือแม้แต่ถูกวิจารณ์กลางที่ประชุม ล้วนเป็นสาเหตุที่ทำให้ไอคิวลดลงทั้งสิ้น 

“ไอคิวลดลงเนื่องจากเป็นผลกระทบจากการรับรู้ว่าตนเองอยู่ในสถานะที่ต่ำกว่าคนอื่น และส่งผลออกมาผ่านการตอบสนองทางพฤติกรรมในระบบประสาทที่เฉพาะเจาะจง”

สอดคล้องกับงานวิจัยหลายชิ้นพบว่าการใช้เวลามากเกินไปในการประชุม สามารถเพิ่มระดับความเครียดและทำให้ไม่มีสมาธิในการทำงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมยาวหลายชั่วโมง หรือการประชุมระยะสั้นติดกันหลาย ๆ วงประชุมก็ตาม

แต่ในเมื่อเราเลิกประชุมไม่ได้ แล้วจะมีวิธีการใดที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและไม่สิ้นเปลืองพลังงานของผู้เข้าประชุมมากจนเกินไป?

 

• เริ่มประชุมด้วยการอ่านเอกสารการประชุม

“เจฟฟ์ เบซอส” อดีตประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (ซีอีโอ) ของ “Amazon” เคยกล่าวเมื่อปี 2561 ว่า การปรับเปลี่ยนรูปแบบการประชุมภายในองค์กรน่าจะเป็นสิ่งที่ฉลาดที่สุดที่ Amazon เคยทำมา โดยเขาให้ยกเลิกการนำเสนอ PowerPoint ระหว่างการประชุม และจะเริ่มการประชุมด้วยการให้ผู้เข้าร่วมประชุมอ่านข้อมูลการประชุมอย่างละเอียดครบทุกหัวข้อในวาระการประชุม

เบซอสระบุว่า การปล่อยให้แต่ละคนได้อ่านเอกสารเงียบ ๆ จะช่วยให้เกิดการสนทนาและการแลกเปลี่ยนความเห็นที่ดี ขณะเดียวกันก็เป็นวิธีที่สร้างความมั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนจะอ่านเอกสารการประชุมอย่างแน่นอน 

“การส่งเอกสารไปทางอีเมลเพียงอย่างเดียวนั้นไม่พอ พวกผู้บริหารมักจะเออออห่อหมกทำเป็นว่าได้อ่านเอกสารการประชุมแล้ว ทั้งที่ความจริงแล้วพวกเขาอาจจะยุ่งจนไม่มีเวลาอ่าน”

แจ๊ค ดอร์ซีย์ อดีตซีอีโอ ของ Twitter มีวิธีที่คล้ายกับเบซอส  โดยเขามักจะเริ่มการประชุมโดยให้องค์ประชุมอ่านเอกสารการประชุมจาก Google Doc เป็นเวลา 10 นาที ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนมีเวลาทำความเข้าใจเนื้อหาการประชุมอย่างตรงกัน และยังช่วยให้เราทำงานได้จากหลาย ๆ ที่ อีกทั้งยังช่วยเข้าถึงความจริงและส่งเสริมการคิดอย่างมีวิจารณญาณ ได้เร็วขึ้น

• ประชุมให้สั้นกระชับและบันทึกการประชุม

เบซอสยังกล่าวว่า “บันทึกการประชุม” สามารถช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ร่วมประชุมพูดคุยกันนอกเรื่อง และช่วยให้การประชุมใช้เวลาสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ อีกทั้งไม่สูญเสียรายละเอียดสำคัญไป โดยเบซอสระบุว่าบันทึกการประชุมที่ดีไม่ควรเกินหกหน้า และถ้าเป็นไปได้ใช้ระยะเวลาการประชุมไม่เกิน 1 ชั่วโมง

ดังนั้นการจัดประชุมเฉพาะเรื่องที่สำคัญและต้องการความเห็นของมติที่ประชุมเพื่อการตัดสินใจเท่านั้น งดการจัดประชุมที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ใด ๆ ทิ้งเสีย เพราะนอกจากจะเสียเวลาโดยใช่เหตุแล้ว ยังเสียทรัพยากรโดยไม่จำเป็นอีกด้วย จากข้อมูลของ Atlassian พบว่า ในปี 2558 บริษัทในสหรัฐเสียค่าใช้จ่ายสำหรับการประชุมที่ไม่จำเป็นต่อธุรกิจไปกว่า 37,000 ล้านดอลลาร์

