เมื่อโลกยังโดน โควิด-19 คุกคามไม่เลิก - Hybrid Work จึงเป็นคำตอบ!!

'โควิด-19' หลากหลายสายพันธุ์ยังคงคุกคามโลกอย่างต่อเนื่อง ประเทศไทยยังคง 'อ่วม' จากโควิด-19 ที่กลายพันธุ์มาสู่เชื้อ โอมิครอน ที่แม้ไม่รุนแรง แต่ติดเชื้อได้ง่าย ตัวเลขการติดเชื้อเพิ่มสูงขึ้ยเท่าทวีคูณทุกวัน แม้ประเทศไม่ประกาศล็อกดาวน์ เพื่อให้กิจกรรมการดำเนินธุรกิจเดินต่อไปได้ ท่ามกลางมาตรการกำกับดูแลที่เคร่งครัด หาก วันนี้องค์กรธุรกิจในประเทศไทยเริ่มตระหนักรู้แล้วว่า 'รูปแบบการทำงาน' รวมถึงการ'ประชุมแบบไฮบริด' คือ คำตอบสำคัญในยุคนี้ และได้กลายเป็นนิวนอร์มอลของบางธุรกิจไปแล้ว

ผู้เชี่ยวชาญชี้ 3 กุญแจหลักเพื่อให้การทำงานแบบไฮบริด (hybrid work future) ประสบความสำเร็จและยั่งยืน ประกอบด้วย ความเป็นผู้นำ (Leadership) การวางโครงสร้างที่ดี (Structure) และวัฒนธรรมภายใน (Culture)

 

นพดล ปัญญาธิปัตย์ กรรมการผู้จัดการประจำประเทศไทย เดลล์ เทคโนโลยีส์ เผยข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับบทบาทขององค์กรธุรกิจในการออกแบบอนาคตของการทำงานในรูปแบบไฮบริด จากรายงาน “Leading the Next Hybrid Workforce” โดยระบุว่า ด้วยรูปแบบการทำงานในปัจจุบันที่ไม่ได้ยึดติดอีกต่อไปกับทั้งสถานที่และช่วงเวลา องค์กรธุรกิจต้องหันมาให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ที่ได้ รวมทั้งต้องมีความพร้อมที่จะเข้าไปช่วยพนักงานให้ประสบความสำเร็จ ทั้งในแง่ของการเป็นมืออาชีพและบทบาทส่วนตัวไม่ว่าจะทำงานจากที่ใดก็ตาม

ปัจจุบัน พนักงาน 8 ใน 10 คนทั่วภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก รวมทั้งประเทศญี่ปุ่นแสดงความพร้อมสำหรับการทำงานแบบรีโมท เวิร์กในระยะยาว แต่ก็ยังมีปัจจัยอีกหลายอย่างที่จำเป็นต้องได้รับการแก้ไข

‘ผู้นำ’ ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง

สำหรับปัจจัยสำคัญ 3 ประการที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น ได้แก่ ความเป็นผู้นำ โครงสร้างที่ดี และวัฒนธรรมภายใน องค์กรธุรกิจต้องให้ความสำคัญเนื่องจากทั้งสามนี้วางเรียงเป็นรากฐานสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จและความยั่งยืนของการตระเตรียมการทำงานแบบผสมผสานหรือ Hybrid Work 

ที่สำคัญคือ “การนำองค์กรด้วยการเอาใจใส่และตั้งใจ” ของผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการประกอบและหลอมรวมชิ้นส่วนต่างๆ ของอนาคตการทำงานแบบไฮบริดเวิร์กเข้าด้วยกัน

ผู้นำจำเป็นต้องสร้างการเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานและการเปลี่ยนแปลงเชิงนวัตกรรมขึ้นภายในองค์กรอย่างชัดเจนเพื่อการเดินหน้าต่อ ขณะเดียวกันแสดงออกถึงการเอาใจใส่และความเห็นอกเห็นใจต่อการพยายามที่พนักงานอาจเผชิญอยู่ อาทิ การขาดการสื่อสารแบบตัวต่อตัว ตลอดไปจนถึงเส้นแบ่งที่ลางเลือนระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว

