อัปเดต! ขั้นตอนการทำ "ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์" สำหรับกิจการขนาดเล็ก  

​เมื่อผู้ประกอบธุรกิจรายใดเข้าเกณฑ์รายได้ถึง 1.8 ล้านบาท มีหน้าที่ต้องยื่นขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และหลังจด VAT ต้องจัดทำ รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย รวมถึงทำแบบ ภ.พ.30 พร้อมเอกสารใบกำกับภาษี เพื่อนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแก่กรมสรรพากรทุกเดือน แม้ว่าเดือนนั้นๆ จะไม่มีรายได้หรือรายจ่ายเลยก็ตาม ก็ต้องนำส่งแบบ ภ.พ.30 เปล่าแก่กรมสรรพากร  

​โดยปัจจุบันการจัดทำใบกำกับภาษี และการจัดเก็บ รวมถึงส่งมอบไฟล์ข้อมูลให้กับผู้ซื้อ สำหรับกิจการขนาดเล็กมีความสะดวกสบายมากขึ้น เมื่อเข้าระบบ e-Tax Invoice by Email ซึ่งกรมสรรพากรได้กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการในการดำเนินการจัดทำ การส่ง หรือการเก็บรักษาใบกำกับภาษี ไว้หลายประเด็น ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จากบรรทัดต่อจากนี้

• กิจการใดที่ควรใช้ระบบ e-Tax Invoice by Email

เนื่องจาก e-Tax Invoice by Email เป็นระบบบริการจัดทำและนำส่งข้อมูล"ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์"และ"ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล" ซึ่งเหมาะกับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายย่อยที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และออกใบกํากับภาษีจำนวนไม่มาก ไม่มีการบริหารจัดการด้านเอกสารที่เป็นระบบขนาดใหญ่ รวมถึงอาจยังไม่พร้อมที่จะออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนดผ่านระบบกลางของ สพธอ.ได้

ในส่วนของขั้นตอนการจัดทำจะไม่ยุ่งยากและไม่ซับซ้อน ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอีเมลได้ โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) และระบบจะส่งไฟล์ข้อมูลให้กับผู้ซื้อและผู้ขายสินค้า เพื่อจัดเก็บหรือใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่อไป 

ทั้งนี้ การประทับรับรองเวลา (Time Stamp) เป็นกระบวนการที่ใช้สำหรับรับรองความมีอยู่ของข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ณ ขณะที่มีการรับรอง และสามารถใช้ในการระบุเวลาที่เอกสารถูกสร้างขึ้นหรือปรับปรุงล่าสุด  เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารได้รับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ในช่วงเวลาที่ระบุไว้ในการรับรองเวลานั้นๆ

• เงื่อนไขการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice by Email)

กรมสรรพากร ได้กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการในการดำเนินการจัดทำ การส่ง หรือการเก็บรักษาใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) เพื่อเป็นทางเลือกของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ในการจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษาใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้

1.) ผู้มีสิทธิยื่นคำขอจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 77/1(6) แห่งประมวลรัษฎากร

2.) ขั้นตอนการจัดทำใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์

2.1 ผู้ประกอบการจดทะเบียนยื่นคำขอผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร
​2.2 อธิบดีประกาศรายชื่อผู้ที่มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษี
​2.3 ผู้ประกอบการจะทะเบียนออกใบกำกับภาษีได้ เมื่อแจ้งที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร

3.) เอกสารที่ต้องจัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

​3.1 ใบกำกับภาษี (เต็มรูป) ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
​3.2 ใบเพิ่มหนี้ ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
​3.3 ใบลดหนี้ ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร

4.) การนำส่งข้อมูลให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนส่งข้อมูลใบกำกับภาษี (เต็มรูป) ทางที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้แจ้งต่อกรมสรรพากร ไปยังที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ และที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของระบบประทับรับรองเวลา (Time Stamp)

5.) การแก้ไขรายการในใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ให้ใช้วิธีลบทิ้ง หรือล้างรายการออก หากจะแก้ไขต้องบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่มเข้าไปเพื่อแสดงให้เห็นรายการก่อนปรับปรุงและหลังปรับปรุง และต้องมีรายงานการแก้ไขรายการ เพื่อให้ตรวจสอบได้

