องค์กรกับการปรับตัวในวิกฤติ

1. ความปลอดภัยในที่ทำงาน เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรเพิ่มความเข้มข้นในการปฏิบัติ ตั้งแต่การทำความสะอาดฆ่าเชื้อ การวัดไข้ ใส่หน้ากาก ตั้งขวดเจลล้างมือ จัดที่นั่งรักษา ระยะห่าง รวมไปถึงมาตรการกักตัวกลุ่มเสี่ยง และการวางแผนกรณีพบผู้ติดเชื้อ และต้องมีการปิดสถานที่ทำงาน

2. Work from Home ด้วยความเข้มข้นของปัญหาการระบาด บางองค์กรจึงให้มีการ Work from home โดยพิจารณาจากลักษณะงานที่เอื้ออำนวยต่อการทำได้ เช่น งานการทำฐานข้อมูล หรืองานที่สามารถทำออนไลน์ โดยมีการจัดการช่องทาง เช่น Application ช่วยการประชุมออนไลน์

ทั้งนี้ การบริหารการ Work from Home ให้มีประสิทธิภาพ ต้องมีการวางแผน กำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่คาดหวังเอาไว้ให้ชัดเจน เรียกว่าต้องตั้ง KPI ย่อยกันในช่วงนี้ พร้อมกับที่ควรมีการรายงานผลติดตามงานกันแบบละเอียดใกล้ชิด ขณะเดียวกันต้องมีการทำความตกลงถึงวันเวลาที่จะมีการจัดประชุม ทั้งชนิดออนไลน์ และออฟไลน์ เพื่อทุกคนพร้อมนำงานมาเชื่อมกัน

สำหรับองค์กรที่ยังคงต้องมีพนักงานบางส่วนอยู่ประจำสำนักงาน เพื่อรองรับงานชนิดที่ทำที่บ้านไม่ได้ (เช่น การรับและการกระจายสินค้า) สามารถนำระบบทีม A ทีม B เข้ามาใช้โดยแบ่งกลุ่มพนักงานสลับกันมา ในแต่ละทีมให้มีองค์ประกอบของคนที่ครบพร้อมจัดการงาน และระหว่างทีมให้มีการส่งงานกันอย่างต่อเนื่อง

3. ลดเงินเดือน สำหรับองค์กรที่ได้รับผลกระทบทางการเงิน มีความจำเป็นต้องตัดลดค่าใช้จ่าย การลดเงินเดือนเป็นมาตรการขั้นต้นที่พบเห็นกันในหลายแห่ง เพราะเงินเดือนเป็นค่าใช้จ่ายที่มีสัดส่วนค่อนข้างมากในองค์กร การลดเงินเดือนจึงมีผลทางตรงต่อความคล่องตัวทางการเงิน โดยไม่ส่งผลกระทบหรือมีผลกระทบน้อยต่อกระบวนการทำงานและผลงาน

ในการคำนวณอัตราการลดเงินเดือน ควรพิจารณาถึงระดับตำแหน่งงาน หลายองค์กรที่มีผู้บริหารเงินเดือนสูงๆ การลดเงินเดือนในเปอร์เซ็นต์เยอะๆ อาจมีประโยชน์ทางตรงต่อการลดค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ได้ทันที ขณะที่เงินเดือนที่ผู้บริหารยังคงได้รับอยู่ก็เรียกว่าพอเพียงเลี้ยงตัวได้ พร้อมกับที่เป็นการแสดงสปิริตให้พนักงานเห็น ทำให้การลดเงินเดือนของพนักงานระดับอื่นเป็นไปได้โดยง่ายขึ้น โดยที่พบมีทั้งที่ขออาสาลดเอง ไปจนถึงที่เป็นข้อตกลงชัดเจนเท่าเทียมในระดับงานเดียวกัน ส่วนที่ต้องพิจารณาให้มาก คือเงินเดือนพนักงานระดับล่างที่ถ้าไม่สูงอยู่แล้ว และแค่พอเลี้ยงปากเลี้ยงท้อง อันนี้หลายองค์กรเลือกที่จะไม่ไปแตะส่วนนี้

4. Leave without Pay อันนี้สำหรับองค์กรที่ได้รับผลกระทบทางตรงต่อยอดขายและการสร้างรายได้จากการที่ต้องปิดกิจการหรือการลดสเกลการทำงานลง (ตัวอย่างเช่น ธุรกิจโรงแรม ร้านอาหาร) ส่งผลให้ไม่จำเป็นต้องมีพนักงานมาทำงานในจำนวนเท่าที่เคยมี เช่น ที่เคยมีคนทำงาน 2 กะ ก็เหลือกะเดียว หรือที่เคยมีหน้าที่งานเสิร์ฟก็กลายเป็นไม่มี มาตรการ Leave without Pay จึงถูกใช้ เพื่อช่วยลดต้นทุน

ทั้งนี้การประกาศใช้ ต้องวางแผนระบุกันเป็นส่วนๆ ไป เพื่อป้องกันการไปรวนงานในส่วนที่สำคัญและต้องใช้กำลังคนในช่วงวิกฤตินี้ โดยต้องมีการสื่อสารอธิบายเหตุผลกันให้เป็นที่ชัดเจน และมีสเต็ปเริ่มจากที่สมัครใจไป จนถึงการยกระดับบังคับใช้ตามความเข้มข้นของสถานการณ์

5. Lay Off ต่อเนื่องจากกรณีข้างต้น องค์กรที่ได้รับผลกระทบรุนแรงจนถึงขั้นต้องปรับตัวเชิงโครงสร้าง เช่น เปลี่ยนโมเดลธุรกิจจากที่เคยเป็นร้านอาหาร มีพนักงานบริการจำนวนมาก กลายเป็นการผลิตอาหารส่งและเดลิเวอรี่ หรือได้รับผลกระทบทางการเงินจนถึงจุดที่คิดว่า ทำธุรกิจในสเกลเดิมต่อไปไม่ไหว ต้องลดขนาดลงและมุ่งที่การมีกระแสเงินสดมาช่วยหล่อเลี้ยงให้อยู่ต่อไปได้

แบบนี้ก็จำป็นต้องตัดค่าใช้จ่ายด้วยการ Lay off...เช่นกันกับกรณี Leave without Pay ที่ต้องเริ่มจากการพิจารณาส่วนงานที่ต้องเก็บกับส่วนงานที่ต้องการลดคน แล้วเริ่มจากการให้สมัครใจลาออก กระทั่งถึงจุดของการระบุให้ออก โดยต้องเตรียมออกแบบแพ็คเกจค่าตอบแทนที่เป็นธรรมตามกฎหมาย

ไม่ว่าจะเป็นมาตรการไหน ก็ต้องปรับตัวกันไปทั้งนั้น และทุกการปรับเปลี่ยนย่อมมีทั้งที่ถูกใจและไม่ถูกใจ หากร่วมพิจารณาอย่างเป็นธรรม และพยายามสื่อสารถึงเหตุผลให้เป็นที่เข้าใจแล้ว ที่เหลือก็เดินหน้ากันต่อไปอย่างมีสติ