ความท้าทาย/ปัจจัยสำคัญในการจัดหา-พัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ

หากธุรกิจตัดสินใจช้า ไม่สามารถตอบสนองธุรกิจได้ทันเวลา ก็จะถูกคู่แข่งแซงหน้าไปและเป็นปัญหาทันที การตัดสินใจเร็วเกินไปโดยไม่พิจารณาถึงความเสี่ยงที่ตามมารวมถึงการพัฒนาระบบที่มีค่าใช้จ่ายเกินความคุ้มค่าก็ต้องคำนึงถึงด้วยเช่นกัน

 

ความท้าทาย –การเลือกระบบมาใช้งานนั้น เรามักพิจารณาจากหลายปัจจัย โดยปัจจัยแรกคือ ระบบต้องสามารถใช้งานได้ (Usability) ถัดมา คือ มีฟังก์ชันการใช้งาน (Functionality) ที่เหมาะสมเพียงพอ และอีกหนึ่งสิ่งที่ขาดไม่ได้ในปัจจุบันเนื่องจากมีข้อมูลการเงิน ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลอ่อนไหวอื่น ๆ ที่ใช้งานอยู่บนระบบ คือ การรักษาความมั่นคงปลอดภัย (Security) ตามหลัก CIA ซึ่งคือ ความลับ (Confidentiality) ความคงสภาพ (Integrity) และความพร้อมใช้งาน (Availability)

ระบบที่จะนำมาใช้งานต้องสามารถรักษาสมดุลของทั้ง 3 ปัจจัยดังกล่าวได้ เช่น หากระบบมี Security มากจนเกินไป จะทำให้มีฟังก์ชันการใช้งานน้อยและใช้งานได้จำกัด หรือหากระบบใช้งานได้และมีฟังก์ชันการใช้งานจำนวนมาก จะทำให้มีช่องโหว่ด้าน Security มาก จนทำให้ผู้ใช้งานเกิดความหวาดระแวงและไม่กล้าใช้งาน เหมือนหลายแอปพลิเคชันที่ออกมาให้เราใช้งานกันในขณะนี้

            อย่างไรก็ตาม การไม่พิจารณาหรือให้ความสมดุลจากทั้ง 3 องค์ประกอบนี้มักมีสาเหตุหลัก คือ

1. การจัดทำระบบโดยขาดพิมพ์เขียวด้านเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กร หรือเรียกว่า “สถาปัตยกรรมองค์กร” (Enterprise Architecture: EA) ทำให้องค์กรไม่มีทิศทางที่ชัดเจน ระบบที่นำมาใช้งาน ไม่สามารถใช้ประโยชน์หรือเชื่อมต่อกับโครงสร้างเดิมที่มีอยู่ กลายเป็นต่างคนต่างใช้ต่างทำ
2. วิสัยทัศน์ไม่ชัดเจนระหว่างผู้นำโครงการกับผู้พัฒนา (Business vs Technology) การบริหารธุรกิจนั้นมีความแตกต่างกันจึงส่งผลต่อในการเลือกใช้ระบบ ซึ่งปัจจัยหลัก คือ 1.ขับเคลื่อนโดยการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร (Management) 2.ขับเคลื่อนโดยฝ่ายเทคโนโลยี (IT) 3. ความเข้าใจในความต้องการของนักพัฒนา (Developer) ซึ่งทั้ง 3 ส่วนนั้นมีความแตกต่างกัน ในหลายๆ ครั้งฝ่ายบริหารมีการตัดสินใจโดยไม่รับฟังเสียงของผู้ปฏิบัติงานรอบข้าง ทำให้ได้ระบบที่ไม่ตรงต่อความต้องการหรือเทคโนโลยีที่เลือกใช้ไม่ตอบโจทย์ธุรกิจ แต่ก็ใช่ว่าการตัดสินใจจากด้านเทคโนโลยีนั้นจะดีเพียงพอ ในบางครั้งระบบที่ได้มาก็แพงเกินกว่าความจำเป็นต่อการใช้งาน ความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างฝ่ายต่าง ๆ จึงมีความสำคัญ
3. ขาดการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม (Communication) การพัฒนาซอฟต์แวร์ต้องการการสื่อสารที่ชัดเจน ทั้งความคาดหวังที่ชัดเจนกับทีมพัฒนา การทำความเข้าใจกับลูกค้า การแจ้งการอัพเดตสถานะต่าง ๆ ต้องมีความชัดเจนเพื่อที่จะทำให้ระบบนั้นตอบสนองตรงต่อความต้องการได้ การสื่อสารที่ชัดเจนและข้อเสนอแนะในเวลาที่เหมาะสมจะช่วยตัดสินว่าโครงการกำลังดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่ มีการนำคุณลักษณะที่จำเป็นไปใช้ตรงเวลาหรือไม่ และทีมพัฒนาจำเป็นต้องลดหรือเพิ่มฟังก์ชันเมื่อซอฟต์แวร์เป็นรูปร่างขึ้นหรือไม่
4. การพิจารณาค่าใช้จ่ายโดยรวมและการใช้จ่ายเกินจริง (Budget) งบประมาณเป็นตัวชี้วัดว่าองค์กรจะเลือกทางใดในการจัดหาระบบ หากต้องการระบบที่ดีในการทำงานสำคัญกับองค์กรก็ควรที่จะจัดสรรงบประมาณให้เพียงพอต่อการจัดหาหรือพัฒนา นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายที่ตามมาในการเป็นเจ้าของระบบ (Total cost of ownership) เช่น ค่าอบรม ค่าดูแลรักษา ค่าต่ออายุการใช้งาน
5. ความซับซ้อนของการบูรณาการระบบและเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้าด้วยกัน (Integration) ความพร้อมใช้งานของข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ที่นำมาใช้งาน มักจะเป็นความท้าทายในการผสานระบบที่แตกต่างกันเพื่อสร้างแพลตฟอร์มเดียว การสร้างแอปพลิเคชันที่ยืดหยุ่นตอบสนองการผสานรวมดังกล่าวมีความสำคัญอย่างยิ่ง การผสานรวมไม่เพียงแต่นำข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ มารวมกัน แต่ยังทำแผนที่ข้อมูลนี้เพื่อให้เหมาะสมกับผู้ใช้ เช่น แอปสำหรับจองคิวการฉีดวัคซีนโควิด19 ที่มีอยู่หลายระบบ แต่ขาดการบูรณาการร่วมกัน ส่งผลให้มีความขัดแย้งของข้อมูล และการประสานงานร่วมกัน
6. ขาดความเชี่ยวชาญที่เหมาะสมในหมู่นักพัฒนาภายในองค์กร (Specialist) การพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพมักต้องการผู้เชี่ยวชาญ การหาผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถจึงเป็นความท้าทายในการทำงานของทุกองค์กร

