ต้นทุน กับ ความสูญเปล่า | วิฑูรย์  สิมะโชคดี

ว่าไปแล้ว สาเหตุหลักที่ทำให้ต้นทุนการผลิตในโรงงาน (หรือต้นทุนการบริการ) สูงขึ้น ก็คือ “ความสูญเปล่า” (Waste)
เรื่องของ “ความสูญเปล่า” นี้ ผู้บริหารรุ่นบุกเบิกของ “โตโยต้า” คือ “Taiichi Ohno” ได้ระบุถึง “ความสูญเปล่า” ที่สำคัญๆ มี 7 ประการ ได้แก่

ความสูญเปล่าจาก (1) การผลิตมากเกินไป  (2) การเก็บสินค้ามากเกินไป  (3) การขนย้ายที่ไม่จำเป็น  (4) การเสียเวลารอคอย  (5) กระบวนการผลิต  (6) ความเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นของพนักงาน  และ (7) งานที่บกพร่องหรือไม่มีคุณภาพ

ความสูญเปล่าเหล่านี้อยู่รอบตัวเราจริงๆ  ดังนั้น ในการค้นหาสาเหตุที่ทำให้เกิดความสูญเปล่า  เพื่อทำการกำจัดให้หมดไปนั้น  เราสามารถใช้เทคนิคพื้นฐานที่ทำได้ง่าย  แต่มีประสิทธิภาพสูง เช่น หลักการของ ECRS, 5W1H, 5Why เป็นต้น เพื่อเข้ามาช่วยในการวิเคราะห์ และแก้ปัญหา ซึ่งนำไปสู่การลดต้นทุนอย่างเห็นได้ชัด

การใช้หลักการของ ECRS (Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify) เพื่อการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานและเพิ่มผลิตภาพนั้น เราจะต้องทำการกำจัด (Eliminate) การทำงานที่ไม่จำเป็น งานซ้ำซ้อน หรืองานยาก  ด้วยการตัดทิ้ง ยกเลิกหรือไม่ทำขั้นตอนงานที่ไม่จำเป็น

 เราต้องพยายามรวมงาน (Combine) ที่สามารถทำพร้อมกันได้ในครั้งเดียวเข้าด้วยกัน เราสามารถสลับหรือจัดลำดับงานใหม่ (Rearrange) ให้มีความเหมาะสมมากขึ้น และเราต้องหาเทคนิควิธีการทำงานที่ง่ายหรือสะดวกกว่าเดิม (Simplify) โดยอาจใช้อุปกรณ์ต่างๆ เข้ามาช่วยเสริมในการทำงาน

การใช้เทคนิคของการตั้งคำถาม 5W1H ( What, When, Where, Why, Who, How ) รวมถึงคำถามอื่นๆ ด้วย เช่น มากเท่าไร (How much) นานเท่าไร (How long) ไกลเท่าไร (How far) เป็นต้น เพื่อเป็นแนวทางในการวิเคราะห์ หาสาเหตุ และวิธีการปรับปรุงงานให้ดีขึ้น

เช่น การตั้งคำถามว่า (1) What อะไรคือปัญหาของลูกค้า ลูกค้าต้องการอะไร  (2) When ปัญหานั้นเกิดขึ้นเมื่อไร ต้องส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าเมื่อไร  (3) Where ควรทำงานนั้นที่ไหน ปัญหาเกิดที่แผนกไหน  (4) Why ทำไม่ต้องทำงานนั้น ทำไมลูกค้าจึงไม่พึงพอใจ  (5) Who ใครควรทำงานนั้น ควรส่งมอบงานให้กับใคร  

(6) How วิธีการทำงานปัจุบันเป็นอย่างไร จะปรับปรุงงานนั้นได้อย่างไร  (7) How much มีงานเสียปริมาณเท่าไร ต้องใช้งบประมาณเท่าไรในการปรับปรุงงาน  (8) How long ปัญหานี้เกิดมานานเท่าไร ต้องใช้เวลานานเท่าไรในการแก้ปัญหา  และ (9) How far พนักงานต้องเดินเป็นระยะทางไกลเท่าไร แต่ละสถานีงานอยู่ห่างกันเท่าไร เป็นต้น

