จับตา ‘e-signature’ พลิกโฉมการทำงานวิถีใหม่ หลังเติบโตมากกว่า 200%

แม้ว่าการแพร่ระบาดจะยุติ แต่ความเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจะยังคงอยู่ต่อไป

หนึ่งในการเปลี่ยนแปลงที่เด่นชัดที่สุด ผลพวงจากการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 คือการเร่งให้เกิดการใช้ “เอกสารดิจิทัล” รวมไปถึง“e-signature” มากขึ้นแบบก้าวกระโดด

ไซม่อน เดล กรรมการผู้จัดการประจำภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ อะโดบี กล่าวว่า ปี 2563 เป็นปีแห่งการเปลี่ยนการใช้กระดาษสู่เอกสารดิจิทัล โดยเฉพาะในกลุ่มคนรุ่นใหม่ที่เซ็นสัญญาแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นครั้งแรก และจะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างแพร่หลายในปีนี้และปีต่อไป

’มิลเลนเนียล’ กระแสแรง

รายงาน Adobe Digital Insights ซึ่งได้รวบรวมความคิดเห็นของผู้บริโภคกว่า 4,000 คนทั่วโลก เกี่ยวกับการใช้งาน e-signature เพื่อหลีกเลี่ยงการสัมผัสช่วงการแพร่ระบาดโดยพบผลการศึกษาที่สำคัญ คือ

ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก e-signature ได้รับความนิยมอย่างมาก โดยเฉพาะในกลุ่มผู้บริโภคคนรุ่นใหม่ (มิลเลนเนียล) ขณะที่ทุกเจเนอเรชั่นยังให้ความสำคัญกับเรื่องความปลอดภัยของเอกสาร และแนวโน้มการเติบโตนี้จะยังคงดำเนินไปอย่างต่อเนื่องในปีนี้

ทั้งนี้ 76% ระบุว่า ใช้ e-signature ในเอกสารมากขึ้นในช่วงครึ่งปีหลังของปี 2563 โดยมีสัดส่วนสูงสุดในกลุ่มมิลเลนเนียล (61%) นอกจากนั้น กว่าครึ่งหนึ่งของผู้ตอบแบบสอบถาม (53%) ระบุว่า พวกเขาใช้ e-signature เป็นครั้งแรกเมื่อปีที่แล้ว

โดยสาเหตุหลักเป็นเพราะว่าก่อนหน้านี้ไม่เคยมีใครเสนอให้ใช้ทางเลือกนี้มาก่อน โดยชาวอินเดียเป็นกลุ่มที่ใช้ e-signature เป็นครั้งแรกมากที่สุด (62%) โดยกรมธรรม์ประกันภัย (43%) และการลงทะเบียนที่เกี่ยวกับการแพทย์ (38%) เป็นเอกสารที่ถูกเซ็นชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์มากที่สุดในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก

ที่น่าสนใจราวสี่ในห้า (82%) ของผู้ตอบแบบสอบถามในเอเชียแปซิฟิกได้แจ้งความต้องการของตนเองให้แก่บริษัท เพื่อให้มีการเสนอทางเลือกในการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในเอกสารเพิ่มมากขึ้น และ78% ของผู้ตอบแบบสอบถามได้แจ้งกับหน่วยงานภาครัฐ

ดังนั้นจึงนับเป็นโอกาสที่ดีที่องค์กรภาครัฐ และภาคเอกชนที่จะปรับปรุงการให้บริการแก่ประชาชนและเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าด้วยการปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัล

ยังกังวล ‘ความปลอดภัย’

ข้อมูลระบุด้วยว่า ผู้บริโภคในเอเชียแปซิฟิกราวหนึ่งในสาม (34%) จำเป็นต้องจัดเก็บข้อมูลของตนเองไว้บนระบบดิจิทัล นอกจากนั้นในสัดส่วนเดียวกัน (36%) ยังบันทึกเอกสารทั้งในรูปแบบดิจิทัลและที่เป็นกระดาษ และระบุว่าการทำสำเนาแบบดิจิทัลเพื่อแบ็คอัพข้อมูลจากเอกสารที่เป็นกระดาษช่วยให้ตนเองรู้สึกปลอดภัยมากขึ้น

ทั้งนี้ เอกสารดิจิทัลส่วนใหญ่ถูกจัดเก็บไว้บนคอมพิวเตอร์หรือระบบคลาวด์ โดยบริการคลาวด์สตอเรจได้รับความนิยมมากที่สุดในกลุ่มคนเจนแซด(65%)

อย่างไรก็ดี การรักษาความปลอดภัยถือเป็นเรื่องสำคัญสำหรับคนทุกเจเนอเรชั่น โดยกว่าสองในสาม (71%) คาดหวังว่าเอกสารควรจะมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน และกว่าครึ่งหนึ่ง (57%) คิดว่าเอกสารควรจะใช้การยืนยันตัวตนแบบ 2 ขั้นตอน (2-Factor Authorization)

สำหรับอนาคตของ e-signature แม้ว่าการแพร่ระบาดอาจจะยุติลงในไม่ช้า แต่อะโดบีเชื่อว่าความเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในหลายๆ ด้านที่เป็นผลมาจากการแพร่ระบาดจะยังคงอยู่ต่อไป คาดว่าผู้บริโภคทั่วโลกส่วนใหญ่ (76%) จะยังคงใช้ e-signature ต่อไปภายหลังการแพร่ระบาด

โตเป็นตัวเลข 3 หลัก

ปัจจุบัน การแพร่ระบาดของโควิด-19 ส่งผลให้ธุรกิจต่างๆ เร่งดำเนินการปรับเปลี่ยนสู่ดิจิทัลทั้งในส่วนของภาครัฐ บริการด้าน การเงิน และการศึกษา ขณะที่ผู้บริโภคก็มองหาหนทางที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการทำงาน และทำกิจกรรมต่างๆ

ในอดีตโรงเรียนจัดเป็นหน่วยงานที่มี “การใช้กระดาษ” สูงมาก แต่การแพร่ระบาดเป็นปัจจัยหลักที่กระตุ้นให้มีการใช้เอกสารดิจิทัลและ e-signature สำหรับงานสำคัญๆ เช่น การดำเนินงานของโรงเรียน ไม่ว่าจะเป็น การสอบเข้า ความช่วยเหลือด้านการเงิน การลงทะเบียนเรียน ทุน และเงินบริจาค หรือบริการสำหรับบุคลากร เช่น สวัสดิการ บัญชีเงินเดือน

อะโดบี พบว่า ช่วงเดือน ส.ค.ถึง ก.ย.ปีที่ผ่านมา การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มีจำนวนเพิ่มขึ้นถึง 250% เมื่อเทียบกับช่วงเดียวกันของปีก่อนหน้า ในทำนองเดียวกันมีการเติบโตระดับตัวเลข 3 หลัก สำหรับการใช้ e-signature ในธุรกิจบริการด้านการเงินในเดือนพ.ค. หรือเพิ่มขึ้นมากกว่า 200% เมื่อเทียบกับช่วงเดียวกันของปีก่อนหน้า