สรุป – การพิจารณาว่าจะใช้จัดหาระบบในลักษณะใด ควรพิจารณาจากปัจจัยที่กล่าวมาข้างต้น และหลักเกณฑ์ประกอบการพิจารณาการบริหารโครงการเพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น โดยอาศัยหลักเกณฑ์อื่น ๆ ดังนี้

คุณภาพ (Quality): อาจรวมถึงประเภทของการจัดหาระบบ หน้าจอการใช้งานที่เหมาะสม
การตอบสนองทันกาลและเข้าใจได้ อายุการใช้งานขั้นต่ำที่ยอมรับได้ หรือการอัปเดตของระบบ คุณภาพ คือมาตรฐานขั้นต่ำที่ยอมรับได้

เวลา (Time): หากต้องการผลงานที่ดีเยี่ยมย่อมต้องใช้เวลาที่เหมาะสม มีการวางแผนกำหนดวิธีการทำงานและการประเมินทรัพยากร สำหรับการบริหารจัดการโครงการ การพัฒนาและขึ้นระบบเพื่อทดสอบทั้งด้านการยอมรับการใช้งานและความมั่นคงปลอดภัย การให้บริการ และการสนับสนุนหลังจากให้บริการแล้ว หากต้องใช้เวลาสั้นลง แต่ต้องการขอบเขตและคุณภาพเท่าเดิม ก็จำเป็นต้องเพิ่มงบประมาณ

ต้นทุน (Cost & Budget): เพื่อให้มั่นใจว่าระบบที่พัฒนาขึ้นมานั้นสามารถใช้งานตรงต่อความต้องการ การประเมินค่าใช้จ่ายและเงินทุนสนับสนุน ต้องได้รับการประเมินว่าคุ้มค่าเพียงพอ เพราะหากระบบที่พัฒนาออกมานั้นมีค่าใช้จ่ายที่เกินความจำเป็นก็ทำให้บริษัทมีจุดเริ่มต้นที่แพง การพัฒนาหรือการลุงทุนต่อก็อาจจะไม่เกิดขึ้นต่อไป.

บทความโดย>>

รศ.ดร.พงษ์พิสิฐ วุฒิดิษฐโชติ และ เกียรติศักดิ์ จันทร์ลอย

ภาควิชาการสื่อสารข้อมูลและเครือข่าย

คณะเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรมดิจิทัล

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