ความต่างระหว่าง 'เข้าประชุม' กับ 'แอบฟัง' ประชุมออนไลน์

การทำงานจากที่บ้านเป็นประจำตั้งแต่การระบาดของโควิด-19 ทำให้เราเริ่มคุ้นเคยกับการประชุมออนไลน์จนเป็นเรื่องปกติ บางคนต้องประชุมออนไลน์ทั้งวัน วันละหลายประชุม ผมเองก็เช่นกัน บางวันจบจากประชุมที่หนึ่ง ก็ย้ายการประชุมอีกที่หนึ่ง ต่างองค์กรก็อาจต้องเปลี่ยนเทคโนโลยีใช้งาน รูปแบบประชุมเปลี่ยนไป การแต่งกายก็เปลี่ยนใส่สูทบ้างถอดสูทบ้าง และก็ใส่ชุดลำลองบ้าง

การประชุมที่ทำทุกวันนี้ มีทั้งแบบทางการ และไม่เป็นทางการ มีทั้งพูดคุยกันเองในบริษัท ในแผนก รวมถึงประชุมกับคนข้างนอกที่อาจไม่เคยพบมาก่อน บางประชุมเป็นทางการ ต้องบันทึกการประชุมมีกฎระเบียบ เช่น ประชุมของหน่วยราชการ การประชุมคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย การประชุมบอร์ดบริษัทมหาชน ประชุมผู้ถือหุ้น ซึ่งต้องปฏิบัติตามพระราชกำหนดว่า ด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2563

ใน พ.ร.ก.นี้ ระบุถึงขั้นตอนประชุมออนไลน์ต่างๆ รวมทั้งจัดให้ผู้ร่วมประชุมแสดงตน บันทึกการประชุม การลงคะแนน ข้อกำหนดความปลอดภัย ตลอดจนประชุมวาระลับ จากประสบการณ์ผม หน่วยงานที่ต้องจัดประชุมเหล่านี้ที่ต้องการให้ประชุมมีผลทางกฎหมาย จะเข้าใจขั้นตอน ผู้ร่วมประชุมทำตามกฎระเบียบ บริหารการประชุมไปได้ด้วยดี เหมือนประชุมในแบบปกติ

ขณะเดียวกัน ผมมักประชุมกับหน่วยงานภายนอก หรือประชุมที่อาจไม่ได้มีผลทางกฎหมาย แต่เป็นรูปแบบเหมือนประชุมปกติ แต่บ่อยครั้งอดแปลกใจไม่ได้ที่หลายคน มองการประชุมออนไลน์ต่างจากประชุมปกติ จะแต่งตัวใส่ชุดเสื้อยืดอยู่บ้านเข้ามาประชุมก็ได้ ปิดกล้องเข้าประชุมก็ได้ ในมุมของผมคิดว่า การปิดกล้องไม่ใช่วิสัยการประชุม โดยเฉพาะประชุมกับคนนอกองค์กร (เว้นแต่ไม่สะดวก ต้องขออนุญาตที่ประชุมไม่เปิดกล้องและต้องให้เหตุผลด้วย)

หลายคนอาจคิดว่า การเปิดกล้องไม่ใช่เรื่องสำคัญ แต่จริงๆ เป็นมารยาทที่ควรปฏิบัติ เพราะมีความเสี่ยงโดยเฉพาะการพูดคุยที่มีความลับ จำได้ว่าปีที่แล้วผมต้องประชุมกับบริษัทแห่งหนึ่งเรื่องโปรเจคสำคัญ มีเจ้าหน้าที่อีกหน่วยงานหนึ่งเข้าร่วม ซึ่งผมไม่รู้จักบุคคลนั้นมาก่อน แต่นัดประชุมผ่าน Zoom สิ่งแรกที่พบ คือ บุคคลนั้นปิดกล้อง จนต้องทักว่าช่วยเปิดกล้องก่อนครับ จะได้รู้จักกัน เขาจึงเปิดกล้องเพียงช่วงสั้นแล้วปิดกล้องไปอีก​

แต่ระหว่างประชุม มีใครอีกสองคนเข้ามาในห้องประชุมออนไลน์ใช้ชื่อที่ผมไม่รู้จักและปิดกล้อง จึงต้องหยุดแล้วถามว่าเป็นใคร เจ้าหน้าที่หน่วยงานนั้นแจ้งว่าทีมของเขา ผมสุดวิสัยก็ต้องประชุมต่อ แต่พูดเรื่องสำคัญน้อยลง

การเข้ามาโดยไม่แสดงตัวตน ปิดกล้องฟังอย่างเงียบๆ ในการประชุม มีความเสี่ยงมาก หากเป็นงานสำคัญที่มีความลับ ไม่อาจรู้ได้เลยว่า คนภายนอกที่เข้าร่วมฟังเป็นคู่แข่งหรือไม่ อาจนำมาซึ่งความเสียหาย

หลายคนยังสับสนคำว่า ประชุม กับ Concall สิบกว่าปีก่อนผมทำงานกับบริษัทต่างชาติ มี Concall ประจำประชุมหลายสายผ่านโทรศัพท์ ไม่มีภาพ ได้ยินเฉพาะเสียงพูด บางครั้งต้อง Concall นานนับชั่วโมง บางช่วงไม่ได้สนใจฟัง เราจะไม่ทราบว่าปฏิกิริยาอีกฝ่ายคิดอะไร ยากวิเคราะห์และเข้าใจความรู้สึก ซึ่งต่างจากการประชุมปกติมาก การตัดสินใจบางอย่างลำบาก เพราะไม่เห็นหน้าและเข้าใจปฏิกิริยาผู้ร่วม Concall

การประชุมออนไลน์ ไม่ว่าจะใช้ Zoom, Microsoft Team หรือเทคโนโลยีอะไรก็ตาม มันคือ “การประชุม” เข้ามาต้องแสดงตัวตน เปิดกล้อง ประชุมยาวๆ บางช่วงอาจปิดกล้องได้แต่ทุกครั้งที่พูดคุยควรเปิดกล้อง เพื่อให้เกียรติผู้ร่วมประชุม

หากเปรียบเทียบกันการประชุมออนไลน์ก็เช่นกัน สำคัญมากที่ต้องเปิดกล้อง ประชุมภายในคุยกันเองในบริษัทในทีมบางกรณียังพออนุโลมได้ที่จะปิดกล้อง แต่การประชุมเป็นทางการ ประชุมกับคนนอกองค์กร คนที่ไม่เคยพบกันมาก่อน ประชุมเรื่องใดที่สำคัญมาก จำเป็นต้องเปิดกล้อง และต้องแสดงตัวตนให้ชัดเจนว่าใครเข้าประชุม

แม้จะเคยพบกันมาบ้างบางคน เข้าประชุมแบบปิดกล้อง มานั่งฟังโดยไม่แสดงความเห็น หากเป็นการประชุมที่ผมควบคุมหรือมีหน้าที่รับผิดชอบ ผมจะถามทันทีครับว่า คุณคือใคร แสดงตัวตนด้วย เพราะการเข้าห้องประชุมออนไลน์แบบปิดกล้องฟังตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่มีการพูดไม่เรียกว่า”เข้าประชุม”ครับ เรียกว่ามา “แอบฟัง” การประชุม