บริหารการเงินให้มีประสิทธิภาพแบบพ่อค้า 'แม่ค้าออนไลน์'

สำหรับคนที่ทำอาชีพค้าขายออนไลน์ สิ่งสำคัญที่ต้องระวัง ก็คือ การไม่รู้ว่า “เงินที่ขายของได้..หายไปไหนหมด” ซึ่งสภาพธุรกิจแบบนี้มักเกิดจากการบริหารเงินที่ไม่ดี

คนค้าขายออนไลน์ส่วนใหญ่ มักให้ความสำคัญกับเรื่อง การตลาด (Marketing) คิดแต่ว่าทำยังไงให้คนเห็น ให้คนอยากใช้ อยากซื้อ สนใจเรื่อง การดำเนินงาน (Operation) ตั้งแต่กระบวนการรับคำสั่งซื้อ ผลิต จัดเตรียมสินค้าและบริการ ไปจนถึงจัดส่งหรือส่งมอบ สาละวนกับการค้าการขายในแต่ละวัน ทำให้ไม่มีเวลาจัดระเบียบเรื่องสำคัญ ที่เป็นเหมือนเส้นเลือดใหญ่ของการทำธุรกิจ ซึ่งคือ การเงิน (Finance) นั่นเอง

สำหรับคนที่ทำอาชีพค้าขายออนไลน์ การเงินเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งการรักษา “สภาพคล่อง” ของกิจการ ซึ่งหมายถึง การมีกำไรที่เป็นเงินสด มีเงินใช้จ่ายในธุรกิจ หมุนเงินได้ถูกวิธี และไม่ใช้เงินผิดประเภท ทั้งนี้คุณพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ทุกท่าน สามารถบริหารจัดการเงินให้มีสภาพคล่องที่ดีได้ ด้วยแนวทางดังต่อไปนี้

1.แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีธุรกิจ และอย่าใช้เงินปะปนกัน

ข้อนี้เป็นสิ่งสำคัญและเป็นสาเหตุอันดับ 1 ที่ทำให้การเงินธุรกิจเสียหาย ทันทีที่คุณเริ่มทำธุรกิจ สิ่งที่ต้องทำก็คือ การเปิดบัญชีธนาคาร สำหรับรับโอนเงินจ่ายเงิน แยกออกจากบัญชีใช้จ่ายส่วนตัว 

เวลาธุรกิจมีรายได้ให้โอนเข้าบัญชีกิจการนี้ เวลาธุรกิจมีรายจ่าย ก็ให้จ่ายจากบัญชีนี้เช่นกัน การทำแบบนี้ช่วยให้ทำบัญชีได้ง่าย รู้ว่าเงินเข้ากิจการเท่าไหร่ เงินที่จ่ายเป็นต้นทุนกิจการเท่าไหร่ ซึ่งจะนำไปสู่การคำนวณ “กำไร” ที่แท้จริงได้ง่าย 

จำไว้ว่า เงินธุรกิจที่คุณจะนำมาใช้ได้ ก็คือเงินเดือนหรือเงินปันผลของธุรกิจเท่านั้น ทั้งนี้ตอนเริ่มทำธุรกิจใหม่ ๆ คุณอาจยังไม่ตั้งเงินเดือนให้ตัวเองก็ได้ แต่เมื่อทำไปสักพัก กิจการมีกำไร ก็ควรกำหนดตัวเลขเงินเดือนให้ชัดเจน

 

2.ทำบัญชีรายรับรายจ่าย

อย่าเพิ่งไปคิดว่า การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นเพียงแค่การทำเอกสารส่งกรมสรรพากรกรเท่านั้นนะครับ

ประโยชน์ของการทำงบรายรับรายจ่าย (หรือจะเรียก “งบกำไรขาดทุน” ก็ได้) ก็คือ ทำให้เรารู้ว่า “กำไรที่แท้จริง” ของเราเป็นเท่าไหร่ ซึ่งการที่จะรู้กำไรที่แท้จริงได้ ก็ต้องมาจากการลงบันทึกรายได้และต้นทุนทั้งหมดให้ครบถ้วนในงบรายรับรายจ่ายของกิจการเสียก่อน

การทำงบนี้ไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลยครับ แต่อาจต้องอาศัยวินัยจดบันทึกรายรับรายจ่ายในแต่ละวันสักหน่อย จบเดือนก็มาทำสรุปกันว่า เราขายของไปได้เท่าไหร่ ต้นทุนสินค้าที่ขายไปเป็นเท่าไหร่ ค่าใช้จ่าย เช่น ค่าจัดส่ง ค่าพัสดุ และอื่นๆ เป็นเท่าไหร่

