พักก่อน! ประชุมเยอะติดๆ กัน เสี่ยงสมองเหนื่อยล้า เครียดสูง โฟกัสงานไม่ได้

หลายคนลงความเห็นว่า หนึ่งในความทรมานของการเป็น “มนุษย์ออฟฟิศ” ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ก็คือ การประชุมที่มากเกินจำเป็น ซึ่งบางครั้งอาจกินเวลาทำงานระหว่างวันไปจนหมด ทำให้ในวันนั้นๆ ไม่ได้งานเป็นชิ้นเป็นอัน นอกจากจะทำให้เกิดงานค้างสะสมแล้ว การอัดประชุมติดๆ กันหลายรอบ (โดยเฉพาะการประชุมออนไลน์) ภายในวันเดียว ส่งผลเสียต่อระบบประสาทและสมองมากกว่าที่คิด

ยืนยันด้วยงานวิจัยจาก Human Factors Lab ของ Microsoft ที่ได้ศึกษาวิจัยเกี่ยวกับผลกระทบของสมองในขณะที่คนเราประชุมติดๆ กันหลายรอบโดยไม่พัก ซึ่งทำการทดสอบกับอาสาสมัคร 14 คน โดยแบ่งการศึกษาเป็น 2 วัน

ในวันแรกให้กลุ่มผู้ร่วมทดลองเข้าประชุมผ่านทางวิดีโอ 4 ครั้งๆ ละ 30 นาที โดยไม่พัก จากนั้นในวันที่สองก็ให้เข้าประชุมผ่านทางวิดีโอ ในจำนวนครั้งและระยะเวลาเท่าเดิม แต่ให้เพิ่มการพักระหว่างประชุมครั้งละ 10 นาที และทำกิจกรรมผ่อนคลายสมองด้วยแอปฯ Headspace แล้วจึงค่อยเริ่มประชุมครั้งถัดๆ ไป ทั้งนี้ กลุ่มผู้ร่วมทดสอบจะสวมเครื่องตรวจวัดคลื่นไฟฟ้าสมอง (EEG) ระหว่างทำการทดสอบด้วย

โดยผลการวิจัยเชิงเปรียบเทียบครั้งนี้ แสดงให้เห็นสิ่งที่น่าสนใจที่เกิดขึ้นกับสมองของคนเราขณะประชุมติดๆ กันหลายรอบต่อวัน โดยเห็นผลแตกต่างกันของการประชุมทั้งสองวันอย่างชัดเจน 3 ประการ ได้แก่ 

1. การพักระหว่างประชุมช่วยให้สมองรีเซ็ต และลด “ความเครียดสะสม” ได้

ในการทดลองวันแรกที่ให้ประชุม 4 ครั้งติดต่อกันเป็นเวลา 2 ชั่วโมงนั้น ผลการตรวจวัดคลื่นไฟฟ้าสมองพบว่า กิจกรรมเฉลี่ยของคลื่นเบต้าซึ่งเกี่ยวข้องกับความเครียดในสมองจะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป หรือพูดงว่ายๆ ก็คือมันทำให้เกิด “ความเครียดสะสม”

แต่เมื่อผู้เข้าร่วมได้รับโอกาสในการพักผ่อน 10 นาที ก่อนจะเข้าประชุมครั้งถัดไป ก็พบว่ากิจกรรมคลื่นเบต้าในสมองก็ลดลง แปลว่าความเครียดสะสมในสมองลดลงตามไปด้วย ทำให้สมอง “รีเซ็ต” ได้ หมายความว่าผู้เข้าร่วมเริ่มการประชุมครั้งต่อไปในสภาวะที่ผ่อนคลายมากขึ้น จึงสรุปได้ว่า “สมองของคุณจะทำงานแตกต่างออกไปเมื่อคุณหยุดพักระหว่างการประชุม”

2. การประชุมติดๆ กันแบบไม่พัก ทำให้สมองโฟกัสไม่ได้ ไม่มีสมาธิ 

ในการตรวจวัดคลื่นไฟฟ้าสมองนั้น ยังทำให้พบว่าในขณะที่ประชุมติดๆ กันแบบไม่พักนั้น ทำให้คลื่นสมองส่วนหน้าหยุดนิ่ง ซึ่งแปลว่าสมองเหนื่อยล้าจนไม่โฟกัสเนื้อหาใดๆ แต่เมื่อผู้ร่วมทดลองได้พักผ่อนคั่นระหว่างประชุม ก็พบว่าในช่วงการประชุมคลื่นสมองส่วนหน้าพุ่งขึ้นสูง แปลว่ามีการโฟกัสเนื้อหาได้และมีส่วนร่วมในการประชุมได้ดี จึงทำงานได้มีประสิทธิภาพดีขึ้น สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าเมื่อสมองประสบกับความเครียด การมีสมาธิและการมีส่วนร่วมจะทำได้ยากขึ้น