การใช้เทคนิคของการตั้งคำถาม 5Why (ถาม “ทำไม” 5 ครั้ง) เป็นการค้นหาสาเหตุของปัญหาโดยตั้งคำถามว่า “ทำไม” จึงเกิดปัญหานั้นๆ และตอบคำถามไปเรื่อยๆ จนกว่าจะพบสาเหตุในระดับรากเหง้าของปัญหา (ถามจนสุดแล้ว)  

ในทางปฏิบัติอาจตั้งคำถาม “ทำไม” จำนวนมากหรือน้อยกว่า 5 ครั้งก็ได้ตามสภาพความเป็นจริงของปัญหา  ขึ้นอยู่กับว่ามีสาเหตุที่ซับซ้อนมากน้อยเพียงใด  

อาทิ เริ่มด้วยคำถามว่า ทำไมฝ่ายจัดส่งส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าล่าช้า (ตอบว่า เพราะฝ่ายผลิตสินค้าล่าช้า)  ต้องถามต่อว่า ทำไมฝ่ายผลิตสินค้าล่าช้า (ตอบว่า เพราะฝ่ายผลิตได้รับวัตถุดิบล่าช้า)  

ต้องถามอีกว่า ทำไมฝ่ายผลิตได้รับวัตถุดิบล่าช้า (ตอบว่า เพราะฝ่ายวางแผนการผลิตและแผนสั่งซื้อวัตถุดิบล่าช้า)  ต้องถามต่ออีกว่า ทำไมฝ่ายวางแผนการผลิตและแผนสั่งซื้อวัตถุดิบล่าช้า (ตอบว่า เพราะฝ่ายขายส่งคำสั่งซื้อสินค้าล่าช้า) เป็นต้น

ดังนั้น  การแก้ปัญหาการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าล่าช้าจนฝ่ายขายถูกตำหนิจากลูกค้า  จึงต้องปรับปรุงเป็นทอดๆ ไป  ซึ่งอยู่ที่การประสานงานระหว่างหน่วยงานต่างๆ ในลักษณะของ “การบริหารข้ามสายงาน” ด้วย (Cross Functional Management)

ในทางปฏิบัติแล้ว  ปัญหาส่วนใหญ่มักเกิดจากหลายสาเหตุหลายปัจจัย  ดังนั้นเราอาจจะต้องใช้หลายเทคนิคหลายวิธีการควบคู่กันไป เช่น การตั้งคำถาม “ทำไม” (5Why) จึงควรใช้ควบคู่กับ “ผังแสดงเหตุและผล” (Cause and Effect Diagram)  (ผังก้างปลา Fishbone Diagram หรือ Ishikawa Diagram)  

และควรต้องทำการลงพื้นที่ไปยังต้นกำเนิดของปัญหา (Genchi Genbutsu หรือ Go and See) รวมถึงใช้ “การระดมสมอง” (Brainstorming) โดยให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดช่วยกันแสดงความคิดเห็นและให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องมากที่สุด  เพื่อจะได้แก้ไขปรับปรุงงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไป

การกำจัดความสูญเปล่าให้เหลือน้อยที่สุด (หรือให้หมดไป)  จึงเป็นหลักการสำคัญประการแรกๆ ของ “ระบบการผลิตแบบโตโยต้า” (TPS: Toyota Production System) ยังคงเป็นแนวความคิดของ “การบริหารจัดการการผลิต” ซึ่งยังคงมีประสิทธิภาพสูงในปัจจุบัน

เช่นเดียวกับแนวความคิดทางการบริหารจัดการของ “การผลิตแบบลีน” (Lean Manufacturing) ที่เน้นการรีดไขมันส่วนเกิน (ความสูญเปล่า) ออกจากกระบวนการผลิต เพื่อการลดต้นทุนอย่างได้ผล

คือ อะไรที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการแปลงวัตถุดิบไปเป็น “คุณค่า” (Value) ให้กับลูกค้าแล้ว จะถือเป็น “ความสูญเปล่า” (Waste) ทั้งสิ้น  (พูดง่ายๆว่า อะไรที่ไม่สร้างคุณค่าก็ไม่ควรทำ)   ซึ่งจะทำให้เราสามารถลดต้นทุนการผลิตลงได้อย่างไม่น่าเชื่อ  ครับผม !