สุดท้ายก็มาหักลบกัน ก็จะได้เป็น “กำไร” ที่เราต้องการ ซึ่งต้องบอกเลยว่า ถ้ารู้กำไรที่แท้จริงเมื่อไหร่ รู้ว่ามีเงินเข้าออกเมื่อไร การบริหารเงินกิจการก็จะง่ายขึ้นมากแล้วครับ

3.การบริหารสต็อค

ผมมักพูดกับเพื่อนๆ พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์เสมอว่า คนเป็นพ่อค้ามักกลัวลูกค้าผิดหวัง ทำให้ต้องสต็อกสินค้าอยู่ตลอด มีทุกสี ทุกขนาด แต่สิ่งที่ต้องระวังคือ ในอีกทางหนึ่ง “สต็อค” ก็คือ “เงิน” และถ้าสต็อคของไว้แล้วขายไม่ได้ เงินก็จะ “จม” ครับ ร้านค้าจึงควรบริหารเงินสดและสต็อคให้พอเหมาะพอดี

ดังนั้น คุณพ่อค้าแม่ค้าจึงต้องหมั่นบริหารสต็อคให้ดี สินค้าไหนขายดีก็หมั่นเติม แต่ก็อย่าซื้อเติมจนเงินสดหมดมือ สินค้าไหนขายได้ช้า หรือเริ่มขายไม่ได้ ต้องหาทางทำโปรโมชั่นปล่อยของออกไปกลับมาเป็นเงินให้เร็วที่สุด ยิ่งบางสินค้าเป็นประเภทแฟชั่นที่มาไวไปไว ยิ่งต้องระวังครับ ถ้าเราสต็อคมาก ความเสี่ยงที่จะขายออกยากก็มีมากตามไปด้วย

4.ดึง “กำไร” เป็น “ความมั่งคั่ง”

บางธุรกิจขายดี แต่ทำไมเจ้าของธุรกิจไม่มีเงินสดเก็บเลย ตรงนี้ผมอยากให้ย้อนกลับไปดูข้อ 1 และ ข้อ 2 ครับ

ถ้าเราทำบัญชีรายรับรายจ่ายแล้ว และพบว่ามีกำไร ปันผลมาเป็นการลงทุนอื่น เช่น ซื้อสินทรัพย์มาเก็บไว้ สั่งสมเป็นต้นทุนสำหรับทำธุรกิจอื่นต่อ หรือจะเก็บเงินส่วนนี้เพื่อลงทุนแล้วขยายกิจการต่อไป หรือนำไปตัดหนี้บางส่วนออกเพื่อให้เงินต้นหมดเร็วขึ้น

ผมขอเรียกว่า การดึงกำไรมาเป็นความมั่งคั่ง ซึ่งเมื่อเราสั่งสมปันผลส่วนนี้มาได้มากพอ ต่อให้ในอนาคตธุรกิจเราเจ๊ง แต่เงินสะสมในส่วนนี้จะทำให้เราอยู่ได้ (ธุรกิจล้ม การเงินส่วนตัวไม่ล้มไปด้วย)

การรักษา “กระแสเงินสด” กลยุทธ์บริหารเงินในช่วงวิกฤติ “โควิด-19”

ข้างต้นคือการบริหารเงินสำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ที่จะทำให้ทั้งธุรกิจและการเงินส่วนตัวไปได้ในช่วงเวลาปกติ หากแต่ในสถานการณ์ปัจจุบันที่ธุรกิจต้องเจอกับโควิด-19  ซึ่งเป็นช่วงที่สภาพเศรษฐกิจโดยรวมยังไม่ค่อยเป็นใจมากนัก สิ่งสำคัญที่สุดที่พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ต้องคิดให้รอบคอบมากขึ้นคือการ “รักษาสภาพคล่อง” และ “รักษากระแสเงินสด” ไว้ในมือให้ได้ และในช่วงสถานการณ์เช่นนี้ มีไอเดียที่ให้คำแนะนำได้แก่

1.จัดการค่าใช้จ่ายในกิจการให้ได้ 

ยิ่งสถานการณ์ไม่เป็นใจ ยิ่งเป็นช่วงเวลาที่เราต้องกลับมาทบทวนตัวเอง ระแวดระวังเรื่องการใช้จ่ายให้ดีครับ ระวังเรื่องการจ่ายเงินที่จะลงทุนใหญ่ๆ พยายามเก็บเงินสดไว้กับมือก่อน

วิธีหนึ่งที่ขอแนะนำ คือควรทำประมาณการงบกำไร-ขาดทุน โดยการประมาณการนี้ จะมี 2 ส่วนที่ต้องวิเคราะห์คือเรื่องของรายได้กับต้นทุนและค่าใช้จ่าย

