ข้อมูลประวัติอาชญากรรม เรื่องที่ HR ต้องรู้และต้องระวัง 

   เนื่องจากการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยโดยไม่ชอบด้วยกฎหมายอาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลอย่างมีนัยสำคัญ และกฎหมายกำหนดความรับผิดทางอาญาไว้ด้วยสำหรับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมโดยไม่ชอบด้วยกฎหมาย

ซึ่งในองค์กรส่วนใหญ่ ส่วนงานที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับการเก็บรวบรวมข้อมูลเหล่านี้จะได้แก่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ HR

ตามประกาศ กคส. เรื่อง หลักเกณฑ์เกี่ยวกับมาตรการคุ้มครองสำหรับการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมที่มิได้กระทำภายใต้การควบคุมของหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย พ.ศ. 2566 (ประกาศฯ)

ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม หมายความว่า “ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับการสืบสวนสอบสวนการกระทำความผิดอาญา การดำเนินคดีอาญา หรือการรับโทษทางอาญา ที่เป็นข้อมูลที่เป็นทางการหรือรับรองโดยหน่วยงานของรัฐที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมายเกี่ยวกับการดำเนินการดังกล่าว ทั้งนี้ ไม่ว่าการดำเนินการนั้นจะถึงที่สุดแล้วหรือไม่ก็ตาม” 

จากบทนิยามดังกล่าว ประกาศฯ กำหนดบทนิยามของคำว่าข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมไว้ครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนการสืบสวนสอบสวนการกระทำความผิดอาญา ซึ่งเป็นกระบวนการชั้นต้นก่อนที่จะมีการการฟ้องคดีต่อศาล และไม่จำเป็นว่าคดีนั้นจะถึงที่สุดแล้วหรือไม่ก็ตาม

เนื่องจากกฎหมายมองว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องเหล่านี้ หากนำไปใช้ในองค์กรต่าง ๆ  โดยไม่ถูกต้องตามที่ PDPA กำหนด อาจทำให้เกิดผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล

สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (สคส./PDPC) ได้เผยแพร่ข้อหารือเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมที่สมาคมธนาคารไทยหารือ และมีประเด็นที่น่าสนใจหลายประการที่ HR อาจนำไปใช้ได้ดังนี้

    1. การจัดเก็บเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาเอกสารในกรณีดังต่อไปนี้
    (ก) เอกสารที่มีการบันทึกว่า “ไม่พบประวัติอาชญากรรม” หรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน เอกสารดังกล่าวถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ หรือไม่

    การจัดเก็บเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาเอกสารจากกองทะเบียนประวัติอาชญากร สำนักงานตำรวจแห่งชาติ หรือหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย ที่ระบุว่า “ไม่พบประวัติอาชญากรรม” หรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน ไม่ถือเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ นี้

(ข) หากมีการบันทึกว่า “โจทก์ถอนฟ้อง” / “อัยการสั่งไม่ฟ้อง” / “พิพากษาให้รอลงอาญา” / “อยู่ระหว่างการอุทธรณ์” หรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน เอกสารดังกล่าวถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ หรือไม่
กรณีนี้ ถือเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม 

2. การนำข้อมูลตามข้อ 1. มาบันทึกในระบบว่าพนักงานรายนั้น ๆ “พบประวัติอาชญากรรม” หรือ “ไม่พบประวัติอาชญากรรม” หรือ “ผ่านกระบวนการตรวจประวัติอาชญากรรมเรียบร้อยแล้ว” หรือ “ผ่านการตรวจคุณสมบัติเรียบร้อยแล้ว” โดยไม่ได้ให้รายละเอียดใด ๆ เพิ่มเติม เกี่ยวกับพฤติกรรมการกระทำความผิดหรือบทกำหนดโทษ

การบันทึกลงระบบในลักษณะดังกล่าวข้างต้น ถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ หรือไม่

(ก) การบันทึกว่าพบประวัติอาชญากรรมหรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน แม้ไม่ได้ปรากฏข้อเท็จจริงและพฤติการณ์ในการกระทำความผิดอาญาหรือการรับโทษทางอาญา ก็ถือได้ว่าเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม

(ข) การบันทึกว่าไม่พบประวัติอาชญากรรม หรือผ่านกระบวนการตรวจประวัติอาชญากรรมเรียบร้อยแล้ว หรือผ่านการตรวจคุณสมบัติเรียบร้อยแล้ว หรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน โดยไม่มีการเชื่อมโยงหรืออาจเชื่อมโยงไปยังข้อมูลส่วนบุคคลอื่นใดที่เกี่ยวกับการสืบสวนสอบสวนการกระทำความผิดอาญา การดำเนินคดีอาญา หรือการรับโทษทางอาญา

ข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวไม่ถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ นี้  

จากแนวทางการตอบข้อหารือดังกล่าวที่สอดคล้องกับความเป็นไปได้ในการบริหารจัดการชุดข้อมูล ช่วยผ่อนคลายความกังวลของผู้เกี่ยวข้องเกี่ยวกับข้อมูลชุดดังกล่าวได้หลายประการ เพราะการที่ข้อมูลที่หน่วยงานเก็บไว้เป็นหรือไม่เป็น “ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม” ส่งผลต่อหน้าที่และความรับผิดของหน่วยงานหลาย ๆ ประการ

ลองคิดดูว่าถ้าการบันทึกว่า “ไม่พบประวัติอาชญากรรม” เป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม หน่วยงานต้องไปตามลบหรือทำลายข้อมูลต่าง ๆ ของอดีตพนักงานที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือเลิกจ้างไปแล้ว ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ก็อาจจะอยู่ในคลังเอกสาร ซึ่งไม่ง่ายเลยต่อการจัดการและคงมีภาระค่าใช้จ่ายอย่างมาก

3. เงื่อนไขด้านเวลา
ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมที่ได้เก็บรวบรวมไว้ก่อนวันที่ PDPA ใช้บังคับ (1 มิถุนายน 2565) ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลดังกล่าวให้เก็บรวบรวมไว้ได้อีกไม่เกิน 6 เดือน นับแต่วันที่การดำเนินการดังกล่าวเสร็จสิ้น สำหรับเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลแต่ละรายตามวัตถุประสงค์และความจำเป็นในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวเกิดขึ้นก่อนวันที่ประกาศฯ ดังกล่าวมีผลใช้บังคับ (วันที่ 7 เมษายน 2567) ข้อกำหนดในเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ ดังกล่าวจะต้องไม่มีผลย้อนหลังเป็นโทษแก่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล 

ดังนั้น ระยะเวลา 6 เดือนดังกล่าว จึงเริ่มนับแต่วันที่ประกาศฯ มีผลใช้บังคับเป็นต้นไป ซึ่งรวมถึงข้อมูลข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม ที่เก็บรวบรวมมาเมื่อพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ใช้บังคับแล้วแต่ก่อนที่ประกาศฯ จะมีผลใช้บังคับด้วย.

ที่มา: เรื่อง สมาคมธนาคารไทย ขอหารือการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม,