บริหาร “Shared Services” ผนึกพันธมิตรลดต้นทุน

และให้ความสำคัญกับการลงทุนในด้านเครื่องมือทางการแพทย์และอุปกรณ์ต่างๆ รวมถึงการพัฒนาบุคลากรทางการแพทย์ (นับว่าเป็นต้นทุนที่มีสัดส่วนสูงสุด)ซึ่งแนวทางการบริหารจัดการดังกล่าวจะส่งผลดีต่อคนไข้ที่เข้ามารับบริการในท้ายที่สุด

จากประสบการณ์โดยตรงในเรื่องของการลดต้นทุน ตั้งแต่การศึกษา ทดลอง และปรับปรุงการทำงานพบว่า การลดต้นทุนจะทำได้สำเร็จจำเป็นต้องใช้2 กลยุทธ์หลักคือกลยุทธ์แรก ได้แก่ “Economy of Scale, Scope and Expertise” เรียกแบบวิชาการคือ หลักการประหยัดจากขนาด ประหยัดจากขอบเขต และการประหยัดจากความเชี่ยวชาญ แต่ถ้าเรียกแบบเข้าใจง่ายก็คือ “การเหมาโหลถูกกว่า”นั่นเอง ซึ่งถ้าต้องการจะทำให้สัมฤทธิ์ผลในการลดต้นทุน จำเป็นต้องมีกลยุทธ์ที่สองนั่นคือ “Alliance Management”ที่ว่าด้วยเรื่องของการบริหารจัดการพันธมิตรทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรเข้ามาประกอบกัน ขอยกตัวอย่างการควบคุมต้นทุนในการบริหารโรงพยาบาลแบบกลุ่มพันธมิตร เพื่อให้เห็นภาพได้ชัดขึ้น

การดำเนินงานในโรงพยาบาลแต่ละแห่งนั้น จะมีความคล้ายคลึงกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดซื้อยาและเวชภัณฑ์ เครื่องใช้สำนักงาน หรือแม้กระทั่งเครื่องมือแพทย์ รวมไปถึงงานบริการต่างๆ เช่น งานด้านความปลอดภัยและความสะอาด งานโภชนาการ งานซักรีด เป็นต้น ซึ่งหากเกิดเป็นการบริหารโรงพยาบาลแบบกลุ่มพันธมิตรแล้ว จะส่งผลให้เกิด Economy of Scale ที่มากพอที่จะสร้างพันธมิตรทางธุรกิจให้เข้ามาทำงานร่วมกันในงานแต่ละด้านได้ จากประสบการณ์พบว่าสามารถลดต้นทุนได้ถึง  10-15% เลยทีเดียว

นอกจากนี้ ในส่วนของงานการบัญชี การบริหารลูกหนี้ (ซึ่งเป็นปัญหาที่ทำให้โรงพยาบาลต้องแบกรับต้นทุนที่สูงขึ้นเพราะเกิดหนี้เสียจากการไม่ดูแลการเก็บเงินลูกหนี้ที่ดีพอ)การบริหารคลังการบริหารเงินสด รวมไปถึงการบริหารทรัพยากรบุคคล ไม่ว่าจะเป็นแพทย์ พยาบาล และเจ้าหน้าที่ทางด้านการแพทย์หลากหลายแผนก รวมไปถึงเจ้าหน้าที่ back office ต่างๆ ล้วนแล้วแต่สามารถใช้หลักการ “เหมาโหล”ในการบริหารจัดการได้ทั้งสิ้น และใช้หลักการของการนำพันธมิตรที่มีความชำนาญเข้ามาดูแลในแต่ละส่วน หรือเรียกอีกอย่างได้ว่า การบริหารงานแบบ “Shared Services”ส่งผลให้เกิด Economy of Scopeและ Economy of Expertise ผลลัพธ์ที่ได้คือ เกิดการลดต้นทุนการดำเนินงานอย่างเป็นรูปธรรม

ปัจจัยที่จะทำให้การบริหารงานแบบ “Shared Services”ในธุรกิจโรงพยาบาลแบบกลุ่มพันธมิตรบรรลุเป้าหมายในการลดต้นทุนคือ

1. ผู้เชี่ยวชาญ– ผู้บริหารที่จะบริหารงานแบบ Shared Services ได้นั้น จำเป็นต้องสั่งสมประสบการณ์รอบด้านและเป็นระยะเวลานานไม่ต่ำกว่า 10 ปี ทั้งในเรื่องของลำดับขั้นหรือ flow ของการบริหารโรงพยาบาล การบริหารบุคลากร การใช้เทคโนโลยี รวมไปจนถึงการสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับพันธมิตรทุกฝ่ายได้ ภาษาของ Harvard Business School เรียกว่าเป็น“คนแบบอ่อนน้อมถ่อมตนแต่เปี่ยมด้วยความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้า”(Humble but strong will) ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่จำเป็นของผู้บริหารองค์กรทางการแพทย์เป็นอย่างยิ่ง
2. เทคโนโลยี– นับว่ามีบทบาทสำคัญมากในยุคปัจจุบัน อาทิ Cloud Technologyที่มีส่วนช่วยในเรื่องของการบริหารระบบข้อมูลคนไข้ที่ทำให้สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา อีกทั้งยังมีระบบ Document ManagementและTeleconferenceที่นำมาใช้ในการบริหารแบบ Shared Services ช่วยให้องค์กรข้ามข้อจำกัดในส่วนของสถานที่ทำงาน (Physical Location) ของพนักงานส่วนกลาง รวมถึงเอกสารต่างๆ ที่กระจายอยู่ตามจุดต่างๆ ของโรงพยาบาลในกลุ่ม ให้เปรียบเสมือนพนักงานทำงานอยู่ที่เดียวกัน ดูเอกสารชุดเดียวกัน การทำงานจึงเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ตอบสนองต่อยุค“Healthcare 4.0”ได้อย่างไร้ข้อจำกัด
3. ความไว้ใจ(Trust)- การบริหารงานแบบ Shared Services ที่บุคลากรและข้อมูลทั้งหมดอยู่ที่ส่วนกลาง จำเป็นต้องสร้างความไว้ใจให้เกิดขึ้น และสร้างให้เกิด win-win กับบุคลากรทุกฝ่าย เพื่อให้เกิด“ความโปร่งใส”ที่สามารถตรวจสอบได้นั่นเอง

จากประสบการณ์จริงในการทำงานระบบShared Servicesให้กับโรงพยาบาลแบบกลุ่มพันธมิตรมาหลายแห่งและเป็นระยะเวลานาน พบว่าผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นมีมากมาย อาทิ ต้นทุนการดำเนินงานขององค์กรลดลงประมาณร้อยละ 10-15โดยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการใช้ทรัพยากรต่างๆร่วมกัน ส่งผลให้อัตราส่วนการเพิ่มทรัพยากรต่อโรงพยาบาลในกลุ่มลดลงและเพิ่มอำนาจต่อรองการซื้อสินค้าและงานบริการจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการ (Supplier) ทำให้ต้นทุนสินค้าและงานบริการลดลง รวมถึงการบริหารจัดการรายการสินค้าคงคลังที่ไม่เคลื่อนไหวก็ทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ ยังทำให้องค์กรมีมาตรฐานการทำงานเดียวกัน ทั้งในส่วนของนโยบาย (Policy) ระเบียบปฏิบัติ (Work Procedure) วิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction) และเอกสารแบบฟอร์มต่างๆ ทำให้ง่าย สะดวก และประหยัดเวลาในการตรวจสอบการปฎิบัติงานทั้งจากภายในและภายนอก (Internal Audit และ External Audit)

และที่สำคัญคือผู้บริหารสามารถมีข้อมูลการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของธุรกิจ (Benchmarking)ระหว่างโรงพยาบาลในกลุ่มด้วยมาตรฐานเดียวกัน เพื่อการเรียนรู้ พัฒนา และปรับปรุงการดำเนินงานและการบริหารงานเชิงรุกร่วมกันได้อย่างมีเอกภาพ

ผลลัพธ์ที่กล่าวมาทั้งหมด เป็นเครื่องยืนยันได้ว่า การใช้งานระบบ “Shared Services”มีความสำคัญต่อการควบคุมต้นทุนของการบริหารโรงพยาบาลแบบกลุ่มพันธมิตรดังนั้น การสร้างพันธมิตรทั้งภายในและภายนอกองค์กรจึงมีความสำคัญ เพื่อให้การบริหารโรงพยาบาลตอบรับต่อการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาเข้าสู่ยุค “Healthcare 4.0”ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตอนต่อไปเราจะมาเจาะลึกในเรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ IT ที่ใช้ในการบริหารโรงพยาบาลกันนะครับ