'การสื่อสาร' สร้างความสำเร็จ

 เขากล่าวว่า ที่ขาดไม่ได้ยังมี “การสร้างโครงสร้างการทำงานแบบไฮบริดโดยไตร่ตรอง” ปัจจุบัน องค์กรธุรกิจไม่สามารถเข้าถึงไฮบริดเวิร์ค จากเพียงจุดยืนด้านการบริหารจัดการและด้านเทคนิคแล้วใช้รูปแบบ one-size-fits-all ได้

ในทางกลับกัน นายจ้างจำเป็นต้องใช้เวลาในการเรียนรู้เพิ่มมากขึ้นเกี่ยวกับความชอบของพนักงานและความจำเป็นในการให้ความช่วยเหลือเพื่อให้พวกเขาประสบความสำเร็จในการสภาพแวดล้อมการทำงานจากระยะไกล

โดยการร่วมกันออกแบบสถานที่ทำงาน (workplace) แบบไฮบริดที่ครอบคลุม ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้มีการสื่อสารแบบเปิดเผย (open communication) ระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง 

ผู้เชี่ยวชาญย้ำถึงความจำเป็นในการหาจุดสมดุลระหว่างการทำงานที่ยืดหยุ่น และการมีระบบระเบียบ ที่มาในรูปแบบของเวลาที่ทุ่มเทให้กับการประชุมทีม หรืออื่นๆ ฯลฯ เพื่อรักษาวัฒนธรรมและการปฏิสัมพันธ์ทางสังคม

สร้างสมดุล-การมีส่วนร่วม

อีกงานสำคัญ “ทำให้การสร้างวัฒนธรรมเป็นไปโดยรอบคอบ” เพื่อรักษาและจุดประกายความคิดสร้างสรรค์ นวัตกรรม และการทำงานร่วมกัน

ผู้เชี่ยวชาญยังเตือนถึงความเสี่ยงของการแบ่งวัฒนธรรมระหว่างพนักงานที่ทำงานที่บ้าน และพนักงานในสำนักงาน ซึ่งอาจนำไปสู่ความตึงเครียดในพลังการทำงานภายในออฟฟิศและการรับรู้ถึงความไม่สมดุลระหว่างทั้งสองกลุ่ม

ข้อเสนอแนะหนึ่งคือ ให้นายจ้างเปลี่ยนงบประมาณที่ประหยัดจากค่าใช้จ่ายสำนักงานในแต่ละวัน ไปใช้ลงทุนในกิจกรรมที่ช่วยสร้างการมีส่วนร่วมทางสังคมในหมู่พนักงาน

อาทิ การรับประทานอาหารกลางวันร่วมกัน การฝึกอบรมแบบที่โต้ตอบกันได้ ซึ่งช่วยสร้างโอกาสเพิ่มเติมสำหรับการแลกเปลี่ยนความคิด ตลอดจนโอกาสในการส่งเสริมความไว้วางใจและความสัมพันธ์ในการทำงานที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นระหว่างสมาชิกในทีม

วัฒนธรรม คน เทคโนโลยี ต้องสอดผสาน

ทวีวัฒน์ จันทรเสโน กรรมการผู้จัดการ ประจำประเทศไทยและภูมิภาคอินโดจีน บริษัท ซิสโก้ ซีสเต็มส์ (ประเทศไทย) จํากัด กล่าวว่า การทำงานแบบไฮบริดจำเป็นต้องวางกลยุทธ์ที่ถูกต้องทั้งกับมิติของ “วัฒนธรรม” ความคิดที่คำนึงถึง “ผู้คน” เป็นหลัก และที่ขาดไม่ได้คือมี “เทคโนโลยี” ที่เหมาะสม มอบประสบการณ์อย่างเท่าเทียมกันสำหรับทุกคน 

ผลสำรวจระบุว่า จากเดิมในประเทศไทยมีเพียง 9% ที่ทำงานจากที่บ้านเป็นหลัก ทว่าช่วงที่ผ่านมาด้วยสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปทำให้ผู้ตอบแบบสอบถามถึง 91% คาดหวังว่าจะมีตัวเลือกการทำงานแบบยืดหยุ่นมากขึ้น

