จุดพลุ ‘เวิร์คแอทโฮม’ ปิดประตูเสี่ยงแพร่โควิด-19

วิกฤติไวรัสโควิด-19 ทำให้หลายองค์กรผุดโมเดลการทำงานที่บ้าน หรือเรียกว่า Work from Home  หรือ Work @ Home เพื่อสกัดความเสี่ยงของพนักงานที่อาจได้รับเชื้อร้ายโดยไม่รู้ตัว ต้องให้พนักงานต้องทำงานมาจากที่บ้าน ผู้บริหารหลายคนคิดว่า ปัจจุบันมีเทคโนโลยีดิจิทัลที่ก้าวหน้า มีแอพพลิเคชั่นที่อำนวยความสะดวกในการทำงานมากมาย ขณะที่ พนักงานส่วนใหญ่มีคอมพิวเตอร์ มีสมาร์ทโฟน หนุนให้พนักงานทำงานได้จากที่ใดก็ได้

แต่เอาเข้าจริงแล้ว การทำงานทางไกล อาจเป็นเรื่องยากที่จะให้ได้ประสิทธิภาพเหมือนกับมาทำงานในหน่วยงาน เพราะพนักงานจะทำงานได้ดีนั้น นอกจากการจะต้องรู้จักใช้เทคโนโลยีดิจิทัลที่จำเป็นแล้ว ยังต้องมีวินัยและความรับผิดชอบในการทำงานที่ดี 

สิ่งสำคัญที่สุดบริษัทควรจะต้องมีนโยบายในการกำหนดวิธีการทำงานทางไกลของพนักงานเพื่อกำหนดเป็นแนวทางปฎิบัติ

องค์กรต้องกำหนดข้อปฏิบัติให้ชัด

“ธนชาติ นุ่มนนท์” ผู้อำนวยการสถาบันไอเอ็มซี แนะนำว่า ถึงเวลาแล้วที่บริษัท หรือหน่วยงานต้องกำหนดนโยบายการทำงานที่บ้านให้ชัดเจน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด 

ตัวอย่างของการกำหนดนโยบายการทำงานทางไกลที่สำคัญอาจมี หน่วยงานต้องกำหนดตำแหน่งงานของพนักงานที่มีสิทธิ์ทำงานนอกสถานที่ โดยต้องวิเคราะห์จากลักษณะงานของพนักงานว่า ตำแหน่งใดสามารถปฏิบัติงานนอกที่ทำงานได้ บางตำแหน่งอาจไม่สามารถทำงานนอกสถานที่ได้ แต่หากเกิดวิกฤติบางอย่างหน่วยงานต้องพิจารณาอนุโลม และกำหนดลักษณะงานให้กับพนักงานใหม่เพื่อสามารถทำงานทางไกลได้

มีการนโยบายกำหนดเวลาการทำงานที่ชัดเจน เช่น 9.00 - 17.00 น. หรืออาจอนุญาตให้พนักงานเลือกเวลาทำงานได้เองแต่ต้องแจ้งล่วงหน้า เพื่อทางหน่วยงานสามารถจะตรวจสอบได้ ต้องสามารถประเมินประสิทธิภาพการทำงานทางไกล เช่นประเมินจำนวนชิ้นงานที่ทำได้ ประเมินรายได้ของหน่วยงาน หรือประเมินจำนวนลูกค้าที่พนักงานติดต่อ

หน่วยงานจำเป็นต้องกำหนดนโยบายให้พนักงานที่ทำงานทางไกลสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน หรือผู้บังคับบัญชาตลอดจนลูกค้าว่า ควรต้องใช้ระยะเวลานานเท่าไรในการสื่อสาร ซึ่งถ้าเป็นเวลาทำงาน ก็ควรตอบกันอย่างทันทีทันใด ตลอดจนต้องกำหนดวิธีการหรือเครื่องมือที่จะใช้สื่อสารด้วย

ระบบหลังบ้าน-หน้าบ้านต้อง “พร้อม”

ขณะที่ พนักงานต้องมีเครื่องมือที่สามารถใช้ในการทำงานได้ สิ่งจำเป็นคือ เครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบอินเทอร์เน็ตที่ดี ตลอดจนซอฟต์แวร์ต่างๆ ในการทำงาน เช่น ซอฟต์แวร์ในการทำเอกสารร่วมกัน ซอฟต์แวร์ในการประชุมออนไลน์ ระบบคลาวด์ ในการแชร์เอกสารต่างๆ ซึ่งหน่วยงานอาจต้องเป็นฝ่ายจัดหาระบบเหล่านี้ให้กับพนักงาน มีทีมงานด้านเทคนิค ให้การสนับสนุนกับพนักงานที่ทำงานทางไกลที่อาจต้องการความช่วยเหลือหรือขอคำปรึกษาทางด้านไอทีต่างๆ

“สิ่งสำคัญ คือ หน่วยงานต้องเห็นความสำคัญของการทำงานทางไกลและในกฎระเบียบของบริษัทจะต้องระบุอย่างชัดเจนว่าการทำงานทางไกลโดยไม่เข้ามาในที่ทำงาน ถือว่าเป็นการมาทำงานตามปกติ หากพนักงานปฎิบัติถูกต้องตามข้อบังคับ” 

นายธนชาติ กล่าวด้วยว่า การทำงานทางไกลบางครั้งอาจมีปัญหาเรื่องความปลอดภัยทางด้านไอที หน่วยงานจะต้องมีนโยบายที่ชัดเจนในเรื่องการใช้ข้อมูลของบริษัท การส่งข้อมูลและเอกสารของหน่วยงาน ตลอดจนการใช้ซอฟต์แวร์ต่างๆ ต้องมีระบบความปลอดภัยด้านไอทีที่ดี

"ถ้าจะทำงานทางไกล ต้องสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการด้วยว่า การทำงานทางไกลของพนักงานจะทำให้ได้รับการบริการที่ดีเช่นเดิม ตลอดจนข้อมูลต่างๆ ของลูกค้าและบริษัทมีความปลอดภัยไม่รั่วไหลออกไปภายนอก" 

‘บลูบิค’ แนะโมเดลเร่งด่วนฝ่าวิกฤติ

“พชร อารยะการกุล” ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik) ที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และการจัดการนวัตกรรมและเทคโนโลยี กล่าวว่า ‘โควิด-19’ ที่ลุกลามไปทั่วโลก เศรษฐกิจชะลอตัวและหยุดชะงัก 

กลุ่มธุรกิจที่ถูกกระทบโดยตรง เช่น ท่องเที่ยว อุตสาหกรรมการบิน สายการบิน โรงแรม ค้าปลีก ร้านอาหาร สถานที่ท่องเที่ยว การคมนาคมสาธารณะ ฯลฯ สร้างความตื่นตระหนกผู้คนไม่กล้าออกมาจับจ่ายใช้สอย เดินทาง จนหลายองค์กรเริ่มส่งสัญญาณการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ เช่น ปรับลดจำนวนพนักงาน หรือแม้กระทั่งปิดกิจการ