‘โต๊ะส่วนกลาง’ มีปัญหากว่าที่คิด ทำพนักงานเสียสมาธิ ไม่มีความสุขในการทำงาน

มนุษย์ทำงานต่างคุ้นเคยกับการจัดพื้นที่นั่งทำงานร่วมกันกับผู้อื่น หรือ Co-Working Space ซึ่งเป็นเทรนด์ที่มาแรงตั้งแต่หลายปีก่อน แต่ด้วยการแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้เกิดการทำงานแบบผสมผสาน เข้าออฟฟิศบางวันสลับกับการทำงานจากที่บ้าน เมื่อมีคนเข้าออฟฟิศน้อยลง องค์กรจึงเซฟค่าใช้จ่ายลงด้วยการจัดโต๊ะทำงานใหม่ ไม่ต้องมี “โต๊ะประจำตัว” หันมาจัด “โต๊ะส่วนกลาง” หรือ “Hot Desking” แบบโคเวิร์กกิงสเปซ ให้ทุกคนสามารถใช้งานร่วมกันได้แทน

จากการสำรวจของ Morgan Stanley บริษัทให้บริการทางการเงินระดับโลก พบว่า นับตั้งแต่เข้าสู่ยุคโควิด บริษัทต่าง ๆ หันมาใช้โต๊ะส่วนกลางกันมากขึ้น โดยในสหราชอาณาจักรมีสัดส่วนมากที่สุดถึง 30% ขณะที่เยอรมนีและฝรั่งเศสอยู่ที่ 20% และเพียง 13% ในสหรัฐ แน่นอนว่าการจัดที่นั่งแบบโคเวิร์กกิงสเปซสร้างประโยชน์ต่อองค์กร แต่ในมุมพนักงานแล้วอาจไม่ใช่เรื่องดีสักเท่าไหร่

 

• ไม่มีที่นั่งประจำ ไม่มีความสุขในการทำงาน

เมื่อเปลี่ยนมาใช้โต๊ะส่วนกลาง นั่นก็เท่ากับว่าไม่มีที่นั่งประจำอีกต่อไป ใครมาถึงก่อนก็เลือกที่นั่งได้ก่อน บางคนก็โดนคนอื่น “แย่ง” ที่นั่งที่คุ้นเคยไป อีกหลายคนไม่มีที่นั่งด้วยซ้ำ เพราะที่นั่งไม่เพียงพอต่อจำนวนพนักงาน 

การเลือกที่นั่งเป็นหนึ่งในการแสดง “อาณาเขต” ของตนเอง ยิ่งใช้เวลาในพื้นที่นั้นมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งคิดว่าตนเองเป็น “เจ้าของ” พื้นที่นั้นอยู่เสมอ สร้างความสบายใจที่ได้อยู่ในพื้นที่นั้น จนสามารถควบคุมความสัมพันธ์ที่มีต่อคนรอบข้าง และกำหนดพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

อาณาเขตส่วนบุคคลดูเหมือนจะมีความสัมพันธ์กับความรู้สึกเป็นเจ้าของ เห็นได้จากการศึกษาในปี 1970 พบว่า นักเรียนที่อยู่หอเดิมจนเรียนจบ มักจะสร้างอาณาจักรของตนเองด้วยการตกแต่งพื้นที่ส่วนตัว เช่น บริเวณหัวเตียง และวางของส่วนตัวมากกว่าคนที่ย้ายหอระหว่างเทอมถึง 2 เท่า 

ขณะที่ งานวิจัยของ อลิสัน เฮิร์ส ทำการศึกษาพฤติกรรมพนักงานที่นั่งโต๊ะส่วนกลาง พบว่า คนที่มาก่อนจะพยายามอ้างสิทธิ์ในที่นั่งเดิมของทุกวัน เพื่อสร้างพื้นที่ส่วนตัว ด้วยการนำข้าวของเครื่องใช้ส่วนตัวมาวาง ตั้งแต่รูปภาพส่วนตัว เอกสาร ตลอดจนอาหาร หรือกองขยะ และสร้างความคุ้นเคยกลับเพื่อนรอบงานรอบข้าง ขณะที่คนมาทีหลัง จะต้องเสียเวลาหาที่นั่งที่ยังว่าง และต้องเวียนไปนั่งตามที่ต่าง ๆ ซึ่งมักจะเกิดความกระอักกระอ่วนและอึดอัดใจเมื่อต้องไปนั่งท่ามกลางคนที่ไม่รู้จัก ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงอีกด้วย

เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานี้ องค์กรส่วนมากมักจะใช้วิธีจัดสรรพื้นที่ใช้งานรูปแบบเดียวกับโรงแรม หรือ Hoteling การเคลียร์พื้นที่เมื่อทำงานเสร็จแล้วในแต่ละวัน เหมือนเวลาที่พนักงานโรงแรมทำความสะอาดเสร็จหลังจากที่แขกเช็กเอาท์ รวมถึงการมอบพื้นที่ส่วนตัวอื่น ๆ ให้พนักงาน เช่น ล็อกเกอร์ส่วนตัว

