ระบบรายงานทางการเงินในยุคดิจิทัล

ความยุ่งยากที่ต้องวนเวียนอยู่กับวงจรซ้ำ ทุกเดือน ทุกสิ้นงวด เพื่อทำรายงานในรูปแบบที่รวบรวมและแสดงข้อมูล ทั้งตัวเลข ตัวหนังสือ รูปภาพ คำบรรยาย เป็นต้น จากผลสำรวจของดีลอยท์ที่ทำการสำรวจผู้บริหารสายบัญชีการเงินกว่า 600 บริษัท พบว่า บุคลากรด้านบัญชีและการเงินใช้เวลากว่า 48% ของชั่วโมงการทำงานทั้งหมด ในการจัดทำรายงานต่างๆ มีเพียง 18% เท่านั้น ที่ใช้เวลาไปกับการวิเคราะห์ข้อมูลที่แสดงในรายงานเพื่อทำการตัดสินใจทางธุรกิจ     

หลังยุคการระบาดของ COVID-19 ผู้บริหารธุรกิจต้องการข้อมูลใช้ตัดสินใจอย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น หรืออย่างน้อยเห็นสัญญาณก่อนวิกฤตครั้งต่อไปจะเกิดขึ้น ถึงแม้ลดเวลาในการจัดเตรียมรายงานหรือปรับลดจำนวนให้เหลือเฉพาะรายงานที่จำเป็นต้องใช้จริงๆ เท่านั้น แต่ก็ยังคงไม่ดีพอและควรจะเพิ่มประสิทธิภาพขึ้นได้อีก

รายงานในยุคใหม่จะไม่ใช่การแสดงข้อมูลแบบทางเดียวอีกต่อไป แต่เราต้องการเล่นกับข้อมูลได้อีกด้วย เช่น การกดเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ (Drilled Down) หรือสามารถทำการปรับเปลี่ยนมุมมอง และมิติของข้อมูลที่แสดง เป็นต้น เทคโนโลยีต่างๆ ที่มีการพัฒนาขึ้นมาในปัจจุบัน มีให้ธุรกิจเลือกใช้งานอย่างมากมาย แต่

แต่ยังมีหลายองค์กรยังคงใช้วิธีแบบเดิมๆ ในการทำรายงานอยู่เหตุผลหนึ่งที่บางองค์กรไม่ปรับเปลี่ยน คือไม่รู้ว่าจะเริ่มตรงไหน เราได้สรุปคำแนะนำเบื้องต้นดังต่อไปนี้

จัดเตรียมความพร้อมของข้อมูล: คุณภาพของรายงานขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อมูล การทบทวน การจัดการข้อมูลขององค์กรและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เป็นสิ่งจำเป็นก่อนที่จะนำเทคโนโลยีในการออกรายงานใหม่มาใช้ ซึ่งอาจจะพิจารณารวมถึงการวางโครงสร้างจัดการข้อมูลทั้งแบบ Structured และ Unstructured

โน้มน้าวความเห็นชอบจากผู้บริหารระดับสูงในองค์กร: หน่วยงานที่จะเป็นผู้ผลักดันเรื่องนี้มักจะเกิดจาก CFO เพราะเป็นคนเห็นปัญหาที่เกิดขึ้น แต่ CFO ควรจะได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารจากหลายฝ่าย ซึ่งจะช่วยให้องค์กรยอมรับนำเอาเทคโนโลยีมาใช้ในวงกว้างมากขึ้น

ให้ความสำคัญกับการออกแบบที่เข้าใจประสบการณ์ของผู้ใช้งาน: ก่อนเริ่มโครงการ ควรตั้งคำถาม “What-if” กับ ผู้ใช้งานว่าอยากจะเห็นการใช้ข้อมูลต่างจากที่ใช้อยู่ในปัจจุบันอย่างไร ถ้าเรามีระบบการออกรายงานที่มีประสิทธิภาพ แสดงผลแบบใหม่ สร้างวิธีการทั้งแบบทางการและไม่เป็นทางการในการรวบรวมความต้องการ วิธีนี้จะทำให้เราแน่ใจว่าเรานำเทคโนโลยีที่ตรงความต้องการของผู้ใช้งาน

เดินทีละก้าว เมื่อมั่นใจแล้วจึงขยายผลการใช้งาน: พยายามนำเทคโนโลยีมาใช้ในบางส่วนงานก่อน เราคงไม่ต้องการลงทุนในมูลค่าที่สูงแล้วพบว่ามันไม่ได้ผลรับอย่างที่เราต้องการ เลือกใช้กับรายงานบางประเภทก่อน ในหลายๆ องค์กรมักจะเลือกรายงานยอดขายเป็นจุดเริ่มต้น แน่ใจว่าคนที่เลือกมาใช้งานจะเป็นคนช่วยสนับสนุนให้ฝ่ายอื่นเห็นประโยชน์ หลังจากนั้นถึงขยายวงการใช้งานให้กว้างขึ้น

สร้างความมั่นใจกับคนในทีม: ผลกระทบกับคนทำงานเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ เพราะ หลายๆ งานที่ทำอยู่ในปัจจุบันอาจจะไม่จำเป็นอีกต่อไป ทางผู้บริหารต้องวางแผนพัฒนาทักษะใหม่ให้กับพนักงาน ให้ทำในงานที่เทคโนโลยีช่วยไม่ได้ เช่น งานที่ต้องการทักษะในการวิเคราะห์ข้อมูล การสร้างปฏิสัมพันธ์กับคน และความคิดสร้างสรรค์

ทักษะของพนักงานในอนาคต: มองทักษะของพนักงานในเงื่อนไขใหม่ที่มีเทคโนโลยีเข้ามา ทักษะแบบไหนที่ต้องการ แน่นอนรูปแบบการทำงานในอนาคต ด้วยเทคโนโลยีใหม่ที่เข้ามาช่วยในองค์กร งานจะถูกเปลี่ยนไปให้ความสำคัญกับการวิเคราะห์ และการตัดสินใจทางธุรกิจ สื่อสารฝ่ายบุคคลให้เข้าใจ เพื่อให้องค์กรได้คนที่มีทักษะที่เหมาะสมมาร่วมงาน

ลองจินตนาการว่าชีวิตการทำงานจะเปลี่ยนไปอย่างไร ถ้าคุณมีผู้ช่วยที่ช่วยรวบรวมข้อมูล จัดสร้างรายงานเบื้องต้อง หรือมี Chatbot ที่ช่วยไปดึงข้อมูลที่ต้องการแทนที่ เราต้องค้นเข้าไปหาข้อมูลด้วยตัวเอง เราก็สามารถเอาเวลาไปทำงานที่สร้างมูลค่าให้กับองค์กรได้มากขึ้น