3. เมื่อจบการประชุมหนึ่งแล้วเข้าประชุมถัดไปทันที โดยไม่พัก อาจเป็นสาเหตุของความเครียดสูง

นักวิจัยสังเกตเห็นว่าผู้เข้าร่วมทดลองที่ประชุมติดๆ กันแบบไม่พัก มีระดับความเครียดพุ่งสูงขึ้นขณะที่จะเปลี่ยนเข้าสู่การประชุมครั้งถัดไป นั่นอาจเป็นเพราะว่า เมื่อคุณกำลังจะสิ้นสุดการประชุมครั้งที่ 1 โดยรู้ว่าคุณมีการประชุมครั้งที่ 2 3 4 กำลังจะมาถึง ทำให้คุณจะต้องเปลี่ยนโฟกัสใหม่และใช้สมองคิดอย่างหนักเกี่ยวกับสิ่งอื่นจนทำให้ยิ่งรู้สึกเครียดและกังวล

สะท้อนจากผลตรวจที่พบว่ากิจกรรมคลื่นเบต้าในสมองจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในตอนเริ่มต้นและสิ้นสุดการประชุม โดยไม่มีการหยุดพัก ซึ่งบ่งชี้ถึงความเครียดที่เพิ่มขึ้น ดังนั้น การหยุดพักสักครู่ระหว่างประชุมจึงช่วยป้องกันความเครียดที่พุ่งสูงขึ้น และทำให้สมองทำงานได้อย่างราบรื่น โฟกัสได้ดี มีประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น

นักวิจัยสรุปได้ว่า ความเครียดที่เกิดจากการประชุมนานๆ ถี่ๆ แบบไม่พักนั้น ไม่ใช่สิ่งที่เป็นนามธรรม แต่ตรงกันข้าม มันมีการแสดงผลทางวิทยาศาสตร์ของความเครียดและความเหนื่อยล้าที่ผู้คนได้รับจากพฤติกรรมเหล่านี้อย่างชัดเจนและตรวจวัดได้จริง

ทั้งนี้ ไม่ได้หมายความว่าต้องยกเลิกการประชุม เพราะอย่างไรก็ตามการประชุมทีมก็มีความจำเป็นและเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานทุกสายงาน แต่ควรจะมีการปรับเวลาให้เหมาะสมขึ้น โดยทีมนักวิจัยมีข้อแนะนำและแนวทางปฏิบัติ สำหรับ “ชาวออฟฟิศ” ในการผ่อนเวลาในการประชุม นั่นคือ ตั้งกรอบเวลาการประชุมใหม่ ลดเวลาการประชุมแต่ลงครั้งละ 5-10 นาที เพื่อให้มีช่วงเวลาพักสมองก่อนที่จะเริ่มประชุมวงถัดไป

ยกตัวอย่างเช่น อาจปรับเวลาการประชุมจาก 30 นาทีลดลงเหลือ 25 นาที หรือ หากเดิมเคยใช้เวลาประชุม 1 ชั่วโมงให้ตัดทอนเวลาสั้นลงเหลือ 55 นาที นั่นหมายถึงการประชุมครึ่งชั่วโมงที่เริ่มเวลา 11.00 น. จะกลายเป็นการประชุม 25 นาทีที่เริ่มเวลา 11.05 น. เป็นต้น

ไม่ใช่แค่การวิจัยทางสมองเท่านั้นที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงนี้ แต่ที่ผ่านมาก็มีงานวิจัยอีกหลายชิ้นที่ค้นพบว่าผู้คนยุคหลังโควิด กำลังเผชิญปัญหาในโลกการทำงานที่เรียกว่า “Digital Overload” ที่เกิดขึ้นกับการทำงานในรูปแบบ Work from home หรือการทำงานแบบไฮบริด ซึ่งวัยทำงานบางกลุ่มระบุว่าพวกเขารู้สึกว่าทำงานหนักเกินไป และอีกหลายคนบอกว่าตนเองหมดแรงโดยสิ้นเชิง

ดังนั้น การพักผ่อนระหว่างวันทำงาน หรือพักสมองสักครู่ก่อนที่จะประชุมในรอบถัดไป จึงมีความสำคัญต่อสุขภาพวัยทำงานและชาวออฟฟิศทุกคน เพื่อทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ขจัดความเครียดสะสม ลดผลกระทบจากความสนใจตกค้างจากการประชุมก่อนหน้านี้ และช่วยให้มีพลังในการทำงานมากขึ้นด้วย

---------------------------------------

อ้างอิง : Microsoft, Sahil Bloom