“ความกังวลใจที่เกิดขึ้นจากการต้องเปลี่ยนที่นั่งไปเรื่อย ๆ ในทุกวัน จะกลายเป็นความเหนื่อยล้าทั้งทางร่างกายและจิตใจ การหอบหิ้วสัมภาระย้ายไปย้ายมาเรื่อย ๆ มันทำให้รู้สึกเหมือนเป็นผู้เยี่ยมชมมากกว่าเป็นพนักงานขององค์กร” มันจู อดิเกสวัน นักจิตวิทยาสาขาจิตวิทยาสิ่งแวดล้อมกล่าว

• พื้นที่จำกัด ไม่มีพื้นที่ใช้งาน

การสำรวจแรงงานชาวอเมริกันในปี 2022 โดย Gensler บริษัทออกแบบระดับโลก พบว่า เหตุผลที่พบบ่อยที่สุดที่เข้าออฟฟิศก็เพื่อไป “ทำงาน” แต่ในเมื่อตอนนี้สามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ แถมเข้าออฟฟิศแต่ละครั้งยังต้องเสียทั้งเงินและเวลา ออฟฟิศจึงต้องเป็นสถานที่ที่น่าดึงดูดพอให้พนักงานอยากเข้าไป

แต่ในสถานการณ์ปัจจุบัน ดูเหมือนว่าการจัดที่นั่งส่วนกลาง ไม่ได้ช่วยให้คนให้อยากเข้าออฟฟิศมากยิ่งขึ้น เพราะการจัดโต๊ะแบบนี้จะทำให้บริษัทลดพื้นที่ที่ไม่จำเป็นลง พนักงานจึงจำเป็นต้องหาพื้นที่เป็นของตัวเอง และอาจทำให้การทำงานเป็นทีมยากกว่าเดิม เพราะไม่มีห้องประชุมหรือพื้นที่ที่เพียงพอ ซึ่งอาจจะแย่กว่าการประชุมออนไลน์จากที่บ้านด้วยซ้ำ

ขณะเดียวกัน การทำงานออฟฟิศขนาดที่มีที่นั่งติด ๆ กัน ท่ามกลางเพื่อนร่วมงานที่ส่งเสียงจ้อกแจ้กจอแจ รบกวนสมาธิการทำงาน จนต้องเอา “หูฟัง” มาสวมใส่ เพื่อให้มีสมาธิในการทำงานมากยิ่งขึ้น และแสดงออกว่าไม่ต้องการให้ใครมารบกวนพวกเขา กลายเป็นความตั้งใจขององค์กรที่อยากจะให้เกิดการเพิ่มปฏิสัมพันธ์และการทำงานร่วมกันของคนในองค์กรกลับต้องพังทลาย

ซานเจย์ ริชิ ซีอีโอประจำทวีปอเมริกาของ JLL บริษัทผู้ให้บริการด้านอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ระดับโลก กล่าวว่า โดยพื้นฐานแล้วการจัดออฟฟิศแบบเปิด จำเป็นต้องมีพื้นที่ส่วนตัว และพื้นที่ส่วนกลางผสมกัน เพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายได้ และต้องทำให้ทุกคนในทีมรู้ว่าจะสามารถติดต่อคนอื่นได้ที่ใด

หากการจัดโต๊ะส่วนกลางยังไม่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานได้ ริชิแนะนำให้องค์กรค่อย ๆ ปรับแก้ไปเรื่อย ๆ และคอยเช็กฟีดแบ็กกับพนักงานว่าดีขึ้นหรือไม่ ถ้าหากเป็นไปได้ควรให้พนักงานสามารถจัดการและสร้างประสบการณ์ในสถานที่ทำงานได้ด้วยตนเอง

นักวิเคราะห์ของ Morgan Stanley บริษัทให้บริการทางการเงินระดับโลก ระบุว่าการ จัดที่นั่งในที่ทำงานแบบ Co-Working Space ทำให้เกิดความเสี่ยงเชิงโครงสร้างต่อตลาดเช่าออฟฟิศ ไม่ต่างจากการเวิร์กฟอร์มโฮม เนื่องจากการจัดโต๊ะส่วนกลางทำให้ออฟฟิศไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่มากเท่าเดิม ดังนั้นพื้นที่เช่าออฟฟิศจึงเหลือที่ว่างมากกว่าเดิม เป็นการซ้ำเติมภาคอสังหาริมทรัพย์ที่กำลังได้รับตกที่นั่งลำบากจากอัตราดอกเบี้ยเพิ่มสูงขึ้น 

ที่มา: Bloomberg, CNN, Straits Times, The Economist, The Wall Street Journal