การมาของโควิดได้สร้างบรรทัดฐานแบบใหม่ พนักงาน 79% เชื่อว่าไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องเดียวกันเพื่อทำงานร่วมกัน, 65% ได้รับความเชื่อมั่นจากหัวหน้างานมากขึ้นเมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน, 75% ต้องการเดินทางน้อยลง และ 72% สามารถออกกำลังกายได้มากขึ้น ซึ่งนับเป็นการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกที่มาพร้อมวิกฤติ

คาดกระทบการทำงานระยะยาว

ผลการศึกษา “Cisco Global Workforce Survey” พบด้วยว่า พนักงาน 95% รู้สึกไม่มั่นใจที่จะต้องกลับเข้ามาทำงานในออฟฟิศ เนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดในปัจจุบัน และ 96% ต้องการเทคโนโลยีอัจฉริยะเพื่อปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน

ขณะที่ 86% ระบุว่า การเสริมสร้างขีดความสามารถให้กับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่เพื่อให้สามารถเข้าถึงแอพพลิเคชั่นได้อย่างไร้รอยต่อและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างมาก โดยตัวเลขนี้สูงถึง 95% สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 1000 คนขึ้นไป

ที่น่าสนใจ 98% ของการประชุมในอนาคตจะมีผู้เข้าร่วมประชุมอย่างน้อยหนึ่งคนที่เชื่อมต่อจากบ้าน การทำงานแบบไฮบริดซึ่งผสานการโต้ตอบแบบรีโมทและแบบตัวต่อตัว

“ประเด็นนี้จะกลายเป็นปัจจัยหลักที่ส่งผลกระทบระยะยาวต่อวัฒนธรรมการทำงาน รวมถึงการมีส่วนร่วมในอีเวนท์และกิจกรรมต่างๆ รวมถึงเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจำเป็นที่จะต้องลงทุนมากขึ้นในส่วนอื่นๆ นอกเหนือจากห้องประชุม เพื่อตอบโจทย์ความต้องการใหม่ๆ ของการทำงานและการจัดกิจกรรมแบบไฮบริด”

สู่สำนักงาน ไฮบริด 

"แจ็ค มินทร์ อิงค์ธเนศ" ประธานกรรมการบริหาร บริษัท เออาร์ไอพี จำกัด (มหาชน) กล่าวว่า วิถีการทำงานถูกปรับเปลี่ยนไปทีละน้อยๆ ทุกวันนี้ เราประชุมผ่านระบบออนไลน์ หลายประเทศเปลี่ยนแนวทางปฏิบัติเน้นการอยู่ร่วมกับเชื้อโรค ปรับวิถีการทำงานให้เหมาะสม เพราะเล็งเห็นว่าการล็อกดาวน์อย่างเข้มข้นก็ไม่อาจจัดการกับการระบาดได้เหมือนเคย จึงเริ่มผ่อนปรนให้ธุรกิจเริ่มกลับมาเดินต่อ เพื่อให้เศรษฐกิจเดินหน้าต่อไปได้

การทำงานวิถีใหม่ที่เราคุ้นเคยกันว่านิวนอร์มอลนั้น ก็อาจเหมาะสมกับบางธุรกิจที่พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้ 100% เต็ม แต่กับธุรกิจทั่วๆ ไปอาจต้องหารูปแบบที่ผสมผสานกันเป็น Hybrid คือ มีการทำงานที่ออฟฟิศบางส่วน และบางส่วนทำงานที่บ้านผสมหรือสลับกันตามแต่ความเหมาะสม​

สำหรับธุรกิจรูปแบบเก่า ที่เน้นการทำงานในสำนักงานแล้วเฝ้ารอวันให้สถานการณ์กลับมาเป็นเหมือนเดิม คงจะเริ่มเห็นแล้วว่ามันเป็นการรอคอยที่ไม่เห็นความหวังใดๆ จึงควรเร่งหาแนวทางของตัวเอง และปรับระบบให้เป็นแบบไฮบริดได้เร็วที่สุด