ในการคิดคำนวณรายได้ ผมอยากให้เราคิดแบบ Conservative คิดแบบให้รอบคอบเข้าไว้ที่สุด  เพื่อประเมินดูว่าเราจะมีรายได้ต่อเดือนอยู่ที่เท่าไร

ส่วนรายจ่าย อยากให้ใส่แบบเต็มที่เลยครับ เพื่อให้รู้ว่ารายจ่ายสูงสุดของเราอยู่ที่เท่าใด จากนั้นก็ลองหักลบกันดูว่า ผลลัพธ์ส่วนต่างระหว่างรายรับอย่างแย่ๆ กับรายจ่ายแบบสุดๆ จะเป็นอย่างไร วิธีเช่นนี้ทำให้เราเห็นภาพที่จะเกิดขึ้นในอีก 6 เดือนข้างหน้า เพื่อให้เรากลับมาเตรียมตัว ว่าเราจะไปต่อไหวไหม

2.จัดการ “หนี้” ที่ต้องชำระ

นอกจากระวังเรื่องการใช้จ่ายเงินก้อนใหญ่แล้ว เราต้องจัดการหนี้สินที่ต้องชำระให้ได้ และการจัดการหนี้สินที่ดีที่สุด ไม่ใช่การพยายามขายให้ได้มากขึ้น แต่คือการคุยกับเจ้าหนี้ แล้วบอกให้เขาทราบเลยว่า กิจการเราได้รับผลกระทบอย่างไร เพื่อขอเจรจา

3.หาวิธีดึง “เงินสด” กลับมา

วิธีคิดในข้อนี้คล้ายๆกับข้อ 2 แต่เป็นการกลับฝั่งกัน เพราะคราวนี้เราเป็นเจ้าหนี้เขาบ้างแล้ว

ลองดูว่า ธุรกิจของเรายังมียอดรอเรียกเก็บ หรือมีเช็ครายการของ “ลูกหนี้ค้างจ่าย” อยู่บ้างไหม ถ้ามี ขอให้เจรจาจ่ายแบบเบาๆ เพื่อให้ทั้ง 2 ฝ่าย (เราและเขา) เคลื่อนที่ต่อไปได้ เช่น มีหนี้ต้องจ่ายเดือนละ 10,000 บาท และลูกหนี้ของเราดูท่าว่า ยังไม่มีความสามารถผ่อนชำระได้ เราอาจจะลดลงให้เขาจ่ายสักครึ่งหนึ่งก่อน หรือจะเป็นสัก 25% ได้ไหม เพื่อให้ทั้งเราและเขามีสภาพคล่อง  

ตอนนี้เราต้องท่องในใจเลยครับว่า ได้น้อยยังดีกว่าไม่ได้เลย ถ้าหาทางเจรจาได้ ธุรกิจของทั้ง 2 ฝ่ายก็จะได้ไปต่อ

4.ล้างสต็อก ลดได้ลด ระบายของออกไป

ของในสต็อคอย่าคิดเยอะครับ ลดได้ลด ระบายออกไป ต้องยอมที่จะลดราคา ทำโปรโมชั่นในตัวเลขที่เราบริหารได้ “การได้กำไรน้อยยังดีกว่าเงินต้องจมไปกับสินค้า” แถมยิ่งมีสต็อคมาก เราต้องระแวดระวังเก็บให้ดี เสียเงินไปกับการจัดเก็บสินค้า การลดราคาและระบายสินค้าเพื่อเปลี่ยนเป็นเงินสดจึงเป็นวิธีการที่ดีกว่า

5. ต่อยอดเพื่อความมั่นคง

กรณีนี้ไม่ต่างกับช่วงสถานการณ์ปกติ ถ้าเราสามารถบริหารสถานการณ์ได้แล้ว (เอาอยู่) อย่าลืมที่จะตัดเงิน เปลี่ยนมาเป็นการลงทุนอื่นๆ ที่ปลอดภัย ในแนวทางที่เราถนัด อาจจะได้ผลตอบแทนน้อยบ้าง ก็ไม่เป็นไร แต่ขอให้มีความเสี่ยงต่ำ เช่น เงินฝากดอกเบี้ยสูง หรือกองทุนตราสารหนี้ เพื่อให้สถานะการเงินของเรายังเดินหน้าไปต่อได้

ทั้งหมดนี้คือ แนวทางบริหารเงินสำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ทั้งในยามสภาวะปกติ และในยามที่เกิดวิกฤติ เช่นในช่วงโควิด-19 เช่นในตอนนี้  หวังว่าทุกท่านจะผ่านพ้นจากช่วงเวลาที่ยากลำบากเช่นนี้ได้ และนอกจากจะขายดีแล้ว ขอให้ทุกท่านบริหารเงินให้ดีกันทุกคนด้วยนะครับ

ที่มา: Postfamily