วิบัติในการประชุม..เคยเจอไหม | บวร ปภัสราทร

  ถ้าต่างคนต่างไม่มีความสามารถเพียงพอในการหาคำตอบเพื่อแก้ปัญหาที่กำลังประชุมกันอยู่  วิบัติย่อมเกิดขึ้นในการประชุมนั้น

บางคนพยายามขยายเรื่องที่ประชุมให้กว้างขึ้นเกินกว่าที่สมควรจะเป็น ลูกค้าบ่นเรื่องบริการล่าช้า ก็ว่าไปถึงโครงสร้างอาคาร ตำแหน่งที่ตั้ง กับอีกสารพัดเรื่องที่มีคำว่าลูกค้ามาเกี่ยวข้อง

ซึ่งประชุมกันทั้งวันทั้งคืนก็ไม่ได้คำตอบเพราะ ถามเรื่องหนึ่ง แต่ขยายประเด็นไปสิบเรื่องร้อยเรื่อง ตำราเรียกวิบัติแบบนี้ว่า Circumlocution ซึ่งเกิดขึ้นบ่อยเมื่อไม่ได้ตั้งใจมาประชุมเพื่อหาคำตอบ แต่ตั้งใจมาเพื่ออวดว่าเก่งกว่าคนอื่น

จะเลี่ยงวิบัตินี้ให้พยายามตีกรอบประเด็นปัญหาที่มาประชุมกันให้ชัด ๆ แล้วหาเครื่องมือในการช่วยกำหนดปัญหา และวิเคราะห์ปัญหาที่เป็นที่รู้จักกันทั่วไปมาช่วยในการหารือในที่ประชุม

เอา Business Model Canvas มาเป็นตัวตั้งในการหารือในภาพรวม เอาFishbone Diagram มาช่วยถกที่มาของปัญหา เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยตีกรอบไม่ให้นักอวดดีออกฤิทธิ์ได้มากนัก

การประชุมมักมีการเปรียบเทียบ ซึ่งวิบัติอีกอย่างหนึ่งคือ มีการเปรียบเทียบที่ไม่สมเหตุสมผล ไม่คำนึงถึงบริบทที่เปลี่ยนแปลงไป ถ้ากำลังเสนอรูปแบบการดำเนินการใหม่ ๆในปีปัจจุบัน ก็ตะแบงไปว่ารูปแบบนี้ไม่เคยทำมาก่อนเมื่อสิบปีก่อน

บางคนจะเปรียบเทียบงานใหญ่กับงานเล็ก จะทำระบบสารสนเทศใช้กับผู้คนเป็นแสน ก็เอาไปเทียบกับการทำโปรแกรมใช้งานที่บ้าน แล้วบอกที่ประชุมว่างานแบบนี้สามวันเจ็ดวันก็เสร็จ

การเปรียบเทียบอย่างไม่สมเหตุสมผล ตำราเรียกว่า False Equivalence ซึ่งทุเลาลงได้หากการประชุมนั้นมีการตระเตรียมข้อมูลสาระในเรื่องนั้นอย่างเพียงพอ และผู้คนที่ประชุมอยู่ด้วยกันนั้นรู้เรื่องราวของงานดีเพียงพอ

ขาจรของการประชุมมีโอกาสสร้างวิบัติแบบนี้ได้มากกว่าขาประจำที่รู้งานดี เทคนิคหนึ่งที่ช่วยลดวิบัตินี้ได้คือพยายามเปรียบเทียบเฉพาะเมื่อมีความจำเป็น และได้ประโยชน์จากการเปรียบเทียบนั้นเท่านั้น จะเปรียบเทียบอะไรเมื่อใดต้องตอบได้ว่าเทียบแล้วได้ประโยชน์อย่างใด

หากต่างคนต่างไม่อยากผูกพันตนเองกับผลของการประชุม ถ้าตกลงกันได้ก็ต้องมีคนอื่นรับภาระนี้ไป ถ้าเป็นภาระที่ฉันต้องรับก็ประชุมกันต่อไปดีกว่า ถามอย่างหนึ่ง ตอบอีกอย่างหนึ่งเพื่อทำให้เรื่องที่หารือกันอยู่นั้นคลุมเครือ และออกห่างจากตนเองไปมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

เรื่องนี้ไม่เกี่ยวกับฉัน ใครมีหน้าที่เกี่ยวข้องก็ควรทำไป อยากรู้ว่าคืบหน้าหรือไม่ให้ไปถามคนนั้น ตำราเรียกวิบัตินี้ว่า Equivocation ซึ่งแก้ไขยากมาก

เพราะวิบัตินี้มาจากคนอยากได้ผลงาน ได้หน้า แต่ต้องการให้คนอื่นทำ เว้นแต่ว่ามีใครในที่ประชุมพร้อมจะปิดทองหลังพระ ทำงานโดยไม่มีผลตอบแทน การประชุมที่มีวิบัตินี้จะยุติได้ทันตาเห็น

การประชุมโดยปราศจากการเตรียมตัวที่ดี ซึ่งอาจจะมาจากการที่มีเวลาเตรียมตัวไม่พอ หรือมีฝีมือไม่พอสำหรับช่วยแก้ปัญหานั้น จะทำให้มีการเสนอคำตอบที่ไม่อาจแก้ปัญหาที่ประชุมกันอยู่เพื่อแสดงว่าตนรู้ดีในเรื่องนั้น 

โดยต่างคนต่างเอาความคุ้นเคยที่ตนเองมีอยู่แต่เดิมมาเล่าสู่กันฟังในที่ประชุม และพยายามให้ที่ประชุมยอมรับวิธีการของตน เคยเก็บมะยม ก็พยายามบอกว่ามะม่วงเก็บได้เหมือนมะยม อีกคนเคยเก็บมะนาว ก็บอกให้เก็บมะม่วงแบบเดียวกับเก็บมะนาว

การใช้เรื่องที่ตนเองคุ้นเคยมาเสนอแก้ปัญหาจะเป็นเรื่องที่ดี หากทำการบ้านมาเพียงพอว่าส่วนไหนจะนำมาใช้ได้ ส่วนไหนจะต้องดัดแปลงอย่างไร แต่ถ้าเอาใช้เลยโดยไม่ได้ทำการบ้านมาดีเพียงพอ จะไม่มีประโยชน์ใดๆกับการแก้ปัญหาเลย

การหยิบเรื่องง่ายใกล้ตัวมานำเสนอเพื่ออวดว่าตนมีคำตอบ โดยไม่ได้ไตร่ตรองว่ามีบริบทที่แตกต่างกัน  ฝรั่งเปรียบเทียบกับการเก็บลูกเชอร์รี คือหยิบของง่ายๆไว้ก่อน

ถ้ายิ่งประชุม ยิ่งไม่มีคำตอบ ให้ลองหลีกเลี่ยงเหตุแห่งวิบัติของการประชุมเหล่านี้ลงไปบ้าง คำตอบจะตามมาเอง

คอลัมน์ ก้าวไกลวิสัยทัศน์

รศ.บวร ปภัสราทร 

นักวิจัย Digital Transformation

 มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี

email. [email protected]