"เพราะผมเชื่อว่ารูปแบบการทำงานนั้นสามารถเพิ่มความยืดหยุ่นได้ และรูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิมก็อาจมีต้นทุนแฝงอยู่ โดยที่เราไม่เคยคำนึงถึงมาก่อน เช่น ค่าเช่าสถานที่ที่อาจสูงเกินจริง และงานหลายอย่างที่เน้นผลลัพธ์เป็นโครงการ เป็นชิ้นงาน ฯลฯ ก็ไม่จำเป็นต้องทำที่ออฟฟิศเสมอไป เพราะทำงานที่ไหนก็ได้ และส่งงานจากที่ไหนก็ได้เช่นกัน จึงวัดผลและประเมินผลงานได้ตลอดเวลา"

งานใหญ่สำหรับองค์กรแบบดั้งเดิม คือ การหาวิธีประเมินผลงานสำหรับพนักงานทั่วไปที่ทำงานแบบวันต่อวัน รวมถึงวิธีบริหารจัดการให้ยังคงมีประสิทธิภาพอยู่ได้ อาจต้องมีบางส่วนยังคงทำงานอยู่ แต่จะดูแลพนักงานไม่ให้มีความเสี่ยงอย่างไรจากการเดินทาง หรือสภาพแวดล้อมในอาคารสำนักงาน นั่นเป็นการออกแบบระบบไฮบริดที่แต่ละแห่งอาจไม่เหมือนกันเลย

ส่วนบริษัทที่สามารถรองรับการทำงานออนไลน์ได้เต็มที่อยู่แล้ว ก็ต้องมองให้รอบด้านว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง ยกตัวอย่างเช่นการประชุมแบบออนไลน์มักจะเน้นการประชุมที่กระชับ สรุปเรื่องราวอย่างฉับไวซึ่งทำให้ได้ประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้นจริง แต่ก็อาจทำให้ขาดการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ เช่น การพูดคุยนอกรอบ การถามความเห็นของคนต่าง ๆ การถามทุกข์สุข เรื่องส่วนตัว ฯลฯ ที่แต่เดิมเราอาจทำได้ก่อนจะเริ่มการประชุม หรือหลังจากประชุมเสร็จแล้ว รวมไปถึงการคุยกันระหว่างพักดื่มกาแฟ หรือออกกำลังกาย

ซึ่งการสื่อสารในลักษณะนี้ช่วยให้ทีมงานมีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน มีพลังในการขับเคลื่อนสูง และการถ่ายทอดงานให้พนักงานรุ่นใหม่ก็เป็นไปอย่างราบรื่น เพราะพนักงานใหม่ได้หลอมรวมเข้ากับรุ่นพี่อย่างรวดเร็ว จึงทำงานได้เต็มความสามารถแทบจะในทันที เช่นเดียวกับการทำงานร่วมกับระหว่างแผนกต่าง ๆ ที่การทำงานแบบพบหน้ามักจะราบรื่นมากกว่ารูปแบบออนไลน์

แต่เมื่อเป็นรูปแบบไฮบริด เราจะคงความสัมพันธ์ในลักษณะนี้ได้อย่างไร การออกแบบสำนักงานในวันนี้จึงเปลี่ยนรูปแบบไปอย่างมหาศาล นั่นคือพนักงานอาจไม่ต้องเข้ามาทำงานเป็นประจำทุกวัน แต่เมื่อเข้ามาแล้วออฟฟิศจะต้องเป็นสถานที่ที่เปิดโอกาสให้พนักงานแต่ละคนสร้างสัมพันธ์ที่ดีต่อกันผ่านกิจกรรมต่าง ๆ

ออฟฟิศจึงต้องมีความผ่อนคลาย เหมือนเช่นในบริษัทชั้นนำที่เราเคยเห็นในกูเกิล แอ๊ปเปิ้ล ฯลฯ ที่เน้นความเป็นกันเอง เรียบง่าย แต่แฝงไว้ด้วยความผ่อนคลาย สนุกสนาน ซึ่งแนวโน้มเช่นนี้เราจะเห็นในบริษัทรุ่นใหม่ของจีนเช่นเดียวกัน ที่สร้างสมดุลระหว่างงานกับความสัมพันธ์ต่อเพื่อนร่วมงาน ทำให้เกิดความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันของบุคคลากรในองค์กร​