นอกจากนี้ ในแต่ละการประชุมยังควรเชิญเฉพาะคนสำคัญที่จำเป็นและมีความเท่าเทียมกัน เพื่อให้ทุกคนรู้สึกเท่ากันและไม่น้อยเนื้อต่ำใจ พร้อมให้การสนับสนุนไอเดียของทีมด้วยการพูดเชิงบวกมากกว่าการทำให้คนในทีมเสียหน้า หรืออาจจะใช้ “กฎพิซซ่า 2 ถาด” (Two-pizza teams) ที่เบซอสใช้บริหาร Amazon จนประสบความสำเร็จ

 

• กฎพิซซ่า 2 ถาด

“ถ้าพิซซ่า 2 ถาด ไม่สามารถทำให้คนในที่ประชุมอิ่มได้ แสดงว่าคนในห้องประชุมนั้นมีเยอะเกินไป ซึ่งจะการทำงานจะไม่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด” เบซอสพูดถึงวิธีการทำงานของเขาโดยเปรียบเทียบกับพิซซ่า 2 ถาด โดยหัวใจหลักของวิธีบริหารนี้ คือ แบ่งพนักงานออกเป็น 2 ทีม ทีมละไม่เกิน 10 คน เพราะเบซอสเชื่อว่าการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ไม่จำเป็นต้องมีคนเยอะ ยิ่งมากคนยิ่งมากความ และทีมเล็กจะช่วยให้การสื่อสารมีข้อผิดพลาดน้อยลง ไม่พูดคุยกันจนบานปลายหาข้อสรุปเร็วขึ้น โฟกัสกับการทำงานมากยิ่งขึ้น

ขณะที่ ริชาร์ด แฮ็คแมน นักจิตวิทยาด้านการจัดการ นำเสนอสูตรคำนวณเพื่อหาความเชื่อมโยงระหว่างคนในทีมได้ว่า n x (n-1)/2 โดยให้ n = จำนวนคนในทีม ซึ่งจะแสดงให้เห็นว่าหากตัวเลขคนในทีมเพิ่มขึ้น ก็จะมีความเชื่อมโยงระหว่างทีมมากขึ้น หากในทีมมีสมาชิก 6 คน ก็จะมีความเชื่อมโยงระหว่างกันเพียง 15 เรื่อง แต่หากสมาชิกในทีมเพิ่มเป็น 12 คน ความเชื่อมโยงก็จะเพิ่มขึ้นเป็น 66 เรื่อง ทำให้มีโอกาสพูดคุยกันนานขึ้น จนหาข้อสรุปไม่ได้ และความเข้ากันได้ก็จะน้อยลงไปเช่นกัน

 

• พนักงานพูดก่อน หัวหน้าพูดเป็นคนสุดท้าย

ลอเรน ซานเชซ แฟนสาวของเบซอส ได้เปิดเผยกับหนังสือพิมพ์ The Wall Street Journal เมื่อเร็ว ๆ นี้ว่า “การได้อยู่กับเจฟฟ์ก็เหมือนมีมาสเตอร์คลาสทุกวัน เขาสอนเกี่ยวกับการจัดการสิ่งต่าง ๆ เสมอ” โดยหนึ่งในบทเรียนสำคัญที่ซานเชซได้จากเบซอส คือ ควรปล่อยให้พนักงานได้พูดก่อน

“แต่ละวัน ฉันมีประชุมหลายต่อหลายครั้ง และฉันมักจะเป็นคนพูดก่อนเสมอ แต่เจฟฟ์บอกฉันว่าไม่ควรทำแบบนี้ หัวหน้าควรจะต้องเป็นคนพูดทีหลัง ปล่อยให้ลูกน้องพูดให้หมดก่อน เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ถูกความคิดเห็นของคุณครอบงำพวกเขา” ซานเชซกล่าว

เมื่อพนักงานแต่ละคนนำเสนอความคิดเห็นของตนเองแล้ว จะต้องบันทึกลงในรายงานการประชุม ซึ่งนอกจากจะป้องกันการครอบงำทางความคิดแล้ว ยังไม่เปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประจบประแจงเหล่าผู้บริหารด้วยการเห็นด้วยกับความคิดของพวกเขาไปเสียทุกเรื่องอีกด้วย

จะเห็นได้ว่าวิธีการประชุมของเจฟฟ์ เบซอสนั้นให้ความสำคัญกับผู้ร่วมประชุมและทีมงาน รวมถึงพยายามทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากที่สุดด้วยการใช้สั้นลงแต่ได้ข้อมูลให้ครบถ้วนมากที่สุด เพราะทุกวินาทีนั้นมีค่า สามารถสร้างรายได้แก่ธุรกิจได้ ขณะเดียวกันยังเป็นการ “เซฟพลังงาน” ทั้งนายจ้างและลูกจ้างได้อีกด้วย

ที่มา: CNBC 1, CNBC 2, Forbes, inc., The Wall Street Journals