6.) กรณีข้อความในใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ถูกต้องครบถ้วน ไม่ว่าผู้ประกอบการจดทะเบียนจะเห็นเอง หรือเมื่อได้รับการร้องขอให้ยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิม ซึ่งได้จัดทำและส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการแล้ว ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนดำเนินการดังนี้

6.1 กำหนดเลขที่ใบกำกับภาษีฉบับใหม่เป็นเลขที่ใหม่ และระบุ วัน เดือน ปี ที่ได้จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่
​6.2 จัดทำข้อความที่แสดงว่า เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่... ลงวันที่... หรือข้อความอื่นใดในลักษณะเดียวกัน และหมายเหตุการยกเลิกใบกำกับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่

ทั้งนี้ ผู้ประกอบการจดทะเบียนสามารถจัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้องได้โดยไม่จำต้องเรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิม​

7.) กรณีใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์เกิดความเสียหายหรือสูญหาย กรณีนี้ผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่จำต้องออกใบแทนใบกำกับภาษี แต่สามารถส่งใบกำกับภาษีฉบับเดียวกันที่ได้รับจากการประทับรับรองเวลาให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการได้

8.) การเก็บรักษาข้อมูล

8.1 ให้ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการรักษาความถูกต้องของข้อความตั้งแต่การสร้างข้อความเสร็จสมบูรณ์และสามารถแสดงข้อความนั้นในภายหลังได้
8.2 ให้เก็บข้อมูลใบกำกับภาษี โดยสามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้ โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง
​8.3 ให้เก็บรักษาข้อมูลใบกำกับภาษีให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นอยู่ในขณะที่ได้สร้าง ส่ง หรือได้รับข้อมูลใบกำกับภาษีนั้น หรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อความที่สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏอย่างถูกต้องได้
​8.4 ให้เก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุถึงแหล่งกำเนิด ต้นทาง และปลายทางของใบกำกับภาษี ตลอดจนวันและเวลาที่ส่งหรือได้รับข้อความดังกล่าว

9.) ข้อความที่ต้องระบุไว้ในชื่อเรื่องของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์  

9.1 ในใบกำกับภาษี ให้ระบุ “[วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี] [INV] [เลขที่ใบกำกับภาษี]”
​9.2 ในใบเพิ่มหนี้ ให้ระบุ “[วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้] [DBN] [เลขที่ใบเพิ่มหนี้] [เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]”
​9.3 ในใบลดหนี้ ให้ระบุ “[วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้] [CRN] [เลขที่ใบลดหนี้] [เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]”
​9.4 การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ ให้ระบุ “[วัน เดืนอ ปี ที่ออกใบกำกับภาษีใหม่] [INV] [เลขที่ใบกำกับภาษีใหม่] [เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]”

10.) ระยะเวลาบังคับใช้ โดยมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2566 เป็นต้นไป รายละเอียดเพิ่มจาก : เว็บไซต์กรมสรรพากร

สรุป…

ดังนั้น หากกิจการขนาดเล็กใดที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว สามารถสมัครเข้าระบบ e-Tax Invoice by Email ได้โดยการเข้าไปที่เว็บไซต์เพื่อยื่นคำขอกรมสรรพากร www.rd.go.th กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและตรวจสอบข้อมูล พิมพ์เอกสาร ก.อ.01 เพื่อลงนาม สแกน ก.อ.01 และเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่ออัปโหลดเอกสาร

จากนั้นกรมสรรพากรจะตรวจสอบความถูกต้อง และจัดส่งเอกสารยืนยันทางไปรษณีย์ โดยให้กิจการยืนยันตัวตน พร้อมแจ้งอีเมลที่ประสงค์จะใช้ในการส่งใบกำกับภาษีและใบรับ ผ่านทางเว็บไซต์ หลังจากนั้นสามารถตรวจสอบรายชื่อผู้ได้รับอนุมติ ก.อ.01 ได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร

 

----------------------------------
อ่านบทความน่ารู้เกี่ยวกับภาษีเพิ่มเติม คลิกที่นี่
Source : Inflow Accounting